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INSTRUCTIVO DEL SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E

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INSTRUCTIVO DEL SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E
INSTRUCTIVO DEL SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN
E INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO–
“eKOGUI”
PERFIL DE ADMINISTRADOR DEL SISTEMA
EN LAS ENTIDADES DEL ORDEN NACIONAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO
MARZO 18 DE 2015
Código: DE-F-14 V-1
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INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO “eKOGUI”
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ......................................................................................................................................... 3
2. OBLIGATORIEDAD Y SANCIONES DISCIPLINARIAS ........................................................... 3
3. ASPECTOS GENERALES DEL SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E INFORMACIÓN
LITIGIOSA DEL ESTADO “EKOGUI” .......................................................................................... 3
3.1. MARCO LEGAL.................................................................................................................................. 3
3.2. DEFINICIÓN, OBJETIVO Y AMBITO DE APLICACIÓN ....................................................... 4
3.3. USUARIOS DEL SISTEMA ............................................................................................................. 4
3.4. FUNCIONES COMUNES PARA LOS USUARIOS DEL SISTEMA...................................... 5
3.5. FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE ENTIDAD........................................................... 5
4. SOPORTE FUNCIONAL Y TÉCNICO ........................................................................................... 6
5. ACCESO AL SISTEMA ..................................................................................................................... 6
6. EL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA Y SUS FUNCIONES FRENTE AL MISMO ........... 10
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OBJETIVO
Definir y precisar el alcance de las funciones que deben desempeñar los ADMINISTRADORES
DEL SISTEMA de las entidades y organismos estatales del orden nacional cualquiera que sea
su naturaleza y régimen jurídico y de las entidades privadas del mismo orden que administren
recursos públicos, en el SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL
ESTADO – eKOGUI.
OBLIGATORIEDAD Y SANCIONES DISCIPLINARIAS
El numeral 2 del Artículo 6 del Decreto Ley 4085 de 2011 establece que serán vinculantes para
las entidades del orden nacional todos los instructivos que emita la Agencia Nacional de
Defensa Jurídica del Estado relativos al Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del
Estado.
Así mismo, el Artículo 5 del Decreto 2052 de 2014 señala que los protocolos, lineamientos e
instructivos para la implementación y uso adecuado del Sistema Único Gestión e Información
Litigiosa del Estado - eKOGUI, serán fijados por la Dirección de Gestión Información de la
Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y tendrán carácter vinculante para las
entidades y organismos destinarios de dicho Decreto.
El incumplimiento de las normas previstas en el Decreto Ley 4085 de 2011 y el Decreto 2052
de 2014, así como de los protocolos, lineamientos e instructivos para la implementación y uso
adecuado del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado – eKOGUI, acarreará
a los usuarios del Sistema las sanciones previstas en el Código Disciplinario Único.
ASPECTOS GENERALES DEL SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E INFORMACIÓN
LITIGIOSA DEL ESTADO “EKOGUI”
3.1. MARCO LEGAL


Decreto Ley 4085 de 2011 “Por el cual se establecen los objetivos y la estructura de la
Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado”.
Decreto 2052 de 2014 “Por el cual se reglamenta implementación del Sistema Único de
Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado – eKOGUI”, y se deroga el
Decreto 1795 de 2007.
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3.2. DEFINICIÓN, OBJETIVO Y AMBITO DE APLICACIÓN
El SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO - eKOGUI es el
único sistema de gestión de información litigiosa del Estado, creado para el seguimiento de la
actividad judicial y extrajudicial del Estado, ante las autoridades nacionales e internacionales.
Tiene como objetivos, servir de herramienta para la adecuada gestión del riesgo fiscal asociado
a la actividad judicial y extrajudicial de la Nación, así como monitorear y gestionar los procesos
que se deriven de aquella actividad. De igual forma, busca brindar instrumentos para la
generación de conocimiento, la formulación y focalización de políticas de prevención del daño
antijurídico y la generación de estrategias para la adecuada gestión del ciclo de defensa jurídica.
Como fuente oficial de la información sobre la actividad litigiosa del Estado deberá ser utilizado
y alimentado por las entidades y organismos públicos del orden nacional, cualquiera sea su
naturaleza y régimen jurídico, y por aquellas entidades privadas del mismo orden que
administren recursos públicos.
Cualquier información que las entidades públicas de orden nacional reporten sobre su actividad
litigiosa a los organismos de control, o a los ciudadanos en general, deberá ser coincidente con
la información por ellas registrada en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del
Estado - eKOGUI.
La información de los procesos y reclamaciones de las entidades públicas del orden nacional
que entren o se encuentren en proceso de liquidación de que tratan los artículos 25 y 35 -inciso
final- del Decreto Ley 254 de 2000, modificados por los artículos 13 y 19 de la Ley 1105 de 2006
respectivamente, deberá ser reportada en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa
del Estado - eKOGUI. Igualmente reportarán la información las entidades que entren en proceso
de supresión.
Las sociedades fiduciarias que administren recursos para la atención de procesos judiciales de
las entidades del orden nacional que se encuentren en proceso de liquidación, deberán reportar
la información de los mismos en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado
- eKOGUI.
3.3. USUARIOS DEL SISTEMA
Los usuarios del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado – eKOGUI en cada
una de las Entidades serán aquellos funcionarios que ocupen los siguientes cargos o
designaciones:
1. Jefe de Oficina Asesora Jurídica o quien haga sus veces.
2. Administrador del Sistema en la entidad.
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Apoderado de la entidad.
Secretario técnico de Comité de Conciliación.
Jefe de Oficina Financiera o quien haga sus veces.
Jefe de Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.
3.4. FUNCIONES COMUNES PARA LOS USUARIOS DEL SISTEMA
Son funciones comunes para los usuarios del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa
del Estado - eKOGUI, las siguientes:

Asistir a las jornadas de capacitación sobre el uso y alcance del Sistema Único de Gestión
e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI, que convoque la Agencia Nacional de Defensa
Jurídica del Estado o el administrador de entidad.

Salvaguardar, en el marco de sus competencias funcionales, la confidencialidad de la
información contenida en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado eKOGUI y adoptar las medidas efectivas para la protección de datos personales de
acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

Dentro del marco de sus competencias funcionales, responder por la veracidad y
oportunidad de la información que reporten en el Sistema Único de Gestión e Información
Litigiosa del Estado - eKOGUI.
3.5. FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE ENTIDAD
El Decreto 2052 de 2014 establece como funciones del ADMINISTRADOR DE ENTIDAD las
siguientes:

Servir de canal de comunicación entre la Agencia y los usuarios del Sistema Único de
Gestión e Información Litigiosa del Estado – eKOGUI en la entidad.

Gestionar con los usuarios del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado
– eKOGUI en la entidad, las solicitudes de verificación, corrección e incorporación de
información que realice la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, en los plazos
que ésta establezca.

Remitir a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado una vez notificada la entidad,
las piezas procesales que configuren el litigio de los procesos judiciales y trámites
arbitrales donde la suma de las pretensiones supere treinta y tres mil salarios
mínimos mensuales legales vigentes (33.000 SMMLV).
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
Capacitar a los apoderados de la entidad en el uso funcional y manejo adecuado del
Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado – eKOGUI, de conformidad con
los instructivos que para el efecto expida la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

Crear, asignar claves de acceso e inactivar dentro del Sistema Único de Gestión e
Información Litigiosa del Estado – eKOGUI, a los usuarios de la entidad.

Asignar y reasignar, cuando a ello hubiere lugar, los casos, procesos y trámites
arbitrales dentro del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado –
eKOGUI, de conformidad con las instrucciones impartidas por el Jefe de la Entidad o el Jefe
de la Oficina Jurídica.

Informar a la Agencia dentro de los cinco (5) días siguientes cualquier ausencia absoluta
o temporal de los usuarios del Sistema.
SOPORTE FUNCIONAL Y TÉCNICO
La Dirección de Gestión de Información de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado,
cuenta con un grupo de profesionales para la atención de los usuarios del Sistema Único de
Gestión e Información Litigiosa del Estado – eKOGUI.
La atención al usuario se realiza a través de los siguientes dos canales, mediante los cuales los
usuarios del sistema podrán dirigir todas sus inquietudes y dudas respecto al manejo adecuado
del Sistema o informar los inconvenientes o dificultades que se presenten con el mismo:
• Correo electrónico:
[email protected]
Atención vía Web
• PBX: (57+1) 2558955
• Opción #2: “Sistema Único de Gestión e
Información Litigiosa del Estado”
• Horario de atención:
• Lun-Vie 8am-5pm Jornada continua
Centro de atención
telefónica
ACCESO AL SISTEMA
A continuación se relacionan los pasos para que un administrador ingrese por primera vez al
Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado – eKOGUI, así como algunas
recomendaciones técnicas:
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Paso 1. Para tener acceso al Sistema, debe comunicarse con la Agencia Nacional de
Defensa Jurídica del Estado y solicitar la activación del usuario al correo
electrónico [email protected] Para ello, deberá
relacionar nombre completo, número de cédula, correo electrónico institucional,
teléfono y extensión, así como adjuntar copia del acto con el que haya sido
designado por el representante legal de la entidad como ADMINISTRADOR
DEL SISTEMA en la Entidad.
Recuerde, que por razones de seguridad, el usuario y la contraseña no deben ser
compartidos con ninguna otra persona, toda vez que la responsabilidad sobre el
ingreso, acceso y uso de la información contenida en el Sistema recae
directamente sobre el usuario que tiene a cargo la gestión de la información, so
pena de las investigaciones disciplinarias a que haya lugar.
Paso 2. Con la entrega del usuario y la contraseña de acceso, el grupo de soporte de la
Agencia le programará una sesión de capacitación sobre el uso y alcance del
Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado – eKOGUI.
También contará con diferentes herramientas virtuales para reforzar la
capacitación sobre el uso y alcance del sistema, tales como:
a) Curso virtual: al cual podrá acceder ingresando por el portal web
www.ekogui.gov.co -> CAPACITACION Y SOPORTE
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b) Tutoriales: a los cuales podrá acceder directamente en el aplicativo y se
relacionan con cada una de las funcionalidades correspondientes al rol de
ADMINISTRADOR DEL SISTEMA.
Es necesario para la visualización de los tutoriales tener acceso a YOUTUBE. Por
favor apóyese con el área de tecnología de su entidad si tiene alguna dificultad
con su visualización, y en caso de persistir el inconveniente por favor
comuníquese con el soporte técnico de la Agencia.
Paso 3. Ingrese al portal web www.ekogui.gov.co
a) IMPORTANTE: El Sistema tendrá un mejor desempeño si ingresa a través del
navegador GOOGLE CHROME (versión 11 o superior). En otros navegadores
como INTERNET EXPLORER o MOZILLA FIREFOX, no todas las
funcionalidades del Sistema operan de forma adecuada y podrá perder
información o no visualizarla adecuadamente. No obstante, de contar
únicamente con estos navegadores se recomiendan las versiones 7, 8 y 9 de
Internet Explorer, o 6.0, 7.0 y 8.0 de Mozilla Firefox.
Para una mejor visualización del Sistema, el monitor del equipo debe tener
una configuración mínima de 1024 x 768. Para un óptimo desempeño, se
recomienda de 1366 x 768.
Esta información debe ser comunicada a las oficinas de tecnología de la
entidad, toda vez que conforme a lo preceptuado por el artículo 15 del Decreto
2052 de 2014, los Representantes Legales deben garantizar los medios
tecnológicos y de comunicaciones necesarios para acceder al Sistema Único
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de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI.
b) En el portal podrá encontrar información útil respecto al funcionamiento del
Sistema, descripción de los módulos, roles de los usuarios, instructivos,
documentos de interés sobre conceptos relevantes de la información
contenida en el sistema, normatividad y política pública relacionada con el
ciclo de defensa jurídica del Estado. Así mismo encontrará noticias y alertas.
Paso 4. Ingrese al Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado – eKOGUI.
a) En la parte superior de la página principal del portal encontrará el botón de
ingreso.
b) Ingrese su usuario y contraseña.
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c) Al iniciar sesión por primera vez, el Sistema le solicitará cambiar la clave de
acceso para que ésta sea única y personal. De igual forma, le permitirá
restablecer la clave cuando sea necesario. Para ello debe ingresar su usuario
y correo electrónico a través de la opción “¿Olvidó su contraseña?”.
Recuerde que por razones de seguridad la contraseña no debe ser
compartida con ninguna otra persona, toda vez que la responsabilidad
sobre el ingreso, acceso y uso de la información contenida en el Sistema, recae
directamente sobre el usuario que tiene a cargo la gestión de la información
atendiendo sus competencias funcionales, so pena de las investigaciones
disciplinarias a que haya lugar.
d) Una vez capacitado, el Administrador del Sistema en la entidad debe replicar
dicha capacitación y competencias a los usuarios-apoderados de su
entidad.
e) Al retirarse o desvincularse de la entidad o ser designada otra persona en el
rol de Administrador del Sistema, el usuario que se retira o desvincula debe
comunicarse con la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y solicitar
la inactivación del usuario ([email protected])
informando la fecha desde la cual se retira o desvincula y los datos del
funcionario que lo reemplazará.
EL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA Y SUS FUNCIONES FRENTE AL MISMO
El ADMINISTRADOR DEL SISTEMA frente al Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa
del Estado – eKOGUI, tiene las siguientes funciones:
6.1. Servir de canal de comunicación entre la Agencia y los usuarios del Sistema Único de
Gestión e Información Litigiosa del Estado – eKOGUI en la entidad.
El Administrador del Sistema en la entidad es el canal de comunicación entre la Agencia y los
usuarios del Sistema. Todos los requerimientos, dudas e inquietudes que se presenten sobre el
Sistema a nivel funcional y técnico deberán ser gestionados por el Administrador del Sistema
ante la Agencia.
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a) Los requerimientos, dudas e inquietudes relacionados con el registro y
actualización de los formularios de radicación, la actualización dentro de los
procesos y casos, así como la calificación del riesgo y la provisión contable de
los mismos, deberán ser atendidos en primer lugar por el Administrador del
Sistema en la Entidad. En caso de que la inquietud no pueda ser resuelta por
el Administrador, deberá ser escalada a la Agencia Nacional de Defensa
Jurídica del Estado ([email protected]).
b) Aquellos requerimientos, dudas e inquietudes relacionados con problemas a
nivel técnico, así como aquellos relacionados con la modificación de
información como el Código Único del Proceso y la eliminación de
procesos y casos por duplicidad, deben ser trasladados por el
Administrador del Sistema en la entidad a la Agencia Nacional de Defensa
Jurídica del Estado ([email protected]).
6.2. Gestionar con los usuarios del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del
Estado – eKOGUI en la entidad, las solicitudes de verificación, corrección e
incorporación de información que realice la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del
Estado, en los plazos que ésta establezca.
a) Cuando se detecten vacíos, demoras o inconsistencias en la información
registrada en el Sistema o se requiera información adicional, la Agencia
Nacional de Defensa Jurídica del Estado remitirá la solicitud al
Administrador del Sistema en la entidad quien se encargará de gestionarla
al interior de la misma para dar respuesta a más tardar a los 15 días
siguientes al recibo de la solicitud.
b) En el caso de requerirse información adicional o modificación en el Sistema,
el Administrador del Sistema deberá verificar el cumplimiento de la
solicitud.
IMPORTANTE: El registro inoportuno, incompleto o inconsistente de la información
generará errores en la estimación del pasivo contingente de la Nación que realiza el
Ministerio de Hacienda y Crédito Público para presentar al Congreso de la República en
el Marco Fiscal de Mediano Plazo, así como inconsistencias en los diferentes reportes
que se presentan ante el Consejo de Ministros, la Contraloría General de la República y
la Contaduría General de la Nación, entre otros.
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6.3. Remitir a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, una vez notificada la
entidad, las piezas procesales que configuren el litigio de los procesos judiciales y
trámites arbitrales donde la suma de las pretensiones supere treinta y tres mil
salarios mínimos mensuales legales vigentes (33.000 SMMLV).
a) El Administrador del Sistema en la entidad deberá remitir en una carpeta
digital los archivos en formato PDF siguiendo la siguiente estructura para
la nominación de los archivos: Número del ID que genera el sistema, seguido
de un guion (–) y un número asignado a cada tipo de documento (ver
ejemplo).
Ejemplo de cómo remitir las piezas procesales digitales a la Agencia:

Código
(ID-Número asignado a cada
tipo de documento)
Nombre del documento
ID-01
ID-02
ID-03
ID-04
ID-05
ID-06
ID-07
ID-08
Auto admisorio de la demanda
Demanda
Contestación de la demanda
Pruebas
Fallo primera instancia
Fallo segunda instancia
Recurso extraordinario
Otros
Para denominar el Auto admisorio de la demanda del proceso que tiene por
ID el número 156860, se deberá seguir la estructura antes planteada, de la
siguiente forma:
Código
(ID-Número asignado a cada tipo de documento)
156860-01

Y así mismo para cada uno de los documentos a remitir:
Código
(ID-Número asignado a cada tipo de documento)
156860-02
156860-03
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Código
(ID-Número asignado a cada tipo de documento)
156860-04
156860-05
156860-06

En caso de existir más de un documento de la misma categoría, se debe
adicionar otro guion (-) seguido del número consecutivo 1, 2, 3,… y así
sucesivamente tal como aparece en el siguiente ejemplo: Si son 6 pruebas
distintas del proceso que tiene por ID el número: 156860, la codificación de
los archivos quedaría así:
Código
(ID-Número asignado a cada tipo de documento- número
consecutivo)
156860-04-1
156860-04-2
156860-04-3
156860-04-4
156860-04-5
156860-04-6
b) El Administrador del Sistema en la entidad deberá verificar que las piezas
procesales estén cargadas en el Sistema dentro de la actuación que
corresponda.
6.4. Capacitar a los apoderados de la entidad en el uso funcional y manejo adecuado de
Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado – eKOGUI, de conformidad
con los instructivos que para el efecto expida la Agencia Nacional de Defensa Jurídica
del Estado.
a) La Dirección de Gestión de Información de la Agencia Nacional de Defensa
Jurídica del Estado ofrecerá jornadas de capacitación para el
Administrador del Sistema, enfocadas al desarrollo de las competencias
requeridas para ejercer sus funciones como Administrador del Sistema en la
entidad y en el perfil de APODERADO, para que dicho conocimiento sea
trasmitido al usuario – apoderado y el mismo pueda cumplir a cabalidad sus
funciones frente al Sistema.
b) La Dirección de Gestión de Información de la Agencia Nacional de Defensa
Jurídica del Estado pondrá a disposición del Administrador del Sistema en
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la entidad las siguientes herramientas que le apoyarán en la capacitación
a los APODERADOS de su entidad:




Video de presentación del Sistema
Tutoriales con la explicación de las funcionalidades del Sistema
diseñadas para el Apoderado.
Curso virtual – perfil Apoderado (disponible en www.ekogui.gov.co –
Capacitación)
Instructivos generados por la Agencia y cuyo destinatario son los
Apoderados.
c) Los módulos en los cuales el Administrador del Sistema en la entidad
deberá capacitar al apoderado son:
MÓDULOS
GENERALES PARA EL
BREVE DESCRIPCION
PERFIL APODERADO
Gestión de Procesos y A través de esta herramienta el apoderado puede
Casos
radicar, actualizar y consultar los procesos
judiciales y conciliaciones a su cargo, así como
revisar el estado de la actualización de los Procesos
y Casos activos y generar la certificación sobre la
actividad de registro y actualización de sus procesos
y casos.
Gestión de Comités de A través de esta herramienta el apoderado puede
Conciliación
gestionar los casos que serán presentados al comité
de conciliación, es decir, radicar y consultar las
fichas para estudio del comité, así como consultar
las actas del mismo.
Indicadores
A través de esta herramienta el apoderado puede
consultar los siguientes indicadores:
* Tasa de éxito procesal en primera instancia 2014
(incluye procesos judiciales y arbitramentos).
* Distribución de la calificación de riesgo en los
procesos judiciales activos en contra de la Entidad
d) Una vez otorgado poder a un APODERADO, el Administrador del Sistema en
la entidad deberá capacitarlo inmediatamente en el uso del Sistema,
debido a que aquel adquiere la responsabilidad de registrar y actualizar sus
casos y procesos en el Sistema a partir del otorgamiento del poder.
e) El Administrador del Sistema en la entidad deberá remitir a la Agencia de
forma semestral, la constancia de los apoderados de la entidad que fueron
capacitados teniendo en cuenta:
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


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Número de apoderados de la entidad
Número de apoderados capacitados durante el semestre
Número de apoderados que falta capacitar
Dicha
constancia
deberá
remitirse
al
correo
[email protected], con la información del semestre. Las
constancias se deberán remitir antes del 15 de enero y antes de 15 de junio
de cada vigencia, respectivamente.
6.5. Asignar y reasignar, cuando a ello hubiere lugar, los casos, procesos y trámites
arbitrales dentro del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado –
eKOGUI, de conformidad con las instrucciones impartidas por el Jefe de la Entidad o el
Jefe de la Oficina Jurídica.
a) El Administrador del Sistema en la entidad debe crear los usuarios –
apoderados–, así como inactivarlos cuando cese la representación judicial.
Cuando se contraten nuevos apoderados debe verse reflejada dicha
información en el Sistema de forma inmediata.
b) Cuando un Apoderado cesa sus funciones de representación judicial de la
entidad, el Administrador del Sistema en la entidad procederá de manera
inmediata a su inactivación dentro del Sistema.
c) Para crear un usuario el Administrador del Sistema deberá tener a la mano la
información de todos los campos que le solicita el Sistema, pues de lo
contrario no podrá crear un nuevo usuario. Estos campos son:







Identificación (No. de Cedula de ciudadanía)
Primer apellido
Segundo apellido
Nombre(s)
No. Tarjeta Profesional
Usuario (No. de Cedula de ciudadanía)
Correo electrónico (Correo institucional o para el caso de los externos,
aquel donde se le remitan las comunicaciones por parte de la entidad)
 Perfil Inicial (Apoderado)
 Entidad (Aparece por defecto la entidad del Administrador de entidad)
 Fecha Desde (Esta fecha activa el usuario en el Sistema)
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La FECHA HASTA se debe diligenciar solo en el caso que se requiera la
inactivación del usuario.
d) Una vez cree el usuario y capacite al Apoderado, el Administrador del Sistema
de la entidad deberá informarle que el usuario para poder acceder es su
número de identificación sin puntos ni comas (ej. Cédula de ciudadanía). La
contraseña automática que arroja el Sistema es 123, la cual debe ser
modificada por cada usuario en la primera oportunidad de ingreso al Sistema.
6.6. Informar a la Agencia dentro de los cinco (5) días siguientes cualquier ausencia
absoluta o temporal de los usuarios del Sistema.
a) De conformidad con las instrucciones que se le impartan respecto al cambio
de apoderado en un proceso o caso, así como de los poderes que se otorguen,
el Administrador del Sistema en la entidad debe reasignar los diferentes
procesos y casos al apoderado de forma oportuna, toda vez que será este
quien tenga la obligación de mantener debidamente actualizadas las etapas y
actuaciones procesales que se surtan bajo su gestión. En ningún caso podrán
existir procesos sin apoderado asignado en el Sistema.
b) El Administrador del Sistema en la entidad deberá revisar los procesos
judiciales y casos que pre-radica la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del
Estado en el Sistema, en el ejercicio de control de calidad de la información,
para asignarlos oportunamente al apoderado que corresponda.
c) Dentro de los cinco (5) días siguientes a la presentación de una ausencia
absoluta o temporal de cualquiera de los siguientes usuarios, el
Administrador del Sistema en la entidad deberá comunicar esta situación a la
Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado:




Jefe de la Oficina Jurídica o quien haga sus veces,
Jefe de la Oficina Financiera o quien haga sus veces,
Secretario Técnico del Comité de Conciliación
Jefe de la Oficina de Control Interno
d) El Administrador del Sistema en la entidad deberá comunicar a
[email protected] los siguiente datos de contacto de la
persona que reemplazará al usuario ausente:
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




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Usuario a reemplazar
Nombre
Cargo
Teléfono y Extensión
Correo electrónico
Elaboró
Revisó
Aprobó
OMAR CASTELBLANCO
Experto Grado 7
MARIANA MARTÍNEZ CUÉLLAR
Directora de Gestión de Información
MARIANA MARTÍNEZ CUÉLLAR
Directora de Gestión de Información
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