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Manual de Procedimiento y Funciones Oficina de Partes Nivel Central

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Manual de Procedimiento y Funciones Oficina de Partes Nivel Central
Manual de Procedimiento y
Funciones Oficina de Partes
Nivel Central
2014
NML/MSA
INTRODUCCION
Con el fin de promover el desarrollo administrativo y contribuir al fortalecimiento, la
mejora de la Sección de Partes y Archivo, se establece el presente Manual de
Procedimientos como un instrumento de información, orientación y apoyo, en el que se
consigna el funcionamiento interno de la Oficina Partes, describiendo las operaciones
que deben seguirse así como los puestos responsables de su ejecución.
Así, además de constituirse como un instrumento de información, consulta e inducción a
los procedimientos de la Oficina de Partes, este Manual entregar en forma ordenada,
secuencial y detallada las operaciones que se efectúan; establecer y uniformar
formalmente los métodos y técnicas de trabajo que deben seguirse para la realización
de las actividades, buscando evitar su alteración arbitraria; controlar el cumplimiento de
las rutinas de trabajo; aumentar la eficiencia de los colaboradores, al precisarles lo que
deben hacer y cómo deben hacerlo.
Objetivo

Divulgar y simplificar el acceso a los procesos existentes y la normativa legal que
los rige.

Facilitar la inducción y capacitación de los funcionarios y alumnos en práctica en
lo que respecta a la función de la Oficina de Partes.

Está dirigido fundamentalmente a los funcionarios y funcionarias que se
desempeñan en las Oficinas de Partes, sin embargo como sus normas son
aplicables a todas las personas que trabajan en esta institución, su utilidad es
cotidiana y permanente.
OFICINA
DE
PARTES
Oficina de Partes
El origen de la palabra Oficina proviene del latín officium y su significado es oficio,
trabajo, tarea, deber, del mismo origen latín proviene la palabra Partes, como Partis, que
significa porción, proporción. Por lo tanto se puede deducir que la Oficina de Partes
indica un lugar donde se realiza físicamente una parte del trabajo.
Citando el Decreto 721 de 1980 del Ministerio de Educación1, la Oficina de Partes
cumple la función de custodiar la documentación generada por los órganos del estado
con el máximo celo posible, atendiendo a su triple carácter de fuente histórica, de
prueba de derechos del Estado y de los ciudadanos y de elemento de planificación y
formulación de políticas públicas implementadas por las autoridades de la institución a
través del tiempo. Consecuentemente esta documentación refleja el cumplimiento de los
funcionarios públicos de toda la normativa que rige sus actos y que ha sido citada en
los capítulos precedentes.
Misión
La Unidad tiene la finalidad de gestionar la documentación interna y externa de la
Institución, y coordinar los documentos que regulan y/o ayudan en la Toma de Decisión
de las diferentes Unidades que dependen del Ministerio de Educación, desde la
recepción, registro, numeración y trámite.
Así también tiene la misión de entregar calidad y eficiencia a todos los usuarios que
requieren de la tramitación total de documentos a nivel institucional (Seremis,
Universidades, Ministerios, Contraloría, etc.);
favoreciendo los procesos técnicos
administrativos que se llevan a efecto, en esos estamentos, contribuyendo a optimizar
los tiempos para la resolución de los contenidos de dichos documentos.
1
Documento se encuentra en los anexos
Funciones:

Atención de Público (Interno y Externo).

Recepción, administración, tramitación de todos los documentos de entrada y
salida de la Institución.

Gestionar los documentos e información en forma impresa y digital.

Foliación y tramitación de todos los documentos oficiales que genere el Ministerio
de Educación REC, RES, DEX, DES, REX SIAPER y DEX SIAPER

Atención Telefónica a usuarios externos e internos.

Administrar la documentación del Ministerio de Educación, utilizando el Sistema de
Gestión Documental (SGD).

Recepcionar las presentaciones o reclamos de la comunidad en general.

Registrar y despachar correspondencia por correo.

Retirar correspondencia de casilla y correo certificado, seleccionarlo, ingresarlo y
despacharlo.
¿QUÉ ES UN ACTO ADMINISTRATIVO?
La ley entiende por actos administrativos las decisiones formales de los órganos de la
Administración del Estado, los que pueden tomar la forma de decretos o resoluciones.
CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN OFICIAL
• Según esta ley, el decreto supremo es la orden escrita que dicta el Presidente de la
República o un Ministro “Por orden del Presidente de la República”, sobre asuntos
propios de su competencia. Un ejemplo sería el que ordena la promulgación y
publicación en el Diario Oficial de una ley recientemente aprobada por el Congreso.
• Las resoluciones son las que dictan las autoridades administrativas dotadas de poder
de decisión, por ejemplo, la que dicta el Director del Servicio de Registro Civil para
modificar una partida de nacimiento en los casos que corresponde.
• Constituyen también actos administrativos, los dictámenes o declaraciones de juicio,
constancia o conocimiento que realicen los órganos de la Administración en el ejercicio
de sus atribuciones. Por ejemplo, un Certificado de Antecedentes del mismo Servicio de
Registro Civil que declara que una persona no ha sido condenada por la participación
en un crimen o delito.
FUNCIONES Y
PROCEDIMIENTOS
AREA DE CORREOS
AREA DE CORREOS
1. Atención a usuarios que vienen a dejar y retirar correspondencia y atención de
consultas por envíos.
2. Recepción de cartas de parte de las dependencias del Ministerio, para posterior
despacho vía TConecta.
3. Envío de correspondencia por correo de las dependencias de este Ministerio,
utilizando las siguientes vías de envío según sus necesidades.
a. COURIER (Valija Comercial): Es una entrega de correspondencia en 24
horas, cumpliendo como requisito un peso de exigencia de 1 a 15 kilos.
b. ENCOMIENDA (Ultracom): Es una entrega de correspondencia en 48
horas, como exigencia un pero de 0a 1 kilo y de 15 kilos hacia arriba.
4. Despacho de correspondencia que llega por carpeta desde el Área de desglose
conteniendo documentos como Resoluciones, Resoluciones Exentas, Decretos y
Decretos Exentes, que deben ser enviados a distintas instituciones del país.
5. Despacho de dichos documentos a distintas entidades, dentro de Santiago, a
regiones o al extranjero.
6. Documentación de la División Jurídica que llegan ya tramitados que van a
diferentes instituciones del país y también a interesados. Los cuales deben ser
ensobrados y hacer su guía para ser enviados, para lo cual se utiliza las
plataformas de Mi Escritorio y Tconecta.
7. Desde el Área de Recepción se reciben todos los documentos devueltos por
correo, los cuales deben ser enviados a su oficina de origen.
8. Se cuenta con un In House o Funcionario de Correos Chile, el cual retira cada día
toda la correspondencia que se despacha de este Ministerio2.
FUNCIONES AREA DE CORREOS

Se efectúan el retiro de los envíos en el edificio de Alameda 1371, Teatinos 20,
Alameda 1315 y concentrarlos en Oficina de Partes del Ministerio para que el
móvil proceda al retiro.

Orientar al cliente en el tipo de productos a utilizar y administrar un stock de
materiales de exploración.

Apoyar la recopilación de envíos de las dependencias cercanas a Oficina de
Partes.
2

Recepcionar la correspondencia de las diferentes oficinas de este ministerio.

Clasificación de la correspondencia.
Contrato de Servicios Correos de Chile, Resolución con Toma de Razón N° 571, Ministerio de Educación.

Despacho de cartolas diarias a diferentes instituciones, Ejemplo: Contraloría,
Gabinete de Identificación, INP, Ministerio de Justicia, Varios Externos, Varios
Internos, Secreduc Región Metropolitana, entro otros

Recepción y clasificación del departamento de jurídica de todos los oficios de
dicho departamento para después ser enviados por correo o por cartola.

Ensobrado de todos los documentos que se tramitan diariamente en esta
oficina para todo el país y el extranjero ya sea para las provinciales, Secreduc,
Universidades y particulares.

Clasificación de facturas según código de envíos para su posterior entrega.

Contacto diario con el ejecutivo de Correos de Chile asignado para este
Ministerio.

Se mantiene un archivo y una estadística diaria de la documentación ingresada
al área de correos.

Se realizan devoluciones de la correspondencia provenientes desde Correos
Chile hacia el remitente, por las siguientes razones:

o
Cambio de domicilio
o
Lugar cerrado
o
Sin moradores
o
Fallecimiento
Por modulo Mi escritorio se recepcionan las facturas mensuales de cada
departamento del Ministerio de Educación.
FUNCIONES Y
PROCEDIMIENTOS
EN RECEPCIÓN Y
REGISTRO
ACTIVIDADES DEL AREA DE RECEPCIÓN
1.
Se realiza la recepción de correspondencia nacional e internacional, se
debe cotejar y chequea la guía de información (voucher) con la cual llegan
estos documentos, se chequea que toda esta información corresponda.
Durante toda la jornada de trabajo, esta llega a través de diferentes
medios:
•
Correos de Chile.
•
Chile Express.
•
Tour Bus.
•
Correos particulares.
•
Usuarios internos.
•
Usuarios externos.
•
Instituciones Públicas y Privadas, Contraloría, Ministerios, Cámara
de Diputados y Senadores, Municipalidades, Establecimientos
Educacionales, Consejo para la transparencia, etc.
2.
Dicha documentación es entregada a esta área, a través de una guía de
despacho.

En el caso de los usuarios externos se les pone un timbre de
recepción (fecha), en la copia de la documentación que se entrega.

Además se recibe correspondencia que es retirada de los
clasificadores del correo 21, de Santiago, todos los días, por un
funcionario de la Sección.
La correspondencia que se recepciona después de las 15:00, se le

anota la hora (si el interesado que entrega lo solicita también se
realiza este procedimiento).
3.
Se ingresa a tabla de control interno los doc. que llegan (fecha-doc.
Externos-EXP-devueltos-Doc. Internos).
4.
Se procede a abrir la documentación. Las cartas cerradas que contengan
destinatario y remitente se deben timbrar y poner en canasto de
despacho, y la guía de entrega se deja en bandeja (para control).
5.
Se selecciona la documentación y se clasifica en:

Documentación para trámites: Oficios, Ordinarios, cartas, tarjetas,
invitaciones, informes, solicitudes, consultas, etc.
*Estos documentos van dirigidos a diferentes Divisiones, Secciones,
Unidades u Organismos dependientes del Mineduc.
*Se timbran con número de expediente y fecha de recepción, se
pasa al área de Registro, para incorporarlo al sistema (Sistema de
Gestion Documental).

Documentos Reservados, Confidenciales y Secretos:
*Esta documentación no se abre.
*En el sobre se pone un timbre con un número oficial en forma
correlativa y cronológica y se pasa al área de Registro, para incorporarlo al
sistema.

Documentos internos:
* Es la documentación que se recepciona y se distribuye dentro y
fuera de las dependencias del Mineduc.

Documentos devueltos por Correos:
* Es documentación que ha sido despachada por el Mineduc y por
diferentes causas no pudo ser entregada a sus destinatarios
(domicilios desconocidos, ilegibles, sin exactitud, insuficientes, o
rechazados por los destinatarios, etc.).
*Se anota en un libro de despacho y se envía a oficina de origen.

Documentos varios sin expedientar:
*Corresponde a diversos antecedentes no clasificados (van dirigidos
con nombre y apellidos a sus respectivos remitentes, en sobres o
pack).
Oficios y ORD
1. Los sobres que contienen oficios se deben abrir, ingresarlos
y asignar el
N° de
expediente que arroja el sistema
2. Cuando no contiene información (ordinario, oficio) el sobre se abre, para saber el
destinatario
3. Los documentos se revisan y se corchetean para evitar posibles extravíos, después
pasa a registro. Los sobres se guardan por un periodo de 24 horas, para respaldo,
después se proceden a eliminar.
4. Los oficios u ORD se deben separar, cuando se tenga este proceso listo, se deben
separar aquellos que son para el Ministro y el Subsecretario u otras unidades.
Se expedientan:
•
Oficios
•
Memos
•
ORD
•
Solicitudes
•
Minutas
Ejemplo: foja con expediente, foja con sobre, anillado, etc.
5. También se lleva registro de los decretos y resoluciones que llegan del Ministerio de
Justicia y Ministerio de Hacienda, estos se registran en libro interno y se proceden a
enviar, para visación de autoridades.
6. Documentación que llega hasta Oficina de Partes, la cual tiene el carácter de
reservada, confidencial y secretos, se envían directamente al área de despacho.
7. Atención de público se realiza de Lunes a Viernes de 09:00 a 16:30horas horario
continuado.
8. Control de ingreso de documentación y atención de público se lleva una estadística
en forma diaria.
ÁREA REGISTRO
Recibe desde el Área de Recepción la documentación correspondiente a Expedientes
que van a las diferentes oficinas del Mineduc, se ingresan al SGD, modulo Mi Escritorio y
son despachados directamente por funcionarios, asignados para este cometido.
Se expedienta:
•
Oficios
•
Memos
•
ORD
•
Solicitudes
•
Minutas
Ejemplo: foja con expediente, foja con sobre, anillado, etc.

También se lleva registro de los decretos y resoluciones que llegan del Ministerio de
Justicia y Ministerio de Hacienda, estos se registran en libro interno y se proceden a
enviar.

Los documentos correspondientes a los Gabinetes de Sr. Ministro y Sr. Subsecretario,
tienen prioridad, como también los de la Contraloría General de la Republica.

Documentación que llega hasta Oficina de Partes, la cual tiene el carácter de
reservada, confidencial y secretos, se envían directamente al área de despacho

Del registro y escaneo de los documentos se mantienen en archivo computacional

Se ingresan todos los expedientes en el Sistema de Gestión de documentos

Se realizan estadísticas mensuales tanto en recepción como en registro

Atención de público en forma presencial y telefónica (seguimiento de documentos).
CLASIFICADORES
El Ministerio cuenta con el servicio de dos clasificadores (76 y 86), lo cual se realiza a
través de un contrato de arrendamiento anual con la Empresa Correos de Chile, en éstos
se recepciona documentación externa proveniente de distintos puntos del país y el
extranjero. Un funcionario de esta Unidad previamente autorizado realiza el retiro a
diario.
MULTIDERIVACIÓN
MULTIDERIVACIÓN
La Multiderivación se incorporó en agosto del 2014 al módulo Mi Escritorio del SGD,
para resolver el procedimiento de envío de copias informativas de documentos a las
diferentes unidades dentro y fuera del Ministerio de Educación.
Esta aplicación dentro del módulo Mi Escritorio, está habilitada momentáneamente solo
para las unidades de Oficina de Partes, Jurídica y Auditoria Interna.
Para realizar la Multiderivación los pasos a pasos son muy parecidos a
1. Selección de expedientes, desde la carpeta ACTIVOS
2
1
1. Se puede seleccionar un único expediente o varios, esto dependerá de las necesidades del
usuario.
2. Multi-derivar: Inicia la acción.
*PRECAUCION:
Si no ha seleccionado ningún expediente, recibirá una advertencia.
2- DERIVAR
Si hay al menos un expediente seleccionado, se desplegará la ventana de derivación
1
2
3
4
5
1. Región/División/Unidad a Derivar: Para que el sistema permita la derivación, se debe
seleccionar la unidad de destino, dentro de una División y una Región.
2. Seleccionar los Funcionario: En este campo podrá seleccionar los usuarios a los cuales
necesite multiderivar un documento, la selección puede ser de varios funcionarios, no
necesariamente de la misma división y unidad.
3. Opcional Mail Con Copia a...: Al funcionario seleccionado se le envía copia del correo
electrónico enviado al usuario que recibe el expediente.
4. Volver: NO REALIZA LA DERIVACION, y regresa a la carpeta de activos.
5. Derivar: Se realiza la derivación y el resultado se muestra en otra ventana
Vista de selección de varios usuarios para multiderivación de documentos.
3-. Comprobante.
Volver: Regresa a la carpeta de activos.
Imprimir Listado: Es posible imprimir ésta ventana para usarla como comprobante de la
derivación.
4-. Nota
IMPORTANTE: cada expediente derivado toma un número distinto.
Ejemplo:
En la imagen se puede ver que se seleccionó el expediente N° 32295, al momento de realizar
la derivación el sistema le asignara un nuevo número de expediente para cada usuario al cual
se seleccionó para la derivación; en este caso para estos usuarios los números de expediente
nuevo son:

Marilita Sandoval, N° 39233

Nora Mora, N° 39234

Marjorie Alvarado, N° 39235
En este tipo de derivación (Multiderivación) se debe marca el expediente con el botón
“Marcar para Seguimiento” para seguir su evolución, así los expedientes quedaran en la
carpeta “Seguimiento”.
PRECAUCION: No confundir con el seguimiento de un expediente, que es una acción sobre el
mismo.
VALIJA
DE
DOCUMENTOS
Procedimientos de Valija de Documentos
Con el objetivo de facilitar la comunicación entre las dependencias del Ministerio de
Educación, la División de Administración General (DAG), en conjunto con el Centro de
Perfeccionamiento, Experimentación e Investigaciones Pedagógicas (CPEIP) han definido
el siguiente procedimiento de intercambio de documentación entre las oficinas de esta
institución.
El procedimiento considera las oficinas de:

CPEIP

Oficina Atención Ciudadana

Seremi Metropolitana

Ministerio Nivel Central
Diariamente, en los horarios determinados en estos documentos, un vehículo
institucional recorrerá estas oficinas distribuyendo correspondencia destinada a ellas y
retirando documentación para ser entregada a otras de las oficinas señaladas
anteriormente. Para este fin, se dispondrán de valija para cada oficina, que estarán
claramente identificadas.
El itinerario que seguirá el vehículo será el siguiente:
Dependencia
Horario de
Cierre de Recepción de
Horario de
Llegada
Documentación
Salida
9:10
9:15
CPEIP
Atención ciudadana
9:45
9:55
10:00
Seremi Metro
10:30
10;40
10:45
Nivel Central
11:00
11:25
11:30
Seremi Metro
11:45
11:55
12:00
Atención Ciudadana
12:15
12:25
12:30
CPEIP
13:00
Con el fin de cumplir con los horarios de recepción entre las oficinas, se deberá cumplir
de manera estricta con los plazos definidos.
Solo se podrá recibir la documentación
hasta el horario definido en cada dependencia. Los documentos que lleguen con
posterioridad tendrán que optar por otros medios de envío o esperar al día siguiente.
De esta misma manera, y dada la naturaleza estructurada de este procedimiento, cabe
destacar que está pasando para documentación corriente, siendo preferible que lo
urgente sea canalizado por otros medios.
La correspondencia deberá limitarse exclusivamente
a documentación de despacho.
Cualquier otra necesidad de traslado (cajas, bultos, otros) deberá ser coordinada de
forma habitual, contactando al equipo de Administración
Interna. Al momento de
recepcionar la valija, se deberá firmar en conformidad con lo recibido. De esta misma
forma, al momento de despachar la documentación, esta deberá ir acompañada de una
guía de despacho separada para cada oficina a la que se envíe la información. Toda
documentación debe venir claramente identificada con la oficina de destino y el nombre
del destinatario.
Para cumplir con este procedimiento, cada Unidad deberá asignar un funcionario o una
funcionaria como responsable, junto con un reemplazante en casos de fuerzo mayor,
quien deberá:

Recepcionar la documentación y derivarla a quien corresponda

Reunir la documentación a ser despachada y adjuntar la respectiva guía de
despacho.
De esta misma forma, cada Unidad deberá asignar un responsable de acompañar al
chofer para descargar la valija desde el vehículo asignado. El vehículo contara con una
carretilla de reparto para asistir en estos fines. No obstante, la responsabilidad de recibir
la guía de despacho recaerá en el chofer asignado a este procedimiento.
Por último, la responsabilidad de este procedimiento corresponderá a la Unidad de
Partes
y
Archivo,
de
la
División
de
Administración
General,
luego
cualquier
requerimiento adicional o reclamo deberá ser canalizado a través de la Jefa de esta
Unidad, Liliana Torrejon, o a quien ella designe para este fin.
ÁREA DE
TRAMITACIÓN
PROCEDIMIENTOS AREA DE TRAMITACION
1. La Tramitación es el carácter oficial que se le da a un documento gubernamental
mediante un timbre que indica “documento totalmente tramitado”, con la fecha
correspondiente.
2. Hay distintos tipos de documentos que llegan a esta área, tales como:
Resoluciones Exentas, Decretos Exentos, Decretos y Resoluciones con toma de
razón, Decretos Exentas y Resoluciones Exentas SIAPER, DFL, Leyes.
3. Es importante precisar que no todos los documentos son iguales en tratamiento
ya que su distribución, manejo de antecedentes y movimiento del documento es
diferente en cada caso.
4. En esta área los documentos se recepciona y numeran.
5. Antes de colocar el timbre rojo documento tramitado a un instrumento, hay que
hacer una revisión completa, fecha número de folio, firmas y timbres
correspondientes (en el caso de ser firmado por Sr. Subsecretario, Firma de Sra.
Ministra no lleva timbre).
6.
Además hay que fijarse en que el tipo de documento coincida con la orden
dependiendo del caso, si es un Decreto, debe decir Decreto, si una Resolución
debe decir Resuelvo y que los antecedentes completos correspondan a la materia
y al instrumento que se refiere, más su distribución
7. También hay que fijarse en que el Folio tenga fecha correcta y que coincida con
que las autoridades titulares se encuentren en servicio, es decir que no haya una
Subrogancia, de lo contrario se debe cambiar los pie de firma para foliar los
documento con firma de los Subrogantes.
8. Si el documento ya sea una Resolución Exenta o Decretos Exentos está en regla
se puede tramitar. Hay que revisar la distribución, (que se considera como un
indicador), ya que al final del proceso se envía a la Oficina de Archivo del
Ministerio para ser digitalizada, publicada en el SGD desde donde los usuarios
pueden obtener copias.
9. Hay Resoluciones Exentas o Decretos Exentos que se recepcionan con contratos,
convenios o rescilaciones de contrato, si éstos son de la JEC (infraestructura
escolar), deben venir con 3 copias de contrato o convenio.
La Resolución o
decreto original se va al Archivo Central con un contrato original, los otros dos se
envían a la JEC, más transcripción para ser enviada al sostenedor, (que puede ser
Municipalidad). Cuando se recepciona sólo el original con copias, todas éstas se
mandan a la JEC para que ellos distribuyan bajo su control respectivo.
10. Si provienen del MECESUP, se revisa lo que indica el contrato o convenio, se
envía el documento original al Archivo Central con los dos contratos, el tercer
convenio se despacha con una transcripción a MECESUP para ser remitida a la
institución bajo su control.
11. Lo mismo en el caso del C.P.E.I.P., si se trata de Becas de Formación de
Directores, dos contratos al Archivo Central y uno al C.P.E.I.P. para la notificación
al interesado con una transcripción y el original del documento más 2 contratos
al Archivo Central.
12. En estos casos cuando se refiere a la Red de Maestros, se envían dos contratos
o convenios al C.P.E.I.P., con una transcripción y un contrato o convenio
al
Archivo Central del MINEDUC con el original del documento.
13. Están las Resoluciones Exentas que refieren a los actos administrativos de “acoge
o rechaza recursos de apelación de colegios, que deben estar firmados por
Ministro y Subsecretario. El documento original se remite al Archivo Central con
una copia, y dos copias se envían a la SECREDUC respectiva, una de ellas con los
antecedentes originales completos o expediente, va al Sr. Fiscal o Jefe de
Subvenciones de dicha Secretaría, que establece la Resolución para que se
notifique al sostenedor del establecimiento.
14. Están los sumarios, se debe revisar qué indica el documento, el expediente
completo hay que enviarlo al Fiscal designado con una copia de la REX al
notificador que corresponda a la División Jurídica para que proceda a notificar al
interesado o al Sr. Fiscal designado.
15. Hay más documentos pero el tratamiento no es complejo, lo que refiere a
Recursos Humanos, (permisos, licencias, feriados, comisiones, viáticos), lo de
Educación Superior (donaciones, comisiones al extranjero).
16. Hay documentos que llegan para ser foliados pero sin la firma del Sr. Embajador
de RR.EE. o Sr. Ministro de Hacienda o visación, y también para firma del
Presidente de la República, se numeran con folio especial para que el documento
siga su curso y se destine donde corresponda (en estos casos a la Subsecretaría)
para ser despachado a las firmas de autoridades ya indicadas.
17. Si llega una Resolución con toma de razón hay que fijarse en que venga la
documentación adecuada para enviarla a
Contraloría General y continuar su
trámite tomado de razón. Se puede tramitar en Partes una vez llegado del tal
organismo. Lo mismo ocurre con los decretos con toma de razón, si les falta un
antecedente o firma antes de derivarlo a Contraloría, hay que remitirlo a la
Unidad que debe realizar la corrección.
18. En el caso de los decretos exentos SIAPER o Resoluciones Exentas SIAPER
(Sistema de Información y Control de Administración de Personal del Estado), se
procede de la siguiente manera, se recepcionan para ser foliados (folio especial),
posteriormente se derivan a Recursos Humanos, Unidad de Administración
Funcionaria para adjuntarle un certificado de Registro electrónico de Contraloría,
cuyos documentos deben
coincidir con el folio y fecha del folio. Una vez
recepcionado en RR.HH. el registro de ingreso SIAPER, se procede en Plataforma
de Contraloría Sistema SIAPER.
19. El ingreso se realiza a través de intranet ingresando desde el portal de
Contraloría. Los actos administrativos originales emitidos por el servicio, así como
los antecedentes, quedan en el servicio.
20. Una vez que los documentos fueron enviados a registro mediante la plataforma
se genera un certificado de registro y las bases de información se actualizan
automáticamente y se adjunta el certificado SIAPER son recepcionados por
segunda vez en esta área de tramitación, se procede a revisar conforme que
todo esté en regla, se tramita con el timbre rojo de totalmente tramitado y se
envía toda la documentación al Archivo Central del MINEDUC.
21. Hay procedimiento que son rutinarios pero cada caso es distinto y quizás es
complejo abordarlos por lo que la práctica dará el entendimiento y criterio
adecuado.
22. Se cuenta con la asistencia del Sistema de Gestión Documental (SGD) en el cual
la documentación se puede recepcionar, foliar, despachar y para finalizar el
proceso en esta área, se envía al Archivo Central para su digitalización y
publicación en el sistema.
ÁREA DE
NUMERACIÓN
PROCEDIMIENTO AREA DE NUMERACION
Todos los documentos (REX, DEX, DCT, RCT, REXS. DEXS), debidamente
recepcionados pasan al área de numeración, para la asignación de un número de folio
correlativo que es arrojado por el Sistema de Gestión Documental, y que previo a esto
ya disponen de un número de solicitud para el seguimiento interno. Este número de
folio es un elemento más de legalidad que requieren todos los documentos para su
total tramitación y el procedimiento consiste en lo siguiente:
1. Se debe ingresar al sistema de gestión documental.
2. Se ingresa con el Rut del funcionario y la clave entregada por el administrador
del SGD.
3. Acceder al perfil asignado para cada funcionario y habilitado para ese propósito,
en este caso “perfil de tramitación”.
4. Una vez estando en el perfil se debe posicionar y presionar “foliar documento”
donde aparecerán una serie de campos que verificar:
a) Número de solicitud
b) Tipo de documento
c) Unidad de origen
d) Unidad solicitante
e) Monto de imputación
f)
Nombre del documento
g) Materia
h) Notas
Todos estos datos registrados en el SGD deben coincidir con el documento
físico que se dispone a foliar.
5. Hecha la verificación se procede a asignar el folio presionando el botón foliar
documento. El sistema automáticamente arrojará una ventana emergente donde
especifica el número asignado y la fecha del folio (dicha fecha será del día en
que se ejecutó la gestión).
6. Posteriormente se procede a estampar el número de folio manualmente al
documento físico con un timbre foliador destinado para aquello en el original y
sus transcripciones. A continuación el documento foliado es despachado según
corresponda, por ej.: Ministerio de Hacienda,
Ministerio Secretaría Gral. de la
Presidencia, Ministerio de Relaciones Exteriores, si es que la naturaleza de su
tramitación así lo requieran, los documentos con toma de razón una vez foliados
son despachados a la Contraloría General de la República.
Los documentos
SIAPER una vez foliados son enviados a la unidad de Administración Funcionaria.
Aquellos documentos que no requieran de ninguna de las gestiones antes
mencionadas pasan directamente al área de tramitación.
Casos extraordinarios:

Subrrogancia
de autoridades: se debe coordinar junto con los principales
usuarios (Gabinete Ministro, Subsecretario, DIPLAP, División Jurídica etc.) como se
llevara a cabo la ejecución de la gestión, dando prioridad a la tramitación de los
documentos que por su naturaleza representen mayor urgencia por ejemplo los
que cuya materia sean susceptibles de apreciación pecuniaria etc.

Fallas del SGD: se debe coordinar con las diferentes áreas de TECNOLOGIA, por
ej. mesa de ayuda, soporte, gestión de datos etc. como subsanar las posibles
fallas del sistema. Paralelamente a aquello en los casos que es posible se
continua con el procedimiento administrativo regular, en cuanto a la tramitación
física de los documentos (DEX, REX, DEC, REC, DEXS, REXS etc.) y posteriormente
se actualizan los datos en el SGD .sobre la gestión administrativa realizada.

Errores en el SGD: para la corrección de cualquier modificación error u omisión
que se haya
ejecutado en el SGD .se debe solicitar, a través de un correo
electrónico dirigido al área de numeración o área de tramitación especificando
número de solicitud y tipo de documento ej. (Rex
n° de solicitud 1345)
y explicar claramente los cambios que se desean efectuar. Estos serán ejecutados
el mismo día en que el correo fue recibido en los casos que sea posible. En otros
casos puede demorar un par de días, ya que algunos cambios requieren de la
intervención de tecnología.
PUBLICACIÓN
DIARIO
OFICIAL
PUBLICACIONES EN DIARIO OFICIAL
1. Se publican en Diario Oficial todos los documentos que viene impresa la palabra
“Publíquese”, (correspondientes a las materias que deben ser publicadas), antes
del pié de firma de la autoridad respectiva. Dicho documento debe estar firmado
en original y con timbre.
2. Debe enviarse al Diario Oficial una copia o transcripción con firma en original del
Sr. Subsecretario y timbre respectivo (VºBº).
3. Se debe enviar la copia al Diario Oficial con un Oficio Ordinario (en duplicado
con número correlativo),
firmado por Jefatura y registrado en
libro de
despacho, que debe ser recepcionado y timbrado.
4. La copia del documento puede ser:
-
Decreto con toma de razón
-
Resolución con toma de razón
-
Decreto Exento
-
Resolución Exenta
-
Extracto
-
Ley
Los documentos correspondientes con toma de razón, se deben acompañar
fotocopia de la primera hoja en que aparece impreso el timbre de toma de razón
de la Contraloría General de la República.
5. Debe registrarse su seguimiento en el libro de trámites de documentos,
siguiendo la secuencia que indica la Hoja de Registro.
6. Debe dejarse estipulado en el documento quien cancela, ya sea Ministerio de
Educación u Organismo Externo, Comisión Ingresa, Junji, Conicyt, Junaeb, Cultura,
entre otros.
7. Si cancela interesado (colegio, C.F.T.), debe establecerse que cancela el
interesado.
8. Los documentos que vienen con Extracto se debe publicar con firma en original y
timbre respectivo.
9. El Extracto puede corresponder a un Decreto Exento o Resolución Exenta.
10. Si corresponde a un documento que viene con Extracto e indica que debe
publicarse con cargo al interesado se debe dejar estipulado en el documento,
“cancela interesado”.
Si adjunta planes y programas, se debe dejar el documento timbrado y tramitado
más los planes timbrados, en espera de su cancelación en el Diario Oficial, para
posteriormente ser publicado. El Extracto debe llevar el número de folio y la
fecha, además debe llevar un número de extracto que viene indicado.
11. Luego se informa al interesado mediante en correo electrónico a la institución
correspondiente, a fin de que se tome contacto don Diario Oficial para cancelar
la publicación.
12. Se revisa diariamente el Diario Oficial se verifica si hay publicaciones
correspondientes al Ministerio de Educación.
13. Mensualmente se emite un Boletín con un registro de todos los documentos
oficiales que se han publicado en el Diario Oficial, posteriormente se entrega
para publicación por Ley de Transparencia.
14. En caso de existir y corresponder a una cancelación del interesado (institución),
se procede a desglosar el documento (ya timbrado y tramitado) y se envía una
copia o transcripción por correo oficial al interesado y el original con los
antecedentes al Archivo Central, previamente timbrado con la fecha de total
tramitación respectiva.
15. Si corresponde a una cancelación por parte del Ministerio se envía un correo
electrónico al Diario Oficial para solicitar el valor de la publicación.
Los Decretos c/toma de razón que se publican y que se refieren a:
-
“Declara
Monumentos
Nacionales,
en
la
categoría
de
Monumentos
Históricos”, “Declara Monumento Nacional en la categoría de Zona Típica o
pintoresca”, los cuales incluyen planos, éstos (planos), no se envían al Diario
Oficial para publicación, quedando como antecedente en el original para su
resguardo en el Archivo Central, (se desglosan enviando una copia o
transcripción del decreto más el plano o planos correspondientes según sea
el caso y de acuerdo a la distribución del documento y el resto
conjuntamente
con el original más los antecedentes se envía al Archivo
Central del Ministerio.
ANEXOS
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