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reglamento para el expositor expo novia 2015 (edicion julio)

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reglamento para el expositor expo novia 2015 (edicion julio)
REGLAMENTO PARA EL EXPOSITOR
EXPO NOVIA 2015
(EDICION JULIO)
LUGAR Y FECHA:
La segunda edición de Expo Novia 2015 se realizará en el Centro de Convenciones del Hotel Wyndham
San José Herradura, en la siguiente fecha:
- Edición Julio: 10-11-12.
REGLAS GENERALES:
Expo Novia 2015 se regirá bajo el presente Reglamento General, al cual pertenecen con la misma validez
lo estipulado en el formulario de compra digital y las condiciones de pago de los stands; ambas cosas son
aceptadas por el Expositor una vez que complete y envíe el formulario de Venta de Stand.
AUTORIDAD:
1.-La autoridad de la feria es Hotelera Bonanza S.A. llamado en adelante HOTEL WYNDHAM SAN JOSE
HERRADURA, quien es la máxima autoridad de la feria y cuyas decisiones son inapelables.
2.-HOTEL WYNDHAM SAN JOSE HERRADURA puede delegar su autoridad en cualquier organismo o
área de su dependencia, quienes están facultados a interpretar y a tomar decisiones en situaciones no
previstas en este reglamento.
3.-HOTEL WYNDHAM SAN JOSE HERRADURA puede, en casos de excepción y en caso necesario,
apartarse de lo dispuesto por el presente reglamento cuando lo considere necesario. Sus decisiones son
de carácter obligatorio por parte de los Expositores y para el buen desarrollo de la feria.
4.-El HOTEL WYNDHAM SAN JOSE HERRADURA está ubicado frente al Mall Real Cariari, autopista
General Cañas.
PARTICIPANTES Y PRODUCTOS:
1.- Podrán participar de Expo Novia 2015: fabricantes, proveedores y distribuidores relacionados con el
tema de bodas.
2.- En el stand el Expositor únicamente podrá exhibir los productos y/o servicios a los que se dedica la(s)
empresa(s) que compró el stand; queda totalmente prohibido mantener información o productos de otras
empresas dentro de su stand.
3.- Los Expositores no podrán exhibir productos, materiales o servicios fuera del área del stand.
4.- Los Expositores no podrán hacer presentaciones musicales en vivo en sus stands; aquellas empresas
que deseen mostrar sus servicios en esta categoría, lo pueden hacer en la tarima principal participando en
el programa de actividades donde, de acuerdo a disponibilidad, se les ofrecerá un espacio máximo de 15
minutos. 4.- Los Expositores no podrán hacer presentaciones musicales en vivo en sus stands; aquellas
empresas que deseen mostrar sus servicios en esta categoría, lo pueden hacer en la tarima principal
participando en el programa de actividades donde, de acuerdo a disponibilidad, se les ofrecerá un espacio
máximo de 15 minutos.
5.- Los decibeles de sonido dentro de cada stand deberán de ser de 50 a 60 como máximo
CONDICIONES DE PARTICIPACIÓN:
Para participar en Expo Novia 2015 las empresas o personas interesadas deberán completar el formulario
de compra de stand (uno para cada edición), anotando toda la información requerida. Este formulario
deberá ser aceptado por el HOTEL WYNDHAM SAN JOSE HERRADURA, quien se reserva el derecho
de admisión.
Los precios y las medidas de cada stand son los que figuran en los planos y en el cuadro de precios
establecidos por el HOTEL WYNDHAM SAN JOSE HERRADURA.
El precio de cada stand se pagará de acuerdo a las condiciones establecidas en el formulario de venta de
stand. En todos los casos y de manera irrenunciable, el stand deberá de estar TOTALMENTE cancelado
el 10 de junio, de lo contrario el Expositor NO podrá hacer uso del stand o se cobrará un 10% de multa
sobre el valor TOTAL del mismo.
El stand podrá ser compartido por UN MÁXIMO DE DOS EMPRESAS, en este caso, deberá de notificar a
la organización de Expo Novia los nombres de las dos empresas que compartirían el stand a más tardar
el 11 de junio del 2015; después de esta fecha no se permitirá compartir stand. Esta opción se brinda con
el objetivo de colaborarle en su inversión, pero a nivel logístico y de organización, el stand sigue siendo y
contando con las condiciones de UNO SOLO. En caso de compartir, solamente se emitirá UNA factura que
irá a nombre de la empresa o persona que se asigne para este fin en el formulario de Venta de Stand. A las
empresas que compren la categoría “Mesa”, NO se les es permitido compartir el espacio.
¿QUÉ INCLUYE EL STAND?
1.- Espacio libre demarcado en el piso (SIN ESTRUCTURA) para exhibir de acuerdo a la medida del
stand(s) comprado(s), el cual el HOTEL WYNDHAM SAN JOSE HERRADURA entregará debidamente
marcado y rotulado para su correcta ubicación el día de montaje.
2.- Servicio de internet inalámbrico.
3.- Consumo eléctrico.
4.- Instalación eléctrica de 110V 0 220V (de acuerdo a solicitud del expositor).
5.- Diez entradas de cortesía por stand.
6.- Un sticker de parqueo para un vehículo por stand.
7.- Seis gafetes por stand o mesa.
8.- Exposición en la página web de Expo Novia del logo de la empresa y conexión con el link del sitio web
o del facebook del expositor meses previos y posteriores al evento (se hace link solamente a una de las
dos direcciones, la que el expositor escoja).
9.- Alimentación: 2 tiquetes diarios de almuerzo tipo buffet y 2 tiquetes diarios de refrigerio por stand
durante los tres días de la feria; 12 en total (6 de cada uno).
10.- Tarifa especial de hospedaje en habitación doble o sencilla de $85 más impuestos con desayuno tipo
buffet para expositores.
11.- Precio especial de ₡4.500 (refresco e impuestos incluidos) por almuerzo buffet para expositores en la
cafetería de la feria; se debe portar el gafete a la hora de comprarlo.
12.- Menaje básico de mesas, manteles, cubre manteles, sillas, chaquetas para sillas y candados para
laptop de acuerdo a detalle establecido en el formulario Venta de Stand.
13.- Exclusividad para mercadearse en nuestro perfil de Facebook fechas previas a la feria.
PROCEDIMIENTO DE VENTA DE STANDS
Para seleccionar el(los) stand(s) de su preferencia, debe seguir los siguientes pasos:
1.- Elegir el(los) espacio(s) disponible(s) de acuerdo a los planos y al tarifario adjuntos en el comunicado
de venta de stands.
2.- La Organización le confirmará el stand en el cual fue finalmente ubicado siempre en la medida de lo
posible respetando su solicitud. Favor esperar esta confirmación antes de realizar cualquier otro trámite,
se hará a la brevedad posible.
3.- Una vez recibida la confirmación del stand por parte de la Organización, tendrá 72 horas para enviar
el formulario de Venta de Stand debidamente lleno, así como el pago correspondiente para proceder
a formalizar la reserva. Luego de este plazo y sin haber recibido ambas cosas, el stand procederá a
ser liberado SIN EXCEPCIÓN y previo aviso. Todo comprobante de pago debe enviarse a la dirección
electrónica [email protected]
FORMA DE PAGO:
1.-El pago puede hacerse por medio de transferencia o depósito bancario, en efectivo o por medio de
tarjeta de crédito (estas dos últimas formas de pago deberá de realizarlas en la recepción del HOTEL
WYNDHAM SAN JOSE HERRADURA).
2.- Los depósitos deben de realizarse en la cuenta corriente en dólares del BAC San José número 905382032
/ cuenta cliente 10200009053820320 con la cédula jurídica 3-101-022233 a nombre de Hotelera Bonanza
S.A. si desea realizar una transferencia SINPE.
3.- En cada depósito debe indicar el NÚMERO DE STAND que está comprando donde se indica el
DEPOSITANTE.
4.- Existirá también la opción de pago por medio del sistema de financiamiento que ofrece la empresa
Credomatic con sus planes Tasa Cero (3 y 6 meses) o Mini Cuotas (a 12, 18, 24 y 36 meses).
5.- Para garantizar la reserva de su stand deberá de cumplir alguno de los siguientes panoramas:
I. Participación en AMBAS ediciones de Expo Novia 2015 (SE APLICARÁ UN 20% DE DESCUENTO
EN LA EDICIÓN DE JULIO. EN EL CASO DE QUE COMPRE MÁS DE UN STAND, EL DESCUENTO A
APLICAR SERÁ DE UN 25% SOBRE EL VALOR TOTAL DE LOS STANDS COMPRADOS).
a) Una vez bloqueado el espacio solicitado, se dará un periodo de máximo 72 horas para enviar el
formulario de venta de ambas ediciones debidamente lleno y los pagos correspondientes.
b) En el trascurso de este tiempo debe cancelarse el 25% para CADA edición; de forma contraria se libera
el espacio de ambas ediciones SIN EXCEPCIÓN y previo aviso.
c) 1 de diciembre de 2014: fecha límite para completar el 50% de la edición de Febrero.
a) 15 de enero de 2015: fecha máxima para cancelar 100% de la edición de Febrero; posterior a esta
fecha se cobrará un 10% de multa sobre el valor TOTAL del stand.
b) 8 de mayo del 2015: fecha límite para completar 50% de edición Julio.
c) 12 de junio de 2015: fecha límite para cancelar 100% de la edición de Julio; posterior a esta fecha se
cobrará un 10% de multa sobre el valor TOTAL del stand.
II. II.
Participación SOLO Edición JULIO: Los Expositores que compren más de un stand, se les aplicará
un 15% de descuento sobre el costo total.
a) Una vez bloqueado el espacio solicitado, se dará un periodo de máximo 72 horas para enviar el
formulario de venta edición JULIO debidamente lleno y el pago correspondiente.
b) En el transcurso de este tiempo debe cancelarse el 25% del monto del stand; de forma contraria se
libera el espacio SIN EXCEPCIÓN y previo aviso (este lineamiento aplica antes del 8 de mayo 2015,
después de esta fecha el pago debe ser de mínimo el 50% del costo del stand).
c) 8 de mayo de 2015: fecha límite para completar el 50%.
d) 12 de junio de 2015: fecha límite para cancelar el 100%; posterior a esta fecha se cobrará un 10% de
multa sobre el valor TOTAL del stand.
6.- En caso de requerir recibo de dinero, la Organización entregará previa solicitud del expositor un
comprobante de recibo que tendrá el mismo efecto, esto tomando en consideración que los comprobantes
de transferencia tienen la misma validez como comprobante contable.
7.- La factura original se entregará a todas las empresas que hayan cancelado su espacio el día de la
Reunión General de Expositores; en caso contrario se hará entrega de la misma el último día del evento.
8.- Si requiriera factura proforma para proceder con el pago, debe solicitarla a la Organización indicando el
nombre al cual debería dirigirse la misma.
Notas:
- Si por cualquier motivo y después de haber realizado el pago parcial o total del stand, el expositor cancela
su participación en la feria, perderá el derecho a la devolución del importe realizado, así como tampoco
podrá disponer del mismo para la participación en otra edición de Expo Novia. El HOTEL WYNDHAM SAN
JOSE HERRADURA dispondrá de dicho stand a su conveniencia.
GAFETES:
HOTEL WYNDHAM SAN JOSE HERRADURA le entregará a los Expositores gafetes de identificación, los
cuales son personales, no transferibles.
El expositor y su personal deberán portarlo en un lugar visible para ingresar a la feria y durante su estadía
al interior de ésta. Debe tener presente que no se permitirá el ingreso a la feria de aquellas personas que
no lo porten.
Los gafetes no pueden venderse ni cederse a terceros y, en caso de que esto se diera, el HOTEL WYNDHAM
SAN JOSE HERRADURA no les devolverá el credencial.
El titular es responsable del buen uso que le haga al gafete y en caso contrario deberá asumir la
responsabilidad y las consecuencias que esto genere. HOTEL WYNDHAM SAN JOSE HERRADURA le
dará 6 gafetes a cada stand y a cada Mesa.
SERVICIO DE ALIMENTACIÓN:
1.- El HOTEL WYNDHAM SAN JOSE HERRADURA pondrá a disposición de los Expositores y público
una cafetería que se ubicará en el Vestíbulo Sur del Centro de Convenciones, en calidad de venta de
comidas rápidas y almuerzo tipo buffet a precios accesibles; la misma estará funcionando en los mismos
horarios de la feria. No se permitirá el ingreso de alimentos externos, salvo condiciones especiales en que
el Expositor así lo requiera, por la naturaleza de su negocio, previa consulta y aceptación por parte del
HOTEL WYNDHAM SAN JOSE HERRADURA.
2.- Queda prohibida la venta de alimentos por parte de los Expositores a los visitantes o a los mismos
Expositores. Únicamente se permitirá la venta de chocolates, dulces y “cupcakes”.
3.- Cada Expositor tendrá derecho a 2 tiquetes diarios de almuerzo tipo buffet y a 2 tiquetes diarios de
refrigerio. El almuerzo se servirá en un horario de 11:30 a.m. a 2:30 p.m. y el refrigerio a partir de las 3
p.m. y hasta las 7 p.m.; ambos serán tomados en la Cafetería del Centro de Convenciones. Los tiquetes
vendrán con la fecha de cada día y para hacer uso de ellos deberán de presentarlos en la Cafetería en los
horarios establecidos y con el tiquete y fecha que corresponde.
SOBRE LAS ACTIVIDADES PARALELAS:
Los Expositores que deseen programar shows, pasarelas, charlas, presentaciones musicales o cualquier
otro tipo de actividad en el escenario principal, deberán de notificarlo en el formulario de Venta de Stand a más
tardar el 3 de junio del 2015 (esto no tiene ningún costo adicional). Después de esta fecha la participación
en el programa de actividades estará sujeta a espacio. NOTA: La organización de Expo Novia es la que
determina los espacios de las actividades de cada expositor dependiendo de la disponibilidad, naturaleza
y requerimientos técnicos de las mismas. La organización le estará contactando aproximadamente un mes
antes del evento para coordinar los detalles de su presentación.
SEGURIDAD, VIGILANCIA Y RESPONSABILIDAD CIVIL:
1.- El Expositor será el único responsable por los daños causados a su personal, a terceros y/o a sus cosas
por robo, hurto, incendio, rayo, tempestad, explosión, penetración de agua, humedad, accidente o sabotaje
o cualquier otro incidente cualquiera que sea su origen. Será el responsable por los daños y perjuicios
personales y/o materiales dentro y fuera de su stand por su personal a terceros y/o entre estos.
2.- El HOTEL WYNDHAM SAN JOSE HERRADURA contará con agentes de seguridad para brindar
una seguridad preventiva y se reserva el derecho de admisión para evitar la presencia de personas que
amenacen la tranquilidad y seguridad del evento.
3.- El HOTEL WYNDHAM SAN JOSE HERRADURA tiene una póliza de responsabilidad civil para cubrir
los riesgos generales de Expo Novia 2015.
4.- Los Expositores pueden suscribir una póliza de responsabilidad civil que ampare los bienes propios que
incorpore a su stand y su personal, así como cualquier otra póliza que considere conveniente.
5.- El HOTEL WYNDHAM SAN JOSE HERRADURA NO posee seguro sobre robo o daño de los equipos
y/o materiales expuestos por los Expositores.
6.- El Expositor deberá presentarse en la feria una hora antes de que se abran las puertas al público para
tomar posesión de su stand y deberá de retirarse en la noche a la hora que la organización lo indique, a
través de los agentes de seguridad.
7.- El HOTEL WYNDHAM SAN JOSE HERRADURA no permitirá el ingreso a los stands de ningún expositor
antes o después de la hora estipulada para entrar y salir del Centro de Convenciones.
8.- El HOTEL WYNDHAM SAN JOSE HERRADURA no permitirá que durante las horas de cierre al público
permanezcan personas dentro del salón.
OBLIGACIONES DEL EXPOSITOR:
1.- El Expositor deberá de realizar la promoción y publicidad de sus productos y/o servicios dentro del área
de metros cuadrados del stand contratado, sin interrumpir espacios comunes y de otros participantes. No
está permitido que reparta material promocional ni materiales publicitarios fuera de su stand.
2.- La decoración del stand queda a criterio del Expositor, siempre y cuando respete los lineamientos establecidos
en el presente Reglamento del Expositor de Expo Novia 2015.
3.- Los gastos de traslado, instalación y mantenimiento de los bienes, son responsabilidad y serán sufragados
por cada Expositor. Asimismo, son de entera responsabilidad del Expositor todos los pasos a seguir para la
correcta utilización del stand.
4.- No está permitido clavar, pintar, pegar, perforar, manchar o dañar las paredes, escenario y demás instalaciones
del Centro de Convenciones.
5.- El Expositor se compromete a mantener en impecables condiciones su stand durante los días de la feria.
6.- Los sistemas de audio y video podrán utilizarse en el stand, siempre y cuando no sobrepasen los 60
decibeles, esto con el objetivo de que no molesten a los demás expositores y no interfieran con el desarrollo
general de la feria.
7.- Cada Expositor es responsable de su personal y asumirá el carácter de patrono para todos los efectos
legales correspondientes, con lo que desliga al HOTEL WYNDHAM SAN JOSE HERRADURA de cualquier
conflicto que se suscite entre el Expositor y su personal.
8.- El Expositor deberá de retirar todo el material y objetos de su stand al finalizar el desmontaje de la feria, en
caso contrario El HOTEL WYNDHAM SAN JOSE HERRADURA NO se hace responsable ni guardará ningún
objeto dejado.
9.- El Expositor deberá entregarle las facturas a sus clientes de las ventas que realice durante la feria. El HOTEL
WYNDHAM SAN JOSE HERRADURA no se hace responsable de los trámites que en este sentido realice el
Expositor.
10.- Los Expositores deberán de iniciar y concluir sus actividades en el stand de acuerdo al horario y fechas
establecidas de la feria. Está totalmente prohibido retirarse de la feria antes de que ésta finalice.
11.- La aceptación y envío del formulario de Venta de Stand significa que el Expositor ha leído y comprendido lo
dispuesto en el Reglamento para el Expositor y que lo acepta sin ninguna restricción ni condición de su parte.
12.- Están totalmente prohibidas las conductas inapropiadas por parte del Expositor y su personal, además
de la exhibición o comercialización de materiales, servicios y/o artículos que vayan en contra de la moral y las
buenas costumbres y/o constituyan conductas delictuosas o violatorias de los derechos de terceros asistentes
a la feria. Éstas serán sancionadas según lo determine El HOTEL WYNDHAM SAN JOSE HERRADURA y sin
responsabilidad para la misma.
13.- Sobre los accesos:
- La entrada de visitantes será por la puerta principal del salón Las Américas (parte baja).
- La entrada del Expositor será únicamente por la puerta anexa al salón Las Américas, deberán de
- La salida de visitantes será por la puerta principal del Vestíbulo Norte (parte alta).
portar el gafete al momento de hacer el ingreso.
- La entrada de modelos, instrumentos y músicos será únicamente por la puerta anexa del salón Las
- No se permite bloquear puertas de salida de emergencia con ningún tipo de material.
Américas. Habrá control con seguridad.
14.- Es obligación del expositor asistir a la reunión general (o en su defecto enviar a un representante) que se
programa días antes de la feria y en la cual se dan a conocer todos los detalles finales de organización y se
entregan los respectivos credenciales.
Construcción de stands:
1.- Las medidas del área construida deben coincidir con el área comprada. No se permitirá bajo ninguna
circunstancia que el Expositor sobrepase las medidas establecidas para su espacio.
2.- Los materiales a utilizar deben ser livianos y no deben de poner en riesgo al visitante ni a los stands vecinos.
3.- En cuanto a la altura:
- Salón Las Américas y sus pasillos (parte baja del Centro de Conferencias): la altura recomendada es
2.48 metros y será la máxima permitida en esta área.
- Salón La Paz, Vestíbulo Norte y Vestíbulo Sur: la altura recomendada es de 2.48 metros y la máxima
permitida en estas áreas será de 3 metros.
- En caso de incumplir este lineamiento, la Organización tomará las medidas que considere pertinentes
para sancionar la violación de la norma, desde el cobro de una multa correspondiente al 30% del
valor TOTAL del stand, hasta la NO participación en el evento de la empresa infractora sin el reintegro
del dinero cancelado hasta el momento.
4.- El acabado final de los stands, no sólo debe contemplar el área a exhibir sino también las paredes traseras
y laterales que dan hacia sus vecinos.
5.- El Expositor debe tomar en cuenta que queda absolutamente prohibido clavar, pintar o sujetar del inmueble
propaganda o agregar cualquier tipo de información en los muros, pisos, techos y demás elementos del Centro
de Convenciones, siendo responsable por los daños que ello ocasione en el evento de no atender dicha
disposición.
6.- En la realización del montaje y desmontaje se deberá respetar el suelo, paredes y demás instalaciones del
Centro de Convenciones, estando totalmente prohibido alterar los mismos.
7.- Los trabajos a realizar en el ensamblaje del stand se efectuarán dentro del área del mismo y bajo
ningún concepto y en ningún caso, en otras áreas del Centro de Convenciones.
8.- Está terminantemente prohibido la sujeción de cualquier tipo de anclaje a techos, pilares, así como
pintar dentro del Centro de Convenciones.
9.- En caso de que no tenga proveedor para la construcción de su stand, puede contactar a nuestra socia
comercial, la empresa Cede Eventos, con las señoritas Hazel Barrantes o Karol Chinchilla a los correos
electrónicos [email protected] / [email protected] o al teléfono 2209-9800.
HORARIO DE LA FERIA:
EDICIÓN JULIO
Fecha y horario de montaje:
Jueves 9 de julio de 7:00 a.m. a 10:00 p.m.
Viernes 10 de julio 7:00 a.m. a 10: 00 a.m.
Horario al público:
Viernes 10 de julio de 12:00 m.d. a 9:00 p.m.
Sábado 11 de julio de 10:00 a.m. a 9:00 p.m.
Domingo 12 de julio de 10:00 a.m. a 8:00 p.m.
Fecha y horario de desmontaje:
Domingo 12 de julio de 8:00 p.m. a 11:00 p.m.
Lunes 13 de julio de 7:00 a.m. a 12:00 m.d.
CESIÓN DEL ESPACIO DEL STAND:
El Expositor NO podrá alquilar, donar, transferir, vender, prestar ni ceder el stand contratado.
LIMPIEZA:
El HOTEL WYNDHAM SAN JOSE HERRADURA dispondrá de limpieza para las áreas comunes del
Centro de Convenciones. La limpieza de los stands estará a cargo de cada Expositor, quienes deberán de
mantenerlos en condiciones impecables de aseo y orden.
DISPOSICIONES FINALES:
1.- El HOTEL WYNDHAM SAN JOSE HERRADURA se reserva el derecho de reproducir y difundir el
registro de imagen de la feria, así como los detalles interiores y exteriores de los stands y comercializar
las imágenes obtenidas, por lo que los Expositores autorizan a ceder derechos de imagen y el uso de su
nombre a cualquier medio publicitario sin que medie compensación adicional o monetaria.
2.- Con el fin de reservarnos el derecho de admisión, se cobrará la entrada al público por un valor de
¢3.000.
3.- El incumplimiento por parte de los Expositores a las reglas de participación establecidas en este
reglamento dará derecho al HOTEL WYNDHAM SAN JOSE HERRADURA a disponer del stand, desalojando
al Expositor de forma inmediata, reservándose la organización el derecho de admisión a futuras ediciones.
4.- Los Expositores liberan al HOTEL WYNDHAM SAN JOSE HERRADURA de toda responsabilidad,
por lo que aceptan y declaran que comprenden todas las cláusulas anteriores y renuncian a reclamar por
cualquier medio, daño, pérdida o perjuicio de los bienes expuestos dentro del Centro de Convenciones del
HOTEL WYNDHAM SAN JOSE HERRADURA.
Cualquier situación que ocurra con respecto a ambas ferias y que se haya previsto en el presente
reglamento, se resolverá conforme a Derecho.
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