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Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones

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Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones
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Guía para elaborar el
Plan Anual de Adquisiciones
G-EPAA-01
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Guía para elaborar el
Plan Anual de Adquisiciones
Colombia Compra Eficiente presenta esta guía para la preparación y actualización de los Planes Anuales de
Adquisiciones la cual está dirigida a los servidores públicos que participan de su elaboración y de los procesos de
compra y contratación pública. Esta guía busca que el Plan Anual de Adquisiciones sea una herramienta para:
(i)
que las entidades contratantes aumenten la probabilidad de lograr mejores condiciones de competencia
a través de la participación de un mayor número de oferentes; y
(ii)
que el Estado cuente con información uniforme que le permita realizar compras coordinadas y
colaborativas.
Esta guía busca un equilibrio entre autonomía y control en la elaboración y actualización del Plan Anual de
Adquisiciones, ofreciendo al servidor público encargado elementos de análisis y construcción sin establecer
normas restrictivas.
¿Por qué un Plan Anual de Adquisiciones?
El Plan Anual de Adquisiciones busca comunicar información útil y temprana a los proveedores potenciales de
las entidades estatales, para que éstos participen de las adquisiciones que hace el Estado.
¿Qué es el Plan Anual de Adquisiciones?
El Plan Anual de Adquisiciones es una herramienta para: (i) facilitar a las entidades estatales identificar, registrar,
programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y (ii) diseñar estrategias de contratación
basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación.
Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones
02
¿Para qué se usa el Plan de Compras, Plan de Adquisición
de Bienes o Servicios o el Plan Anual de Adquisiciones actualmente?
Para identificar y justificar el valor total de recursos requeridos por la entidad para compras y contratación.
Como referente inicial para evaluar el nivel de ejecución del presupuesto.
Para pronosticar la demanda de bienes y servicios de la entidad durante el año referido en el Plan.
¿Qué busca Colombia Compra Eficiente con los cambios sugeridos?
Propiciar una comunicación temprana con los posibles proveedores y promover su participación en los
procesos de compra.
Identificar sinergias entre las entidades estatales para realizar compras en bloque, coordinadas y
colaborativas.
Identificar insumos para desarrollar nuevas estrategias y herramientas de contratación.
Lista de verificación para elaborar o
actualizar el Plan Anual de Adquisiciones
La siguiente lista de pasos ayudará a las entidades estatales a cumplir todas las etapas del proceso para
elaborar el Plan Anual de Adquisiciones.
1. Preparación del equipo
2. Declaración estratégica
3. Detalles de los bienes, obras o servicios
4. Información para los proveedores
5. Principales objetivos
6. Advertencia
7. Publicación y Actualización
8.Formato
Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones
03
01
Preparación del equipo
La entidad estatal debe:
(i)
(ii)
(ii)
designar un funcionario encargado del Plan Anual de Adquisiciones;
conformar un equipo de apoyo; y
organizar un cronograma para la elaboración y actualización del Plan Anual de Adquisiciones.
El funcionario encargado de la elaboración y actualización del Plan Anual de Adquisiciones es responsable de:
Obtener la información necesaria para diligenciar el Plan Anual de Adquisiciones.
Diligenciar el documento.
Solicitar la aprobación del Plan Anual de Adquisiciones.
Publicar el Plan Anual de Adquisiciones.
Revisar y actualizar el Plan Anual de Adquisiciones.
El Plan Anual de Adquisiciones requiere del conocimiento y experiencia de las personas que trabajan en las
distintas áreas de la entidad estatal, por lo cual Colombia Compra Eficiente recomienda la conformación de un
equipo multidisciplinario que apoye al funcionario a cargo de la elaboración y actualización del Plan Anual de
Adquisiciones.
Así mismo, Colombia Compra Eficiente recomienda la elaboración de un cronograma de actividades que
muestre en detalle las etapas de planeación y diligenciamiento del Plan Anual de Adquisiciones al interior de la
entidad estatal, especificando las actividades coordinadas por el funcionario encargado y señalando el tiempo
requerido para cada una de ellas.
02
Declaración estratégica
La declaración estratégica sirve para que el potencial proveedor conozca el contexto de la entidad y pueda
proponer soluciones a la medida. La declaración estratégica está compuesta por:
Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones
04
a. Nombre de la entidad
b. Dirección
c. Teléfono
d. Página web
e. Perspectiva estratégica (incluyendo iniciativas clave, información útil para posibles proveedores,
número de personas que trabajan en la entidad, políticas y programas previstos para el año para
el cual es elaborado el Plan Anual de Adquisiciones y presupuesto anual).
f. Información de contacto
g. Valor total del PAA
h. Límite de contratación de menor cuantía
i. Límite de contratación de mínima cuantía
j. Fecha de última actualización del PAA
03
Detalle de los bienes, obras o servicios
La entidad estatal debe separar:
(i)
los bienes, obras y servicios que ha identificado plenamente; y
(ii)
las necesidades que ha identificado pero que desconoce el producto preciso que las satisface, caso
en el cual debe incluir la descripción de la necesidad y los posibles códigos de los bienes y servicios
que podrían suplir la necesidad.
El funcionario encargado debe trabajar de cerca con las personas que mejor conocen las necesidades para
describir la necesidad y especificar los resultados que busca, y/o para identificar el bien, obra o servicio
específico.
Los bienes, obras y servicios identificados plenamente deben ser enumerados utilizando el Clasificador de
Bienes y Servicios de Naciones Unidas con el máximo nivel posible de descripción de este clasificador.
Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones
05
Para acceder al Clasificador de Bienes y Servicios ingrese a http://www.colombiacompra.gov.co/es/
compradores. Para consultar la guía para clasificar ingrese a http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/
files/manuales/manualclasificador.pdf.
En algunos casos es necesario incluir descripciones adicionales relativas a las características físicas, tales
como dimensiones, color, unidad de medida.
Las siguientes preguntas guían al encargado para que determine si es necesario incluir características
adicionales en el Plan Anual de Adquisiciones:
¿Es la unidad de medida un elemento determinante para que el proveedor pueda planear su
propuesta?
¿Es la identificación precisa y detallada del bien o producto un elemento esencial para que una
propuesta satisfaga la necesidad de la entidad estatal?
¿Es la identificación precisa y detallada una característica determinante de la utilidad del bien y de su
pertinencia para satisfacer la necesidad de la entidad estatal?
¿Es la cantidad una característica que puede modificar el tiempo requerido para que el oferente
pueda planear su propuesta?
¿Es la cantidad una característica que excluye a posibles proveedores de participar en un proceso de
selección?
04
Información para los proveedores
Es recomendable que ponga a disposición los datos de contacto del funcionario encargado de la
adquisición de los bienes, obras y servicios identificados en el Plan Anual de Adquisiciones para que los
interesados puedan obtener información adicional.
Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones
06
05
Principales objetivos
Se recomienda que el funcionario encargado incluya la siguiente declaración sobre los principales objetivos
del Plan Anual de Adquisiciones en el documento:
El principal objetivo del Plan Anual de Adquisiciones es permitir que la entidad estatal
aumente la probabilidad de lograr mejores condiciones de competencia a través de la
participación de un mayor número de operadores económicos interesados en los procesos
de selección que se van a adelantar durante el año fiscal, y que el Estado cuente con
información suficiente para realizar compras coordinadas.
06
Advertencia
Se recomienda que el funcionario encargado incluya la siguiente declaración sobre la naturaleza del Plan
Anual de Adquisiciones en el documento:
El Plan Anual de Adquisiciones (PAA) es un documento de naturaleza informativa y las adquisiciones
incluidas en el mismo pueden ser canceladas, revisadas o modificadas. Esta información no
representa compromiso u obligación alguna por parte de la entidad estatal ni la compromete a
adquirir los bienes, obras y servicios en él señalados.
07
Actualización y publicación
El Plan Anual de Adquisiciones debe publicarse antes del 31 de enero de cada año y actualizarse por
lo menos una vez al año. Los funcionarios encargados deben hacerse las siguientes preguntas para
determinar si es necesario realizar actualizaciones adicionales en el transcurso del año:
¿La Entidad ha modificado alguno de sus objetivos estratégicos?
¿La Entidad ha incrementado el número de empleados?
¿La Entidad ha adquirido nuevas funciones?
¿La Entidad planea cambiar la ubicación de su sede?
¿La Entidad requiere de adquisiciones estratégicas no reflejadas originalmente
en el Plan Anual de Adquisiciones?
Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones
07
08
Modelo de Plan Anual de Adquisiciones
El principal objetivo del Plan Anual de Aquisiciones es permitir que la entidad estatal aumente la probabilidad
de lograr mejores condiciones de competencia a través de la participación de un mayor número de operadores
económicos interesados en los procesos de selección que se van a adelantar durante el año fiscal, y que el Estado
cuente con información suficiente para realizar compras coordinadas.
a. Información General de la Entidad
Nombre
Entidad ABC
Dirección
Calle 20 No. 40-60 Bogotá
Teléfono
(1) 630 000
Página web
www.entidadabc.gov.co
Misión y visión
La Entidad ABC se dedica a promover y proteger los derechos de los ciudadanos en zonas de frontera. La
Entidad ABC será reconocida en 2014 por la comunidad de las poblaciones de frontera como una institución líder en la protección de derechos fundamentales.
Perspectiva estratégica
La Entidad ABC tiene 2 programas estratégicos: (i) el programa Derechos Para Todos para la difusión de
derechos fundamentales y (ii) el programa Familias de Frontera para la prevención de la violencia intrafamiliar
en las zonas de frontera.La entidad cuenta con sedes en Tumaco, Puerto Asís, Leticia, Cúcuta y Riohacha.
Todas las compras se centralizan en Bogotá y la logística es asumida por la entidad. La Entidad ABC cuenta
con una planta de personal de 55 personas y un presupuesto anual de $3.000.000.000.
Información de contacto
Juan Pérez
Jefe de Adquisiciones
Tel: (1) 630 000 ext. 1234
[email protected]
Valor total del PAA
$1.535.000.000
Límite de contratación menor cuantía
$165.060.000
Límite de contratación mínima cuantía
$16.506.000
Fecha de última actualización del PAA
5/01/13
Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones
08
b. Adquisiciones Planeadas
Descripción
Fecha
estimada
de inicio de
proceso de
selección
Duración
estimada
del
contrato
Modalidad
de
selección
76111501
90101700
Servicio de aseo
y cafetería para
las sedes de la
entidad ubicadas
en Tumaco, Puerto
Asis y Leticia.
Abril
2013
9 meses
Licitación
78101501
Servicio de transporte de carga de
Bogotá a las sedes ubicadas en
Tumaco, Puerto
Asís y Leticia.
Abril
2013
2 años
Licitación
Recursos
propios
44111905
Tableros de
160cm x 300 cm
para entrega en
Bogotá.
Octubre
2013
N/A
Selección
abreviada
Recursos
propios
80101602
Estudio de violencia intrafamiliar
en Norte de
Santander con
análisis basado en
estudios de caso y
análisis cuantitativo
de información recogida en campo.
Junio
2013
4 meses
Concurso
de méritos
14111500
44103100
44121600
44121700
44121800
Suministro de
elementos de
papelería y útiles
de oficina en todas
las sedes.
Marzo
2013
10 meses
Mínima
Cuantía
Código
UNSPSC
Fuente
de los
recursos
Valor total
estimado
¿Se
Estado de
Valor
requieren solicitud de
estimado en la
vigencias vigencias
vigencia actual
futuras?
futuras
Datos de contacto
del responsable
$300.000.000
No
N/A
Diana Rodríguez
Analista de adquisiciones
630 0000 ext: 1390
[email protected]
$3.000.000.000
$900.000.000
Sí
No
solicitadas
Diana Rodríguez
Analista de adquisiciones
630 0000 ext: 1390
[email protected]
$20.000.000
$20.000.000
No
N/A
Diana Rodríguez
Analista de adquisiciones
630 0000 ext: 1390
[email protected]
Recursos
corrientes $300.000.000
(del Tesoro)
Recursos
corrientes $300.000.000
(del Tesoro)
$300.000.000
No
N/A
Juan Pérez
Jefe de Adquisiciones
Tel: 630 0000 ext. 1345
[email protected]
Recursos
corrientes $15.000.000
(del Tesoro)
$15.000.000
No
N/A
Juan Pérez
Jefe de Adquisiciones
Tel: 630 0000 ext. 1345
[email protected]
Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones
09
c. Necesidades Adicionales
Descripción
Aumentar la cobertura del Programa Familias de
Frontera en Putumayo
Posibles códigos UNSPSC
80141902
82100000
Datos de contacto del responsable
Juan Pérez
Jefe de Adquisiciones
Tel: 630 0000 ext. 1345
[email protected]
El Plan Anual de Adquisiciones es un documento de naturaleza informativa y las adquisiciones incluidas en el
mismo pueden ser canceladas, revisadas o modificadas. Esta información no representa compromiso u obligación
alguna por parte de la entidad estatal ni la compromete a adquirir los bienes, obras y servicios en él señalados.
Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones
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