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manual de organización de oficialía mayor
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
DE OFICIALÍA MAYOR
FECHA DE EMISIÓN
NOVIEMBRE
2003
PÁGINA
MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE
OFICIALÍA MAYOR
1
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
DE OFICIALÍA MAYOR
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NOVIEMBRE
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ÍNDICE
Página
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
IX.
Introducción
Antecedentes
Marco Jurídico – Administrativo
Atribuciones
Estructura Orgánica
Organigrama
Misión
Visión
Descripción de Áreas
500
Oficialía Mayor
500.01
Unidad de Proyectos y Desarrollo Integral
500.00.00.00.01
Asesor
500.00.00.01
Dirección de Asuntos Específicos
500.00.00.01.01
Subdirección de Evaluación y Seguimiento de Metas
500.00.01
Unidad de Vinculación Interinstitucional
500.00.02
Unidad de Administración Interna y Vinculación
500.00.02.01
Subdirección de Finanzas, Presupuesto y Contabilidad
500.00.02.01.01
Departamento de Presupuesto
500.00.02.01.02
Departamento de Contabilidad
500.00.02.01.03
Departamento de Finanzas
500.00.02.02
Subdirección de Seguimiento y Control de Gestión
500.00.02.02.01
Departamento de Seguimiento
500.00.02.02.02
Departamento de Control de Gestión
500.00.02.03
Subdirección de Recursos Materiales y Servicios
Generales
500.00.02.03.01
Departamento de Adquisiciones e Inventarios
500.00.02.03.02
Departamento de Servicios Generales y Protección Civil
500.00.02.04
Subdirección de Recursos Humanos
500.00.02.04.01
Departamento de Remuneraciones
500.00.02.04.02
Departamento de Recursos Humanos
500.00.00.00.00.01 Departamento de Apoyo Técnico
500.00.00.00.00.02 Departamento de Apoyo Informático
3
4
8
12
15
16
17
17
18
18
20
22
24
26
28
30
32
34
36
38
40
42
44
45
X.
Glosario de términos
62
XI.
Directorio
65
47
49
51
54
56
58
60
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I. INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Organización de Oficialía Mayor, ha sido elaborado con el propósito de
brindar en forma ordenada y sistemática, la información estructural y organizacional que
sustenta la conformación de esta área.
Asimismo, expone el Marco Jurídico enunciando en él las disposiciones constitucionales, Leyes,
Decretos, Reglamentos y Normas que regulan la actividad institucional. Dentro de este contexto
presenta además, las atribuciones conferidas a la Oficialía Mayor.
En el aspecto organizacional, incluye la estructura orgánica correspondiente, relacionando
ordenada y sistemáticamente las áreas adscritas a la Oficialía Mayor, codificadas de tal forma,
que es posible visualizar los niveles jerárquicos y las relaciones de dependencia, así como el
organigrama en el que se representa gráficamente dicha estructura.
El Manual de Organización se deberá actualizar periódicamente, conforme a las modificaciones o
reestructuraciones que se autoricen en el área.
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II. ANTECEDENTES
Desde el período de la Edad Media ya se puede apreciar el paso del administrador familiar, por
llamarlo de algún modo, a la condición de servidor público, pues durante el Medioevo se utilizaba
el vocablo latino officium para nombrar a toda persona que desempeñara un cargo público.
Entonces al constituirse los estados-nación, la figura de este varón erudito se institucionalizó
definitivamente a través de una secretaría técnica, constituida por asesores y empleados peritos
en la administración pública y dirigida o englobada por una Oficialía Mayor a cargo de un
profesional de confianza docto en la materia, el cual era seleccionado cuidadosamente entre los
más calificados miembros de una academia de ciencias o institución superior.
Evidentemente, esta función llegó al Perú con las instituciones españolas y quien la ejercía era
llamado Oficial Real. Con la independencia, esta figura se mantuvo dentro de la administración
pública, tanto a nivel del Poder Ejecutivo como del Legislativo, y adquirió el nombre de Oficial
Mayor. Por lo tanto, la denominación Oficial Mayor no era exclusiva del Congreso; otras
entidades también contaban con ella. Sin embargo, en éste ha adquirido un carácter tradicional
que perdura hasta la fecha.
A manera de apunte etimológico, la denominación Oficial Mayor está compuesta de dos palabras:
Oficial y Mayor. La primera, procede del latín Officium, término que designaba durante la Edad
Media a todo aquél que desempeñaba un cargo público. Por otra parte, unida a la anterior, la
palabra Mayor significa en este caso “principal”, “primero en categoría” o “jefe”.
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En la actualidad las Secretarías de Estado cuentan con Oficial Mayor, se desconoce la fecha de
creación sin embargo para la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y
Alimentación, partiremos del 13 de mayo de 1891 cuando la Ley de Secretaría de Estado le
otorga el rango de Secretaría, desde entonces se encuentra la figura encargada de las finanzas y
de los asuntos más importantes de la administración, a través de los años esta figura se
institucionalizó en una Secretaría Técnica, constituida por asesores y empleados peritos en la
Administración Pública, dirigidos por el Oficial Mayor.
En 1989, a raíz del cambio de administración y con fundamento en el Reglamento Interior
publicado en el Diario Oficial de la Federación, el 10 de abril del mismo año, la Secretaría se
adecua orgánicamente. La Contraloría Interna desaparece de la estructura básica y se constituye
en una Unidad conformada con puestos homólogos de autorización específica, la cual no genera
estructura orgánica y pasa a depender directamente de la Oficialía Mayor.
En 1990 la Oficialía Mayor contaba con las siguientes áreas: la Dirección General de
Programación, Organización y Presupuesto, la Dirección General de Administración de Personal y
la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales.
Derivado del cumplimiento de las “Medidas Estructurales para la Reducción del Gasto en
Servicios Personales de Confianza”, dictadas por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público
aplica el programa de Redimensionamiento de la plantilla de personal de confianza, obteniendo
una reducción del 30% en el costo de la nómina de dicho personal, de la cual el 50% se destina
a la conversión de plazas de alto nivel de responsabilidad.
Conforme a lo anterior, la Oficina del C. Oficial Mayor elimina 4 departamentos y transfiere una
plaza a la Coordinación General de la Unidad de Comunicación Social.
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Una vez aplicado el programa de redimensionamiento, la estructura orgánica del C. Oficial Mayor
queda integrada por treinta y un plazas, de las cuales 20 de adscriben definitivamente, y 11 de
las 12 plazas que conforman la Coordinación General de la Unidad de Apoyo a los Esfuerzos de
Federalización en Materia de Agricultura se le asignan de manera temporal.
Dado que la Coordinación General de la Unidad de Apoyo a los Esfuerzos de Federalización en
Materia de Agricultura, se autorizó con una vigencia temporal de 18 meses a partir del 1º. de
abril de 1995, en febrero de 1997 se autoriza la incorporación de las 12 plazas homólogas de
autorización específica a la oficina del C. Secretario. Por lo que la Oficialía Mayor queda integrada
únicamente por veinte plazas: 1 Oficial Mayor, 1 Coordinación de Asesores de S.P.S. 35, 1
Secretario Particular de S.P.S. 35, 1 Coordinación Administrativa de S.P.S. 35, 1 Asesor de S.P.S.,
1 Dirección de Área, 4 Subdirecciones de Área Homólogas de autorización específica, 1
Departamento homólogo por norma y 9 Departamentos homólogos de autorización específica.
Con la publicación del Reglamento Interior de la Secretaría (D.O.F. 10 de julio del 2001) se
modifica su estructura básica, en cuanto a la Oficialía Mayor sus tres Direcciones Generales
cambian de denominación la Dirección General de Programación y Presupuesto por la Dirección
General de Eficiencia Financiera y Rendición de Cuentas, la Dirección General de Administración
de Personal por la Dirección General de Desarrollo Humano y Profesionalización, la Dirección
General de Recursos Materiales y Servicios Generales por la Dirección General de Proveeduría y
Racionalización de Bienes y Servicios, además se incorporo la Dirección General de Promoción de
la Eficiencia y Calidad en los Servicios.
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Asimismo desaparecen las subdirecciones administrativas de las Direcciones Generales y se crea
la Unidad de Administración Interna y Vinculación de Oficialía Mayor, misma que a la
optimización en la ejecución de las atribuciones y facultades que le fueron encomendadas, se le
dictaminó una estructura orgánica con vigencia del 16 de julio del 2001, y consta de 1 Oficial
Mayor con puesto de estructura, y 21 puestos homólogos, los cuales se indican a continuación; 1
Dirección General, 2 Direcciones Generales Adjuntas, 1 Dirección de Área, 5 Subdirecciones de
Área, 1 Asesor de S.P.S. 36 y 11 Departamentos.
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III. MARCO JURÍDICO - ADMINISTRATIVO
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
D.O.F. 5/II/1917 y sus reformas y adiciones
LEYES
Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado
D.O.F. 28/XII/1963 y sus reformas y adiciones
Ley Federal del Trabajo
D.O.F. 1/IV/1970 y sus reformas y adiciones
Ley de Premios, Estímulos y Recompensas Civiles
D.O.F. 31/XII/1975 y sus reformas y adiciones
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal
D.O.F. 29/XII/1976 y sus reformas y adiciones
Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal
D.O.F. 31/XII/1976 y sus reformas y adiciones
Ley del Instituto de Seguridad y Servicio Social de los Trabajadores al Servicio del Estado.
D.O.F. 27/XII/1983 y sus reformas y adiciones
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Ley Federal de Procedimiento Administrativo
D.O.F. 4/VIII/1994 y sus reformas y adiciones
Ley del Impuesto sobre la Renta
D.O.F. 24/I/2002 y sus reformas y adiciones
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos
D.O.F. 13/III/2002
Ley de Ingresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2003
D.O.F. 30/XII/2002
CÓDIGOS
Código Civil para el Distrito Federal en Materia Común y para toda la República en Materia
Federal.
D.O.F. 26/V/1928
Código Fiscal de la Federación
D.O.F. 31/XII/1981 y sus reformas y adiciones
REGLAMENTOS
Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal
D.O.F. 18/X/1981
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Reglamento de Prestaciones Económicas del ISSSTE.
D.O.F. 19/IV/1994
Reglamento Interior de la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y
Alimentación.
D.O.F. 10/VII/2001.
DECRETOS
Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal del año 2003.
D.O.F. 30/XII/2002
ACUERDOS
Acuerdo por el que se establecen los lineamientos para el arrendamiento de inmuebles por parte
de las dependencias de la Administración Pública Federal, en su carácter de arrendatarias.
D.O.F. 3/II/1997
Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo
de conservación del Archivo Contable gubernamental.
D.O.F. 25/VIII/1998
Acuerdo por el que se expide el Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública
Federal.
D.O.F. 13/X/2000
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Acuerdo por el que se expide el Manual de Normas Presupuestarias para la Administración
Pública Federal, SHCP.
D.O.F. 03/IX/2002
Acuerdo por el que se expide el Manual de Percepciones de la Administración Pública Federal.
D.O.F. 30/v/2003
NORMAS
Norma que regula las Jornadas y Horarios de Labores en la Administración Pública Federal
Centralizada, SHCP-SECODAM.
D.O.F. 15/III/1999
DIVERSOS
Condiciones Generales de Trabajo de la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural y
Pesca y Alimentación.
01/XI/2001
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IV. ATRIBUCIONES
Artículo 9º Del Reglamento Interior. Además de las facultades señaladas en el artículo 8°,
corresponderá al Oficial Mayor el ejercicio de las siguientes atribuciones:
I.
Establecer políticas, normas, sistemas y procedimientos para la organización y
funcionamiento de la Secretaría, la administración de recursos humanos, financieros,
informáticos, materiales y servicios generales de la Dependencia, así como dar
seguimiento y verificar su observancia.
En materia de recursos informáticos y adquisiciones de bienes y servicios el
establecimiento de políticas, normas, sistemas y procedimientos se hará de conformidad
con los acuerdos emitidos por el Comité de Informática y el Comité Central de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, en los que participan las Unidades
Administrativas de la Secretaría;
II.
Someter a la consideración del
Secretario los anteproyectos de programas de
presupuesto anual, el presupuesto anual de la Secretaría y del sector Coordinado, los
demás programas que le encomiende, así como la Cuenta de la Hacienda Pública Federal
en lo correspondiente a la Secretaría;
III.
Acordar y autorizar el ejercicio de los recursos presupuestales asignados a la Secretaría;
IV.
Acordar y expedir los nombramientos de los servidores públicos, resolver sobre los casos
de terminación de sus efectos, así como acordar los movimientos de personal;
V.
VI.
Acordar y autorizar el pago de cualquier remuneración al personal;
Conducir las relaciones laborales;
VII.
Establecer las bases y lineamientos para la administración de las prestaciones y servicios
sociales a que tienen derecho los trabajadores de la Secretaría y sus familiares
derechohabientes;
VIII.
Proponer al Secretario la designación o remoción, en su caso, del representante de la
Secretaría ante la Comisión Mixta de Escalafón, así como ordenar que dicho escalafón se
mantenga actualizado y se difunda;
IX.
Proponer las Condiciones Generales de Trabajo, vigilar su cumplimento y difundirlas
entre el personal de la Secretaría;
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X.
Acordar los sistemas de motivación al personal, otorgar los estímulos y recompensas que
se prevean en la Ley y en las Condiciones Generales de Trabajo, así como imponer y
revocar, con base en las mismas y de acuerdo con los lineamientos que marque el
Secretario, las sanciones por incumplimiento a las obligaciones laborales;
XI.
Acordar y autorizar la adquisición y suministro de bienes y servicios necesarios para el
desarrollo de los programas de las Unidades Administrativas Centrales y supervisar las
que hagan las Delegaciones y los Órganos Administrativos Desconcentrados;
XII.
Autorizar el programa interno de protección civil para el personal, instalaciones, bienes e
información de la Secretaría;
XIII.
Suscribir los convenios y acuerdos de coordinación o concertación que afecten el
presupuesto de la Secretaría y de sus órganos administrativos desconcentrados, así
como aquellos que le sean señalados por delegación o le correspondan por suplencia;
XIV.
Suscribir o acordar la suscripción de los contratos, convenios, acuerdos y pedidos
relativos al ejercicio de sus atribuciones, así como los demás documentos que impliquen
actos de administración de acuerdo con las disposiciones legales aplicables y conforme a
los lineamientos que fije el Secretario;
XV.
Tramitar y autorizar las comisiones que desempeñen en el extranjero los servidores
públicos adscritos a las Unidades Administrativas Centrales, Delegaciones y a los
Órganos Administrativos Desconcentrados;
XVI.
Proponer el nombramiento o remoción de los responsables de las áreas administrativas
de las Delegaciones, así como opinar sobre las designaciones de las correspondientes de
los Órganos Administrativos Desconcentrados;
XVII.
Autorizar y formalizar las estructuras organizacionales presentadas por los titulares de
las Unidades Administrativas de la Secretaría;
XVIII.
Establecer y coordinar los programas de productividad, ahorro, transparencia y
desregulación de conformidad con la normatividad aplicable;
XIX.
Conducir el proceso interno de programación, control y evaluación del presupuesto,
vigilando el cumplimiento de las disposiciones normativas aplicables;
XX.
Acordar y presentar al Secretario la documentación necesaria para el ejercicio del
presupuesto en lo que corresponda a las erogaciones que deberán ser autorizadas por el
Secretario, conforme a la Ley y al presente Reglamento;
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XXI.
Conducir las negociaciones con la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, en materia
de programación y presupuestación de los ingresos de la Secretaría;
XXII.
Establecer y operar el sistema de orientación e información al público y la recepción de
sugerencias, y
XXIII.
Las demás que le señalen otras disposiciones legales o le confiera el Secretario.
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V. ESTRUCTURA ORGÁNICA
500
Oficialía Mayor
500.01
Unidad de Proyectos y Desarrollo Integral
500.00.00.00.01
Asesor
500.00.00.01
Dirección de Asuntos Específicos
500.00.00.01.01
Subdirección de Evaluación y Seguimiento de Metas
500.00.01
Unidad de Vinculación Interinstitucional
500.00.02
Unidad de Administración Interna y Vinculación
500.00.02.01
Subdirección de Finanzas, Presupuesto y Contabilidad
500.00.02.01.01
Departamento de Presupuesto
500.00.02.01.02
Departamento de Contabilidad
500.00.02.01.03
Departamento de Finanzas
500.00.02.02
Subdirección de Seguimiento y Control de Gestión
500.00.02.02.01
Departamento de Seguimiento
500.00.02.02.02
Departamento de Control de Gestión
500.00.02.03
Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales
500.00.02.03.01
Departamento de Adquisiciones e Inventarios
500.00.02.03.02
Departamento de Servicios Generales y Protección Civil
500.00.02.04
Subdirección de Recursos Humanos
500.00.02.04.01
Departamento de Remuneraciones
500.00.02.04.02
Departamento de Recursos Humanos
500.00.00.00.00.01
Departamento de Apoyo Técnico
500.00.00.00.00.02
Departamento de Apoyo Informático
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VI. ORGANIGRAMA
OFICIALÍA
MAYOR
ASESOR
UNIDAD DE
PROYECTOS Y
DESARROLLO
INTEGRAL
UNIDAD DE
VINCULACIÓN
INTERINSTITUCIONAL
UNIDAD DE
ADMINISTRACIÓN
INTERNA Y
VINCULACIÓN
DIRECCIÓN DE
ASUNTOS
ESPECÍFICOS
SUBDIRECCIÓN
DE EVALUACIÓN
Y SEGUIMIENTO
DE METAS
SUBDIRECCIÓN
DE FINANZAS,
PRESUPUESTO Y
CONTABILIDAD
SUBDIRECCIÓN
DE SEGUIMIENTO
Y CONTROL DE
GESTIÓN
SUBDIRECCIÓN
DE RECURSOS
MATERIALES Y
SERVICIOS
GENERALES
SUBDIRECCIÓN
DE RECURSOS
HUMANOS
DEPARTAMENTO
DE
PRESUPUESTO
DEPARTAMENTO
DE
SEGUIMIENTO
DEPARTAMENTO
DE
ADQUISICIONES
E INVENTARIOS
DEPARTAMENTO
DE
REMUNERACIONES
DEPARTAMENTO
DE APOYO
TÉCNICO
DEPARTAMENTO
DE
CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO
DE CONTROL DE
GESTIÓN
DEPARTAMENTO
DE SERVICIOS
GENERALES Y
PROTECCIÓN
CIVIL
DEPARTAMENTO
DE RECURSOS
HUMANOS
DEPARTAMENTO
DE APOYO
INFORMÁTICO
DEPARTAMENTO
DE FINANZAS
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VII. MISIÓN
La Oficialía Mayor es la encargada de proponer políticas y promover el uso de instrumentos de
administración con criterios de racionalidad, fomentar el óptimo aprovechamiento de los recursos
humanos, materiales, financieros e informáticos, así como vigilar el adecuado desempeño de las
funciones de las áreas que integran a la SAGARPA.
VIII. VISIÓN
Ser el área de la SAGARPA que en forma eficiente contribuya a contar con los recursos,
humanos, financieros y tecnológicos, que impulsen la satisfacción total de los requerimientos de
la Secretaría, a través del diseño de esquemas de administración eficientes y con un alto sentido
de calidad, humano y competitivo.
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IX. DESCRIPCIÓN DE ÁREAS
500 OFICIALÍA MAYOR
OBJETIVO
Establecer y conducir el proceso de administración de la Secretaría de Agricultura, Ganadería,
Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación, a fin de aprovechar óptimamente los recursos humanos,
materiales y financieros autorizados a las Unidades Administrativas, para el adecuado
desempeño de las funciones establecidas por las normas legales y reglamentarias y con base en
las políticas dictadas para el sector público por el Gobierno Federal.
FUNCIONES
Determinar los mecanismos que garanticen la administración adecuada y óptima de los
recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos que emplea la Secretaría para el
despacho de las funciones establecidas.
Representar y presidir las sesiones del Comité de Mejora Regulatoria Interna (COMERI), así
como autorizar la constitución de subcomités o su disolución, dirigir las sesiones del comité o
subcomité en los casos a tratar, en caso de empate emitir su voto de calidad.
Promover la transparencia y simplificación de las disposiciones administrativas internas,
mediante el diagnóstico de su aplicación y elaborar programas para su simplificación, con la
participación de las unidades administrativas involucradas.
Someter a la opinión de la Comisión Federal de Mejora Regulatoria (COFEMER) un programa
de mejora regulatoria en relación con la normatividad y trámites que aplica la dependencia.
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Conducir en el marco de la legalidad, las relaciones laborales de los servidores públicos, así
como acordar las reglas de actuación de los representantes de la Secretaría, ante las
diferentes comisiones que se integren.
Dirigir los mecanismos para la organización, desarrollo y ejecución del Servicio Civil de
Carrera, asimismo proponer programas y proyectos de especialización y definición de los
puestos tipo que coadyuven al mejor aprovechamiento de los recursos humanos con los que
cuenta la Secretaría.
Definir las bases y lineamientos sobre la administración de prestaciones y servicios, que
permitan elevar la calidad de vida y fomentar el esparcimiento de los trabajadores haciéndolo
extensivo a sus familiares.
Determinar, emitir y vigilar la normatividad en el proceso interno de programación,
presupuestación, evaluación presupuestal e informática, así como someter a la consideración
del Secretario del Ramo, el anteproyecto del presupuesto anual y vigilar la correcta aplicación
del ejercicio presupuestal.
Determinar estrategias tendientes a elevar la funcionalidad de las unidades administrativas a
su cargo, desarrollando y proponiendo técnicas administrativas acordes con las necesidades
de modernización y simplificación en los procesos que impliquen actos de administración.
Definir los parámetros y especificaciones de los programas que garanticen la seguridad del
personal, instalaciones, bienes e información de la Secretaría, poniendo en marcha el
programa interno de protección civil así como la normatividad para su operación, desarrollo y
vigilancia.
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500.01 UNIDAD DE PROYECTOS Y DESARROLLO INTEGRAL
OBJETIVO
Elaborar investigaciones de planeación estratégica y emitir diagnósticos técnicos y operativos en
materia administrativa, que permitan integrar y proponer proyectos para mejorar el
funcionamiento y alcance de programas y servicios que desarrollan las áreas de Oficialía Mayor.
FUNCIONES
Elaborar los objetivos, políticas y lineamientos de la Secretaría en materia administrativa para
proponer proyectos de planeación estratégica y programas integrales en coadyuvancia con
las áreas sustantivas de la Oficialía Mayor.
Coordinar la integración, desarrollo y ejecución de proyectos así como efectuar su
seguimiento para cumplir con los compromisos programáticos asumidos por la Oficialía Mayor
ante Globalizadoras.
Coordinar proyectos con las áreas sustantivas de la Oficialía Mayor para solucionar problemas
operativos que garanticen la consecución de sus objetivos.
Integrar diagnósticos técnicos y operativos en materia administrativa para identificar las
causas que obstaculizan el desarrollo eficiente de programas.
Proponer los proyectos en materia de transparencia, combate a la corrupción y aspectos de
administración para conocer con oportunidad los resultados y proponer, en su caso
alternativas de solución.
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Controlar los planes, proyectos y demás estudios de modernidad y eficiencia administrativa
que se desarrollen en la Dependencia.
Definir los parámetros y el alcance de los proyectos, mediante un seguimiento integral de los
resultados a fin de verificar el logro de los objetivos y metas establecidas.
Diseñar y proponer las directrices, normas y criterios técnicos para llevar a cabo el proceso
de planeación estratégica de manera paralela con las unidades administrativas.
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500.00.00.00.01
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ASESOR
OBJETIVO
Participar en la elaboración y seguimiento de estudios y proyectos de acciones estratégicas que
sirvan de apoyo para emitir opiniones, observaciones, recomendaciones y conclusiones que
permitan contribuir de manera oportuna y eficaz en la toma de decisiones de problemas
específicos.
FUNCIONES
Investigar, analizar, evaluar, sintetizar y emitir lineamientos técnicos para la innovación.
Elaborar ponencias o documentos para la participación institucional o personal en eventos
nacionales e internacionales del C. Oficial Mayor.
Gestionar ante la Coordinación General Jurídica, consultas y opiniones sobre la interpretación
de disposiciones jurídicas ante asuntos específicos que generen actos de administración.
Procesar información relativa a las actividades desarrolladas en la Oficialía Mayor que
permitan visualizar con mayor precisión problemas específicos.
Promover y fomentar la participación de las áreas que conforman la Oficialía Mayor para
organizar los planes y ejecutar programas comunes.
Desempeñar las comisiones que le encomiende el C. Oficial Mayor y mantenerlo informado
del desarrollo de las mismas.
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Levantamiento de minutas de trabajo y ayudas memoria de las reuniones en las que participa
la Oficialía Mayor, como las reuniones con las diversas áreas del sector.
Apoyar y asesorar a las Unidades Administrativas, en la atención y solución de los asuntos
encomendados por el C. Oficial Mayor.
Revisar el alcance de los proyectos propuestos por la Oficialía Mayor en materia de
transparencia, combate a la corrupción y aspectos de administración para conocer con
oportunidad los resultados y proponer, en su caso alternativas de solución.
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500.00.00.01
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DIRECCIÓN DE ASUNTOS ESPECÍFICOS
OBJETIVO
Realizar investigaciones técnico, jurídicas y participar con las áreas involucradas de Oficialía
Mayor para planear los programas de trabajo, a fin de obtener la información y elementos
necesarios para garantizar la correcta adecuación de asuntos específicos encomendados por el
Oficial Mayor.
FUNCIONES
Participar, revisar e integrar expedientes técnico jurídicos de la Oficialía Mayor, así como
preparar documentación que presente alternativas de solución.
Supervisar el seguimiento de asuntos de requieran la intervención jurídica ante el Órgano
Interno de Control sobre auditorías practicadas a la Oficialía Mayor
Proponer procedimientos legales que permitan al Oficial Mayor tomar alternativas viables que
brinden jurídicamente la solución de asuntos específicos.
Apoyar en eventos de carácter laboral ante la representación sindical, proyectando convenios
y/o acuerdos competencia de la Oficialía Mayor.
Diseñar y proponer mecanismos de evaluación y seguimiento de resultados de la Oficialía
Mayor, para promover el cumplimiento de las metas negociadas que a la vez contribuyan a
garantizar el mejor desempeño de las funciones encomendadas.
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Establecer los mecanismos de análisis para la revisión de los documentos que permita dar
seguimiento a las propuestas planteadas por las diferentes unidades de la Dependencia y/o
Sector Coordinado.
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500.00.00.01.01 SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE METAS
OBJETIVO
Promover análisis, sugerencias y recomendaciones en la elaboración de procedimientos y
elementos para la toma de decisiones necesarias para el diseño e instrumentación de políticas
administrativas, a fin de contribuir en el establecimiento y conducción del proceso administrativo,
así como recibir y transmitir información sobre diversos procedimientos correspondientes a la
Oficialía Mayor.
FUNCIONES
Diseñar y proponer mecanismos de evaluación y seguimiento de resultados de la Oficialía
Mayor, para promover el cumplimiento de las metas negociadas que a la vez contribuyan a
garantizar el mejor desempeño de la Dependencia.
Mantener la coordinación con las diversas áreas que conforman la Oficialía Mayor, para
coadyuvar en equipo con la elaboración de políticas y mecanismos que permitan el óptimo
aprovechamiento de recursos.
Controlar y dar seguimiento a las metas de la Oficialía Mayor, para cumplir con los
compromisos establecidos ante el Secretario y otras instancias.
Elaborar estadísticas y análisis de la información sobre los recursos de la Dependencia, que
permitan conocer y evaluar las propuestas programadas para eficientar el desarrollo integral
de la Oficialía Mayor.
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Colaborar en los proyectos y programas de transparencia y combate a la corrupción.
Participar en el diseño de propuestas para el mejoramiento de los servicios administrativos e
implementar líneas de acción para la aplicación de la política administrativa entre los órganos
y organismos sectorizados.
Analizar los proyectos estratégicos que permitan determinar los acuerdos para el mejor
aprovechamiento y utilización de los recursos brindando así una asesoría integral de la
Oficialía Mayor.
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500.00.01 UNIDAD DE VINCULACIÓN INTERINSTITUCIONAL
OBJETIVO
Elaborar proyectos y programas estratégicos y definir adecuados canales de comunicación con
los organismos y entidades de la Secretaría y demás dependencias de la Administración Pública
Federal, a fin de establecer relaciones interinstitucionales que permitan establecer acuerdos y
convenios para facilitar la coordinación en la política administrativa.
FUNCIONES
Coordinar la implementación de nuevos programas estratégicos para lograr la más eficiente y
eficaz operación de los recursos humanos, financieros, materiales e informáticos en las áreas
administrativas de la SAGARPA.
Proponer medidas que impacten en la disminución del gasto operativo, de tal forma que
permita abatir los gastos de operación y se puedan destinar mayores recursos al presupuesto
sustantivo.
Dictaminar la viabilidad de proyectos administrativos y jurídicos que proporcionen datos e
información al Oficial Mayor que permita tomar decisiones en forma ágil y oportuna.
Mantener estrecha comunicación con los Órganos y Organismos sectorizados a fin de
consolidar los canales formales de política administrativa.
Diseñar e instrumentar esquemas administrativos que proporcionen transparencia y
eficiencia, así como proponer cambios en políticas instrumentadas por el Gobierno Federal en
materia de administración.
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Promover acciones de colaboración, coordinación y coparticipación de las áreas de la
Secretaría, a fin de lograr el apoyo y participación en el desarrollo e implementación de
planes y proyectos.
Participar en las propuestas de cooperación con organismos nacionales e internacionales
sobre los sistemas de información y estadística, con el objeto de fortalecer y ampliar el
campo de la información administrativa.
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500.00.02 UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN INTERNA Y VINCULACIÓN
OBJETIVO
Vigilar, controlar y administrar con eficiencia y eficacia los recursos humanos, materiales,
financieros y técnicos, asignados a la Oficialía Mayor y sus Direcciones Generales, a fin de
proporcionar oportunamente los servicios administrativos y generales, asegurando el uso racional
y óptimo aprovechamiento.
FUNCIONES
Planear, coordinar y dirigir la implantación de sistemas y lineamientos, para la administración,
desarrollo y control de los recursos asignados a la Oficialía Mayor de acuerdo con las normas
y procedimientos establecidos para tal efecto.
Administrar y controlar el fondo rotatorio asignado a la Oficialía Mayor, para el cumplimiento
de sus funciones y efectuar la comprobación del gasto conforme a los lineamientos y la
normatividad que emita la Dirección General de Eficiencia Financiera y Rendición de Cuentas.
Evaluar y validar los movimientos de personal y aplicar las sanciones administrativas que
correspondan, con base en lo lineamientos emitidos por la Dirección General de Desarrollo
Humano y Profesionalización.
Coordinar la actualización permanente de la plantilla de personal, a fin de contar con
información veraz y oportuna, que permita el otorgamiento de prestaciones institucionales o
bien la toma de decisiones.
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Implantar el sistema de control y dotación de recursos materiales y efectuar el registro y
resguardo de los bienes muebles, equipo de cómputo y vehículos asignados a la Oficialía
Mayor.
Controlar eficientemente los medios informáticos y estadísticos, así como gestionar la
implantación de sistemas computacionales y el servicio de soporte técnico que requieran las
áreas administrativas de la Oficialía Mayor.
Establecer programas de adquisición y suministro de bienes y servicios que procure dotar a
las áreas administrativas de la Oficialía Mayor, de sus requerimientos para el adecuado
desempeño de funciones encomendadas.
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500.00.02.01 SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS, PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
OBJETIVO
Supervisar que los recursos financieros e informáticos asignados a la Oficialía Mayor y sus
Direcciones Generales, sean aplicados de conformidad con las políticas de racionalidad,
austeridad y disciplina presupuestal, y demás normas y políticas emitidas en la materia, con el
objeto de contribuir con el óptimo aprovechamiento de recursos financieros asignados.
FUNCIONES
Tramitar con oportunidad el reembolso del fondo rotatorio, supervisar su correcta aplicación
y verificar que se cumpla con la normatividad establecida para tal efecto.
Validar y cotejar los movimientos financieros, asignación de chequeras, cuentas bancarias y
estados de cuenta, con el fin de controlar en forma eficiente y transparente los recursos
financieros asignados.
Supervisar el ejercicio de los recursos otorgados a través de Cuentas por Liquidar Certificadas
por concepto específico, así como la comprobación y/o el reintegro a Tesorería de la
Federación (TESOFE), verificando su cumplimiento en tiempo y forma.
Supervisar que la documentación que soporta los gastos realizados, cumpla con los
requerimientos fiscales y contables establecidos por la normatividad aplicable y vigilar que los
gastos efectuados no rebasen el presupuesto establecido.
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Instrumentar mecanismos de control que permitan verificar la suficiencia presupuestal, a
efecto de que los pagos vía Fondo Rotatorio, así como los pagos a proveedor vía abono en su
cuenta bancaria, se realicen oportunamente observando el calendario del gasto autorizado.
Supervisar la propuesta del Anteproyecto de Presupuesto, vigilando la optimización de los
recursos presupuestales asignados y el cumplimiento y atención de funciones sustantivas de
las áreas adscritas a la Oficialía Mayor.
Supervisar el manejo de las cuentas bancarias, las correspondientes conciliaciones, así como
los trámites para los enteros de intereses otorgados a través de dichas cuentas.
Revisar y validar la integración de los datos en los estados financieros, pólizas de cheques,
registros contables y auxiliares, que solicite la Dirección General de Eficiencia Financiera y
Rendición de Cuentas, a fin de cumplir en forma eficiente y oportuna con la rendición de
informes y reportes.
Supervisar la autorización de los pagos relativos a pasajes, ayuda de comidas, gastos de
alimentación y viáticos, observando la norma aplicable en la materia.
Supervisar el ejercicio de los recursos otorgados a través de Cuentas por Liquidar Certificadas
por concepto específico, así como la comprobación y/o el reintegro a TESOFE, verificando su
cumplimiento en tiempo y forma.
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500.00.02.01.01 DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO
OBJETIVO
Analizar el avance del ejercicio del Presupuesto y proponer las variaciones del mismo a través de
las conciliaciones de cifras presupuestales, así como el ejercicio de los recursos conforme a la
normatividad aplicable en la materia, para cumplir en tiempo y forma con el pago de los
compromisos.
FUNCIONES
Analizar el proceso del ejercicio del presupuesto en estricto apego a las políticas de
racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal.
Elaborar la solicitud correspondiente para el otorgamiento del fondo rotatorio de conformidad
con la disponibilidad presupuestal, así como aperturar una cuenta bancaria para su
administración.
Observar la correcta aplicación del gasto, así como el cumplimiento de la normatividad
establecida para tal efecto.
Instrumentar los mecanismos de control para transferir los recursos necesarios a través de
afectaciones presupuestales cuando estos sean insuficientes en la partida correspondiente.
Registrar conforme al calendario establecido, las modificaciones del presupuesto a través de
los formatos determinados para tal fin, con el propósito de solicitar la autorización y registro
de la afectación presupuestal correspondiente.
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Revisar y presentar la documentación comprobatoria original debidamente requisitada ante la
Dirección General de Eficiencia Financiera y Rendición de Cuentas, para el trámite del pago
de los compromisos y/o prestadores de bienes o servicios.
Supervisar el ejercicio de los recursos otorgados a través de Cuentas por Liquidar Certificadas
por concepto específico, así como la comprobación y/o el reintegro a TESOFE, verificando su
cumplimiento en tiempo y forma.
Supervisar la elaboración de las conciliaciones de cifras presupuestales, así como el avance
del ejercicio del Presupuesto y las variaciones del mismo.
Analizar la documentación de viáticos y pasajes solicitados, de conformidad con la
normatividad establecida, supervisando las respectivas comprobaciones y/o reintegros.
Analizar las propuestas de ampliación presupuestal de las transferencias orientadas a
programas especiales o algún pago específico, a fin de incrementar el capítulo 1000
“Servicios Personales” cuando sea requerido.
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500.00.02.01.02
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DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
OBJETIVO
Operar y supervisar los sistemas de registro contable y trámites de pago de los gastos realizados
por la Oficialía Mayor y sus Direcciones Generales, con los reportes oportunos de los
movimientos generados, a fin de coadyuvar al desempeño de las funciones de las áreas adscritas
a la Oficialía Mayor.
FUNCIONES
Supervisar y coordinar el adecuado flujo y registro contable de las Direcciones Generales que
conforma la Oficialía Mayor, para mantener una permanente comunicación que permita tener
los registros contables actualizados.
Registrar correcta y oportunamente los movimientos financieros generados en las cuentas
bancarias, registros contables, pólizas de cheques y estados financieros, a fin de llevar un
control de los recursos asignados.
Efectuar la depuración de saldos de los rubros contables de los estados financieros para
llevar un adecuado control de los saldos que permitan tener información veraz y oportuna.
Analizar los estados financieros a fin de proporcionar informes de resultados que permitan
conciliar cifras globalizadas de la Oficialía Mayor.
Organizar la documentación comprobatoria de los gastos realizados y supervisar que se
cumpla con los requerimientos fiscales y contables establecidos.
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Controlar los pagos autorizados por concepto de pasajes, ayudas de comidas y viáticos, y
elaborar la comprobación correspondiente.
Conciliar el saldo en libros con el estado de cuenta bancario, el área presupuestal y el control
del fondo rotatorio, a fin de mantener información completa que permita conocer de forma
clara y transparente el ejercicio de los recursos asignados.
Realizar el trámite del registro de las pagas de defunción, con cargo a los recursos
disponibles de la línea de crédito específica.
Establecer controles adecuados para el seguimiento de los movimientos contables de las
cuentas utilizadas para el pago de nómina.
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500.00.02.01.03
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DEPARTAMENTO DE FINANZAS
OBJETIVO
Supervisar mediante el establecimiento de controles y mecanismos de pago, el desarrollo de las
operaciones relacionadas con la administración de los recursos financieros asignados a las
Direcciones Generales de la Oficialía Mayor, a fin de lograr su uso racional con apego a la
normatividad vigente, que permita preparar los informes necesarios que cuenten con los
elementos precisos para la oportuna toma de decisiones.
FUNCIONES
Mantener actualizados los mecanismos y controles de registro en apego a la normatividad
emitida, para el correcto ejercicio de los recursos financieros asignados.
Aplicar los mecanismos de control y seguimiento que permitan la disponibilidad financiera de
las Direcciones Generales de la Oficialía Mayor, que les permita realizar sus programas y
proyectos en los tiempos establecidos.
Reforzar el sistema de disponibilidad financiera, administrando de manera adecuada los
recursos a través de las cuentas bancarias que por necesidades operativas sea indispensable
conservar o bien evitar recursos ociosos sujetándose a los lineamientos establecidos en la
materia.
Elaborar los avisos de reintegros de los recursos presupuestales que no fueron aplicados en
apoyo a los programas para los cuales se ministraron, así como aquéllos que por concepto de
transferencias, no hayan sido devengados.
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Gestionar los enteros que se generen por concepto de rendimientos financieros en las
cuentas bancarias de conformidad con las disposiciones establecidas para tal efecto.
Elaborar los reportes e informes de disponibilidad financiera, rendimientos bancarios y saldos,
para dar cumplimiento con los requerimientos de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
Operar los registros auxiliares de bancos, deudores diversos, catálogo de cuentas y balanzas,
para efectuar las conciliaciones correspondientes con la Dirección General de Eficiencia
Financiera y Rendición de Cuentas.
Mantener actualizado el registro de reembolsos turnados a la Subdirección de Finanzas,
Presupuesto y Contabilidad, para la recuperación del fondo rotatorio.
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500.00.02.02 SUBDIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE GESTIÓN
OBJETIVO
Diseñar, implementar y coordinar la operación de un sistema de seguimiento de los asuntos
turnados a la Oficialía Mayor, con el fin de lograr su desahogo oportuno que permita a la Oficialía
Mayor contar con información oportuna y estar en condiciones de atender los asuntos a su
cargo.
Funciones
Vigilar que se efectúe en forma oportuna y correcta la gestión de documentos recibidos en la
Oficialía Mayor y sus Direcciones Generales
Turnar la correspondencia oficial, a las áreas correspondientes para su atención, llevando a
cabo el control y seguimiento de la misma, observando su cumplimiento en tiempo y forma.
Coordinar los informes de asuntos en trámite a cargo de la Oficialía Mayor para obtener datos
sobre asuntos concluidos y pendientes que permitan precisar instrucciones sobre su atención.
Implementar un sistema que permita registrar la documentación para llevar un control que
proporcione el seguimiento de respuesta.
Desarrollar, formular y promover propuestas de los sistemas en el ámbito de su competencia
para agilizar los procesos de comunicación tanto en la Oficialía Mayor y sus Direcciones
Generales así como al exterior de la Dependencia.
Proponer las acciones de colaboración y coordinación entre las diferentes áreas de la Oficialía
Mayor para lograr la atención oportuna y conjunta de aquellos asuntos en cuyo desahogo
participen.
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Supervisar el proceso de la documentación dirigida a la Oficialía Mayor que permita contar
con los elementos necesarios para la oportuna toma de decisiones.
Coordinar el establecimiento de los canales de comunicación con las diferentes Direcciones
Generales de la Oficialía Mayor que permitan conocer necesidades y requerimientos de las
áreas para estar en condiciones de darles solución en tiempo y forma.
Atender y orientar las soluciones de diversos asuntos relacionados con la documentación
dirigida a la Oficialía Mayor y sus Direcciones Generales.
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500.00.02.02.01
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DEPARTAMENTO DE SEGUIMIENTO
OBJETIVO
Operar el sistema para el seguimiento de los asuntos turnados a la Oficialía Mayor y sus
Direcciones Generales, a fin de canalizar debidamente la documentación a las áreas que
correspondan permitiendo así dar respuesta y solución oportunamente.
FUNCIONES
Implementar un control que permita atender la adecuada distribución de documentos
recibidos en la Oficialía Mayor y sus Direcciones Generales.
Operar el programa que permita registrar la documentación para llevar un control que
proporcione el seguimiento de respuesta y tiempo establecidos.
Dar seguimiento en las áreas respectivas, a los asuntos pendientes de respuesta a fin de
contar con un registro de atención de la correspondencia recibida, evitando rezagos en
tiempos establecidos.
Dar seguimiento en los asuntos que competan a diferentes áreas administrativas de la
Oficialía Mayor, a fin de agilizar los tiempos de respuesta.
Integrar un sistema de reportes de los asuntos canalizados por área responsable a fin de
identificar un asunto o respuesta específico.
Participar y coordinar la atención conjunta de los asuntos que requieran la participación de
diferentes áreas.
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Organizar y preparar la información necesaria en las reuniones de trabajo, a fin de agilizar los
términos y conceptos indispensables para la toma de decisiones.
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500.00.02.02.02
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DEPARTAMENTO DE CONTROL DE GESTIÓN
OBJETIVO
Llevar a cabo la gestión de los asuntos turnados a la Oficialía Mayor y sus Direcciones Generales,
registrando la documentación que permita realizar una eficiente gestión documental con el fin de
cumplir los parámetros de tiempo establecidos.
FUNCIONES
Analizar y verificar la documentación recibida en la Oficialía Mayor y sus Direcciones
Generales, canalizándola a las áreas correspondientes para su atención.
Apoyar en la entrega y recepción de la correspondencia de la Oficialía Mayor y las áreas que
la conforman.
Controlar la correspondencia mediante sistemas y/o mecanismos que faciliten dar
seguimiento a los tiempos de respuesta y resoluciones tomadas.
Llevar un registro actualizado y veraz que permita llevar una eficiente gestión documental
para el oportuno y eficiente desahogo de los asuntos en general.
Elaborar reportes del estado que guardan los diversos asuntos, donde sea posible detectar,
asuntos pendientes, tiempos de respuesta e inclusive la propia resolución.
Implementar un mecanismo para el archivo de los documentos que facilite la consulta y el
control de los mismos.
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500.00.02.03 SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES
OBJETIVO
Coordinar el adecuado abastecimiento de los recursos materiales y servicios generales, así como
la implementación de planes y programas de protección civil de la Oficialía Mayor y sus
Direcciones Generales, para garantizar el adecuado cumplimiento de las funciones sustantivas, a
fin de lograr el aprovechamiento óptimo y racional de los recursos.
FUNCIONES
Supervisar y actualizar el mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles de la Oficialía
Mayor y sus Direcciones Generales, a fin de conservarlos en óptimas condiciones de uso,
permitiendo con ello la realización de las actividades propias de la Oficialía Mayor, propiciando
el mejor aprovechamiento de los mismos.
Establecer mecanismos de control del parque vehicular asignado a las áreas administrativas
de la Oficialía Mayor, para llevar a cabo un adecuado registro de mantenimiento, dotación de
combustible y kilometraje, asegurándose que se encuentre en óptimas condiciones de uso.
Proporcionar con oportunidad los diferentes servicios generales que requiera la Oficialía
Mayor y las áreas que la integran, que garanticen las mejores condiciones de trabajo de los
servidores públicos adscritos, a fin de cubrir en forma eficiente las necesidades operativas.
Promover el óptimo aprovechamiento de materiales y suministros, mediante la difusión de
programas de ahorro y racionalización de uso, observando que sean destinados
exclusivamente para el desarrollo de actividades encomendadas en el área de trabajo.
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Solicitar y proveer de los servicios de mantenimiento, conservación e instalación que se
requieran.
Implantar el sistema de control que permita efectuar el registro y resguardo de los bienes
muebles, equipo de cómputo y vehículos asignados a la Oficialía Mayor y sus Direcciones
Generales.
Promover la aplicación y supervisión de programas de protección civil para la Oficialía Mayor
y sus Direcciones Generales, que salvaguarde la integridad de los servidores públicos en las
áreas de trabajo.
Mantener actualizadas las Comisiones Mixtas de Seguridad e Higiene en Oficialía Mayor en
cada una de sus Direcciones Generales para la emisión de los reportes mensuales ante el
ISSSTE.
Supervisar las solicitudes para la adquisición y contratación de servicios de las áreas
administrativas de la Oficialía Mayor, con el principal objetivo de obtener mejores condiciones
de precio, calidad y servicio.
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500.00.02.03.01
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DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES E INVENTARIOS
OBJETIVO
Elaborar el programa anual de adquisiciones y suministro de los bienes y servicios requeridos
para el desempeño de las funciones propias de la Oficialía Mayor y sus Direcciones Generales, en
estricto apego a la normatividad vigente y establecer controles de racionalidad y austeridad en
su uso racional y aprovechamiento óptimo.
FUNCIONES
Controlar y formular el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de las
áreas administrativas de la Oficialía Mayor, para realizar las adquisiciones y contrataciones de
los servicios básicos en apego a los programas de racionalización y uso eficiente de los
recursos materiales.
Controlar y formular el inventario del activo fijo y su distribución para mantener actualizados
los inventarios de los bienes muebles y de equipo asignado a las Direcciones Generales
adscritas a la Oficialía Mayor, así como la distribución de bienes de consumo.
Realizar la adquisición de insumos emergentes en apego a la normatividad para atender con
cargo al fondo rotatorio las necesidades imprevistas de las unidades administrativas de
Oficialía Mayor.
Elaborar informes mensuales y trimestrales de adquisiciones y servicios para llevar a cabo un
adecuado control de los bienes y servicios con los que se cuenta, que fomente la
transparencia en el ejercicio de los recursos.
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Vigilar el aprovechamiento óptimo de espacios físicos para evitar la subutilización y ociosidad
de los mismos.
Elaborar bitácora de mantenimiento preventivo y correctivo del parque vehicular y de
operación de la maquinaria y equipo que se disponga, a fin de optimizar la utilización y su
aprovechamiento, controlar las facturas por reclamación por reparación para reclamación de
gastos. Asimismo implementar programas de capacitación permanente para los usuarios y/u
operadores.
Remitir con toda oportunidad la solicitud de adquisición de bienes, arrendamiento y
contratación de servicios, debidamente validada por la Dirección de Finanzas, señalando
especificaciones completas del bien o servicio.
Registrar por cada vehículo oficial asignado, una bitácora que contemple los servicios de
mantenimiento preventivo, correctivo y de emergencia, así como controlar las facturas por
reparación para reclamación de gastos.
Gestionar el otorgamiento de vales para el pago de combustible del parque vehicular
dictaminado, mediante una bitácora de recorrido, así como vigilar la racionalización de uso,
para fines exclusivos de las funciones encomendadas a la Oficialía Mayor y sus Direcciones
Generales.
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500.00.02.03.02 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Y PROTECCIÓN
CIVIL
OBJETIVO
Proveer los servicios generales que requiera la Oficialía Mayor y sus Direcciones Generales, así
como participar en la implementación de programas de protección civil que permitan apoyar la
operación de las unidades administrativas y garantizar la salvaguarda e integridad de los
servidores públicos e instalaciones.
FUNCIONES
Atender con oportunidad los diferentes servicios requeridos, llevando un control de
satisfacción que permita establecer un seguimiento de necesidades.
Supervisar la operación de los servicios generales para proporcionar en tiempo y forma los
servicios de vigilancia, fotocopiado, limpieza y reparación de mobiliario y equipo de las
Direcciones Generales adscritas a esta Oficialía Mayor.
Atender las diversas requisiciones para la asignación de líneas de comunicación con sus
variantes de llamada local y de larga distancia nacional e internacional, observando
estrictamente lo estipulado en el Dictamen de Asignación y Uso del Servicio Telefónico.
Supervisar la reducción de consumo del sistema hidráulico y de energía eléctrica, a través de
controles adecuados de mantenimiento preventivo y correctivo para el ahorro de dichos
recursos.
Aplicar y difundir programas de protección civil en coordinación con la Dirección General de
Desarrollo Humano y Profesionalización.
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Controlar y vigilar el equipo de seguridad y señalización para mantener en óptimas
condiciones de funcionamiento los equipos de seguridad y la distribución de los
señalamientos preventivos, restrictivos y de seguridad.
Solicitar la impartición de cursos de protección civil, así como fomentar la participación de los
servidores públicos de las áreas administrativas de la Oficialía Mayor, en los cursos de
capacitación para primeros auxilios y brigadas de rescate.
Elaborar la requisición de materiales y suministros, ajustándose a lo estrictamente
indispensable y en atención a las medidas de austeridad, racionalidad y disciplina
presupuestal.
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500.00.02.04 SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
OBJETIVO
Atender las necesidades y requerimientos que se deriven de la administración y desarrollo del
personal adscrito a la Oficialía Mayor y sus Direcciones Generales, con el fin de contribuir a su
aprovechamiento óptimo y racional, promoviendo la profesionalización y desarrollo humano.
FUNCIONES
Coordinar con la Unidad de Control de Plazas y Movimientos de Personal, la autorización de
los nuevos ingresos, reingresos, cambios de adscripción, bajas, licencias y demás
movimientos por servicios personales que se generen en la Oficialía Mayor y las Direcciones
Generales.
Supervisar la correcta aplicación de los lineamientos relativos al control de asistencia,
asimismo verificar que los descuentos procedentes se apliquen correcta y oportunamente en
el sistema de nómina.
Evaluar las necesidades de capacitación del personal técnico operativo, así como de los
mandos medios y superiores, para implementar y establecer programas de capacitación que
contribuyan al desarrollo y adecuado desempeño del personal en las funciones inherentes a
su puesto
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Aplicar los lineamientos establecidos por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y la
Oficialía Mayor, en lo relativo al Programa de Separación Voluntaria.
Concentrar la documentación personal mínima requerida, para la conformación del
expediente laboral del personal de nuevo ingreso, asimismo vigilar la adecuada integración de
los expedientes laborales y la custodia de los mismos, debido a la evidencia documental de la
relación laboral que contienen, observando el cumplimiento de la normatividad establecida
para tales efectos.
Supervisar la actualización de la plantilla de personal adscrito a la Oficialía Mayor, a fin de
contar con información confiable y oportuna, que permita el otorgamiento de prestaciones
institucionales y/o toma de decisiones.
Supervisar la obtención de credenciales y gafetes del personal, que permitan la identificación
y/o acreditación de los servidores públicos y el acceso a las instalaciones de la Dependencia.
Supervisar que se consideren en los premios, estímulos y recompensas a los servidores
públicos merecedores a ellos, vigilando que se cumpla con las políticas y normatividad
establecidas en la materia.
Vigilar que las remuneraciones se entreguen de conformidad con el calendario establecido,
bajo el esquema de oportunidad y precisión aplicable, así como supervisar que las
modificaciones que se efectúen en el sistema de nómina, hayan sido aplicadas
correctamente.
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Vigilar que los movimientos de baja, licencias y/o insubsistencia de nombramiento, se
apliquen adecuadamente en el sistema de nómina, a fin de evitar pagos en demasía, o bien
cancelar los cheques expedidos indebidamente, para no incurrir en responsabilidades
administrativas.
Coordinar la entrega oportuna de la comprobación de nómina a la Subdirección de Pagos al
Personal, de conformidad a los lineamientos establecidos para el efecto.
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500.00.02.04.01 DEPARTAMENTO DE REMUNERACIONES
OBJETIVO
Lograr el pago oportuno y correcto de las remuneraciones de conformidad con las disposiciones
vigentes, y atender las gestiones necesarias para proporcionar las prestaciones y servicios de
seguridad social al personal adscrito a la Oficialía Mayor y sus Direcciones Generales.
FUNCIONES
Tramitar ante la Dirección General de Desarrollo Humano y Profesionalización las
prestaciones sociales y económicas, a que tienen derecho los servidores públicos y verificar
que éstas se cumplan con estricto apego a la normatividad establecida.
Aplicar correcta y oportunamente el laudo por concepto de pensión alimenticia o reinstalación
en el sistema de nómina.
Atender las solicitudes por reclamación de descuentos indebidos y/o aclaración de conceptos
específicos.
Inscribir en el Fondo de Ahorro Capitalizable al personal adscrito a la Oficialía Mayor y sus
Direcciones Generales, aplicando el descuento en el sistema de nómina, así como en las
diferentes Sociedades de Aseguramiento, dependiendo el tipo de seguro a que tengan
derecho los servidores públicos en general.
Supervisar la integración de documentación necesaria para la detección de necesidades de
capacitación con el fin de promover una cultura de innovación y calidad entre los empleados
y propiciar su desarrollo.
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Gestionar ante la Dirección General de Desarrollo Humano y Profesionalización, las
prestaciones a que tienen derecho los servidores públicos para que cada uno de los
empleados tengan acceso a las prestaciones que les corresponden y cumplir así con las
condiciones generales de trabajo vigentes.
Preparar la entrega de la comprobación de la nómina, revisando y validando que las listas de
firmas estén completas y debidamente firmadas.
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500.00.02.04.02
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DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
OBJETIVO
Gestionar ante la Dirección General de Desarrollo Humano y Profesionalización los
requerimientos que se deriven de la administración y desarrollo del personal adscrito a la Oficialía
Mayor y a sus Direcciones Generales, con el fin de requisitar con toda oportunidad y confiabilidad
los movimientos generados y contribuir así al aprovechamiento óptimo y racional de los recursos
humanos con los que se cuentan.
FUNCIONES
Gestionar la expedición de movimientos de personal; como altas, bajas, promociones,
licencias, incapacidades médicas y cambios de adscripción y dar seguimiento ante las
diferentes áreas involucradas, para la aplicación de prestaciones y/o retenciones en el
sistema de nómina
Implementar mecanismos que permitan la apertura, integración, manejo y depuración de los
expedientes laborales y aplicar técnicas de archivo para la adecuada conservación y custodia
de los mismos.
Actualizar el Censo de Recursos Humanos en el Sistema y Control de Administración de
Nómina (SCAN), así como la plantilla de personal conforme a los diferentes movimientos y/o
modificaciones generados, para estar en posibilidad de proporcionar información específica
para el otorgamiento de prestaciones.
Dar seguimiento a la evaluación del personal adscrito a las áreas administrativas que
conforman la Oficialía Mayor, a fin de que se aplique debidamente lo establecido para el
otorgamiento de los premios por estímulos y recompensas.
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Implementar mecanismos que permitan aplicar las incidencias incurridas por el personal, y
conducir adecuadamente el control de asistencia, a fin de detectar premios de puntualidad y
asiduidad o bien aplicar descuentos por concepto de faltas y retardos en el Sistema de
Nómina.
Tramitar las solicitudes de licencia sin goce de sueldo de los servidores públicos que lo
soliciten e implementar un control que permita identificar criterios para su autorización.
Gestionar ante la Dirección General de Desarrollo Humano y Profesionalización, la elaboración
de la Hoja única de servicio de los ex – servidores públicos que lo soliciten.
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500.00.00.00.00.01 DEPARTAMENTO DE APOYO TÉCNICO
OBJETIVO
Atender en tiempo y forma los requerimientos de servicios generales para las reuniones de
trabajo y mesas redondas que se lleven a cabo en la Oficialía Mayor y sus Direcciones Generales,
a fin de que se cumpla con el buen desempeño de sus funciones asignadas.
FUNCIONES
Dirigir las actividades relativas al control y consumo de insumos y materiales, para apoyo de
las funciones específicas de las áreas de la Oficialía Mayor.
Coordinar logísticamente las reuniones de trabajo y mesas redondas que se lleven a cabo en
la Oficialía Mayor así como en sus Direcciones Generales, proveyendo de los servicios
requeridos para el buen desarrollo y bienestar de los participantes.
Proveer y preparar los recursos necesarios para las presentaciones y exposiciones, así como
el material de trabajo requerido para el buen desarrollo de las ponencias.
Atender el adecuado suministro de recursos requeridos por las áreas, de conformidad a la
distribución establecida y/o necesidades prioritarias que se deban cubrir en la celebración de
algún evento.
Supervisar que las instalaciones y salas de juntas se encuentren en óptimas condiciones de
uso, optimizando la infraestructura con que se cuenta, a fin de ofrecer las mejores
condiciones de calidad, oportunidad y eficiencia.
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Vigilar conjuntamente con las áreas involucradas, la lista de asistencia para la participación
de los eventos programados, a fin de estar en posibilidad de confirmar la asistencia de los
participantes, así como prever los recursos necesarios en dicho evento.
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500.00.00.00.00.02
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DEPARTAMENTO DE APOYO INFORMÁTICO
OBJETIVO
Apoyar con soporte técnico informático y asistencia de mantenimiento a los equipos de cómputo
y servicios de comunicación de la red, para los programas que se operan en la Oficialía Mayor y
sus Direcciones Generales.
FUNCIONES
Conjuntar las necesidades de mejoramiento y mantenimiento relativo a los servicios de
cómputo, a fin de optimizar recursos y trámites administrativos para su canalización.
Proporcionar servicios de asistencia técnica en lo que se refiere a funcionalidad y operatividad
de la infraestructura informática; equipo de cómputo y periféricos, redes, equipos auxiliares y
paquetería en general.
Participar en el proceso de adjudicación de equipos de cómputo de conformidad con las
necesidades de las áreas.
Mantener permanentemente actualizado el inventario de los equipos de cómputo a fin de
contar con los elementos que permitan identificar usuarios y ubicación de los mismos.
Realizar las acciones que conduzcan a determinar las necesidades de software de las diversas
áreas.
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Supervisar que la infraestructura de cómputo y telecomunicaciones, se utilice para otros fines
que no sean los propios de la Oficialía Mayor, asimismo vigilar que se mantengan en buen
estado los equipos informáticos.
Apoyar con conocimientos técnicos a los usuarios de la red, a fin de agilizar la operación del
sistema existente en la Dependencia, así como ayudar en la asesoría y manejo de las
herramientas necesarias en el buen desempeño de las funciones asignadas.
Justificar cualquier necesidad de software de uso general que se requiera, misma que deberá
ser avalada técnicamente para su aprobación.
Atender las solicitudes para la implementación de sistemas requeridos por las áreas de la
Oficialía Mayor, observando los estándares y metodología de desarrollo.
Participar en la justificación técnica para cubrir las necesidades de contratación para servicios
de telecomunicaciones, transmisión y recepción de datos.
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X. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Administración: Conjunto ordenado y sistematizado de principios, técnicas que tiene como
finalidad apoyar la consecución de los objetivos de una organización a través de la provisión de
los medios necesarios para obtener resultados con la mayor eficiencia, eficacia y congruencia, así
como la óptima coordinación y aprovechamiento del personal y los recursos técnicos, materiales
y financieros.
Administración de recursos: Trabajo relativo al manejo y control de los recursos necesarios
para operar un programa, tales como personas, tiempo, dinero y equipo.
Administración de personal: Responsabilidades relacionadas con la contratación y despido del
personal, la supervisión, promoción, organización, motivación y desarrollo de las habilidades
profesionales del mismo. La administración del personal requiere de habilidades de comunicación
interpersonal muy sólidas y de la capacidad para facilitar el trabajo en equipo y resolver
conflictos y problemas.
Adscripción: Acto o hecho de asignar a una persona al servicio de un puesto, o ubicar a una
Unidad Administrativa dentro de otra de mayor jerarquía.
Bienes inmuebles: Se tienen como tales aquellos que no se pueden trasladar de un lugar a
otro sin alterar, en algún modo, su forma o sustancia, siéndolo unos por su naturaleza, otros por
disposición legal expresa en atención a su destino.
Bienes muebles: Aquellos que son susceptibles de ser trasladados de un lugar a otro sin alterar
ni su forma ni su esencia, tal es el caso del mobiliario y equipo de oficina, maquinaria
automóviles, etc.
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Desarrollo: Paso de una cosa, persona, grupo, sociedad o sistema de una condición inicial
perfectible a otra posterior mejor o más deseable con un consumo de energía externa.
Desarrollo profesional (desarrollo de personal): Proceso de mejoramiento de la capacidad
profesional del personal mediante capacitación y el acceso a oportunidades educativas. El
desarrollo profesional puede incluir la capacitación en el trabajo, la capacitación externa u
observación del trabajo de otros. Es ampliamente reconocido que el desarrollo profesional
mantiene alta la moral del personal, mejora la capacidad institucional de un programa y atrae y
mantiene un personal de alta calidad.
Efectividad: Medida en la que un proyecto o programa efectúa los cambios deseados en la
población objetivo o logra sus objetivos inmediatos a través de la prestación de servicios u
operación de los productos del proyecto o programa.
Eficacia: Medida en que las actividades de un proyecto obtienen los productos deseados, en la
cantidad, calidad y tiempo planeados (oportunidad).
Eficiencia: Medida en la que un programa utiliza apropiadamente los recursos y cumple con las
actividades en forma oportuna. Medida en que se cumplen los cronogramas y presupuestos
autorizados.
Estructura organizacional: Estructura interna de autoridad y comunicación de una
organización que define la forma como deben manejarse los programas y departamentos, qué
tipos de actividades se llevan a cabo por ciertos departamentos o programas y las relaciones
funcionales y de supervisión entre el personal y el administrador de dichos departamentos.
Estructura orgánica: Disposición sistemática de los órganos que integran una institución,
conforme a criterios de jerarquía y especialización, ordenados y codificados de tal forma que sea
posible visualizar los niveles jerárquicos y sus relaciones de dependencia.
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Mantenimiento: Serie de actividades realizadas para conservar la cantidad y calidad de los
equipos, instalaciones y sistemas en operación. El mantenimiento preventivo está destinado a
realizar labores programadas para evitar el deterioro y evitar fallas en los sistemas. El
mantenimiento correctivo se realiza de manera reactiva para reparar sistemas, equipo o
instalaciones que han sufrido una falla imprevista.
Marco jurídico: Conjunto de disposiciones, leyes, reglamentos y acuerdos a los que debe
apegarse una dependencia o entidad en el ejercicio de las funciones que tienen encomendadas.
Misión: Enunciado corto que describe el propósito fundamental y la razón de existir de una
dependencia, entidad o unidad administrativa; define el beneficio que pretende dar y las
fronteras de responsabilidad, así como su campo de especialización.
Objetivo: Elemento programático que identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse los
recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a la misión.
Unidad administrativa: Es una dirección general o equivalente a la que se le confieren
atribuciones específicas en el reglamento interno.
Visión: Descripción de un escenario altamente deseado por la unidades responsables de una
organización.
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XI. DIRECTORIO
Unidad
Responsable
Oficialía Mayor
Dirección de
Específicos
Titular
Domicilio
Ponce de León Andrade Municipio Libre 377, Col. Santa
José Javier
Cruz Atoyac, piso 5 ala B
Asuntos Vives López Luis Juan
Municipio Libre 377, Col. Santa
Cruz Atoyac, piso 5 ala B
Subdirección
de Barbero Aguilera Juan Municipio Libre 377, Col. Santa
Evaluación
y Francisco
Cruz Atoyac, piso 5 ala B
Seguimiento de Metas
Asesor
Morales Fuentes Yuri Municipio Libre 377, Col. Santa
Dedalo
Cruz Atoyac, piso 5 ala B
Unidad de Proyectos y Morales Campos Norma Municipio Libre 377, Col. Santa
Desarrollo Integral
Leticia
Cruz Atoyac, piso 5 ala B
Unidad de Vinculación
Interinstitucional
Unidad
de
Administración Interna y
Vinculación
Subdirección
de
Finanzas, Presupuesto y
Contabilidad
Subdirección
de
Seguimiento y Control
de Gestión
Subdirección
de
Recursos Materiales y
Servicios Generales
Subdirección
de
Recursos Humanos
Departamento
de
Presupuesto
Departamento
de
Contabilidad
Departamento
de
Finanzas
Departamento
de
Control de Gestión
Departamento
de
Seguimiento
Departamento
de
Adquisiciones
e
Inventarios
Departamento
de
Servicios Generales y
Protección Civil
Departamento
de
Remuneraciones
Subdirección
de
Recursos Humanos
Departamento de Apoyo
Técnico
Departamento de Apoyo
Informático
Teléfono
E-mail
91.83.12.10
91.83.10.00
ext. 33770
91.83.12.13
91.83.10.00
ext. 33778
91.83.10.00
ext. 33776
[email protected]
91.83.12.12
91.83.10.00
ext. 33777
91.83.12.15
91.83.10.00
ext. 33780
91.83.10.00
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Castro
Vieyra
Fernando
Municipio Libre 377, Col. Santa
Cruz Atoyac, piso 5 ala B
Luis Municipio Libre 377, Col. Santa
Cruz Atoyac, piso 5 ala B
Millán Becerril
Cristina
María Calle del Oro No. 19, Col. Roma
piso 1
91.83.12.11
91.83.10.00
ext. 33771
55.25.84.14
ext. 5015
José Municipio Libre 377, Col. Santa
Cruz Atoyac, piso 5 ala A
91.83.10.00
EXT. 33745
[email protected]
55.98.53.08
55.98.60.00
ext. 45896
Rgarcia.dgefrc.sagarpa.gob.mx
55.25.72.47
[email protected]
Alday
Luis
Munguía
García Balderas Raúl
Carolina 132, col. Nochebuena,
piso 9
[email protected]
Av. Insurgentes Sur 489, Col.
Roma Sur
Martínez Calle del Oro No. 19, Col. Roma
piso 1
Industria
Militar
261,
Tecamachalco, Col. Lomas de Sn.
Isidro.
Carolina 132, col. Nochebuena,
piso 9
Fuentes Municipio Libre 377, Col. Santa
Cruz Atoyac, piso 5 ala B
Municipio Libre 377, Col. Santa
Cruz Atoyac, piso 5 ala B
Municipio Libre 377, Col. Santa
Cruz Atoyac, piso 5 ala B
91.83.10.00
ext. 33774
91.83.10.00
ext. 33774
91.83.10.00
ext. 33774
Yáñez
Campero Municipio Libre 377, Col. Santa
Benjamín Humberto
Cruz Atoyac, piso 5 ala A
91.83.10.00
ext. 33749
[email protected]
Morales Resendiz José Av. Insurgentes Sur 489, Col
Luis
Hipódromo Condesa, piso 3
Carolina 132, col. Nochebuena,
piso 9
Pérez
Jarillo
Inés Municipio Libre 377, Col. Santa
Gilberto
Cruz Atoyac, sótano
Rodríguez
Sánchez Municipio Libre 377, Col. Santa
Bertha Alicia
Cruz Atoyac, piso 5 ala B
52.72.44.71
57.22.73.12
55.98.53.08
[email protected]
Figueroa
Araceli
Mercado
Alfredo
52.94.55.64
55.98.53.08
91.83.12.11
91.83.12.10
91.83.10.00
ext. 33773
[email protected]
Fly UP