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La Misión de AECOC ¿Cuándo cambiar el código EAN?

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La Misión de AECOC ¿Cuándo cambiar el código EAN?
La Misión de AECOC
Contribuir a hacer más eficientes las relaciones entre las empresas
de Producción y Distribución, aportando mayor valor al Consumidor
a través de la identificación de oportunidades de mejora a lo largo
de toda la cadena
¿Cuándo cambiar el código EAN?
Ronda General Mitre 10 · 08017 Barcelona
Tel.: 932 523 900 · Fax 932 802 135
Internet: www.aecoc.es · e-mail: [email protected]
¿Cuándo cambiar el código EAN?
Índice
Introducción
Introducción
Objetivos del documento
Principios básicos para la asignación de códigos
Definición de GTIN
1
1. Envase
1.1
Cambios en las dimensiones
a) Cambios menores a un 20%
b) Cambios mayores a un 20%
1.3
Cambios en el idioma
a) Un producto en idiomas distintos
b) Adición de un idioma
1.4
2
2. Marca
2.1
2
3
Objetivos
de este documento
Cambios en la estética de la marca
Cambio de nombre de marca
2.3
Descripción de artículo
Cambios en el contenido
a) Cambios en el peso neto declarado
b) Cambios en el formato de las unidades contenidas
4. Promociones
4.1
Cambios en el contenido del producto
4.2
3
El código debe permanecer igual
Se recomienda al lector la lectura de las notas y explicaciones recogidas en cada ejemplo,
que complementan a las ilustraciones gráficas.
Principios básicos
para la asignación
de códigos
Cambios en el precio
a) Artículos con cupón descuento
b) Promociones en las que se fija el precio
c) Reducciones de precio destacadas en el envase
5.2
Diferentes fabricantes del mismo producto
1
Cambio de código EAN en Frutas y Hortalizas
2
Cambio de código EAN en Pescados y Mariscos
Los principios básicos a tener en cuenta antes de leer la siguiente guía son tres:
1) El código de un artículo comercial lo asigna el propietario de la marca con la que
se comercializa. No tiene que ser obligatoriamente el fabricante o el distribuidor.
2) Unidades de consumo: Los productos cuyo destino sea el punto de venta al detalle
siempre deberán estar codificados y simbolizados mediante un EAN.UCC 13.
3) Agrupaciones que no pasan por el punto de venta: las agrupaciones de producto
que no se destinan al punto de venta podrán identificarse mediante un código
EAN.UCC 13 distinto al de la unidad contenida o bien mediante un código EAN.UCC
14, creado a partir del EAN.UCC 13 de las unidades contenidas (se recomienda
lectura de la Guía de Iniciación a la Codificación, editada por AECOC).
Artículos de regalo
a) Regalo de un artículo con la compra de otro (2x1)
b) Regalo de un artículo bandeado al que se compra
c) Regalo de un artículo de pequeñas dimensiones dentro
del que se compra
5. Fabricante
5.1
Localización del fabricante
Este documento tiene como finalidad aclarar dudas respecto a qué hacer cuando las
características de un artículo comercial han variado, es decir, cuándo hay que cambiar
el código o cuándo mantenerlo. Esta guía explica de manera práctica los casos más
comunes y qué hacer en cada uno de ellos: por ejemplo, aspectos que tengan que ver
con los envases, marcas, productos, promociones,etc. Para ello, se ha definido un juego
de colores que nos indica si el código ha de cambiar o no:
El código del artículo debe cambiar.
3. Producto
3.1
Cambios en la información del producto
a) Cambios en la información del producto no declarados al consumidor
b) Cambios en la información del producto declarados al consumidor
4.3
5
Dispositivos antirrobo
2.2
3.2
4
Para que el sistema funcione correctamente es necesario que el código asignado a un
producto sea único a nivel mundial. Éste es el denominado principio de no-ambigüedad,
que establece que cada variante de artículo debe tener un código único que lo
identifique, siempre que la variación sea evidente y significativa para cualquier
interlocutor de la cadena de suministro.
Pequeñas modificaciones en el diseño del envase
1.2
Se estima que cada día 10.000 millones de productos se escanean en los puntos de
venta. El uso del código de barras como elemento identificativo de los artículos aporta
múltiples ventajas al consumidor a la hora de realizar la compra de cualquier producto;
al comerciante en el control de stocks, trazabilidad de artículos, localización en almacén,
etc.; y al fabricante al poder comunicarse con sus clientes a través de un lenguaje común,
el código EAN.
Definición de GTIN
El término GTIN responde a las siglas Global Trade Item Number o Número Mundial de
Identificación de Artículo Comercial. Un GTIN es el código que identifica a un artículo
de manera única y universal, por lo tanto, cuando a un artículo se le asigna como código
un EAN.UCC 13 / EAN.UCC 8, etc., éste es su GTIN.
Anexo
Si considera que su caso no está reflejado en el documento o tiene alguna duda póngase en contacto
con el departamento de Identificación Automática de AECOC llamando al 93 252 39 00.
¿Cuándo cambiar el código EAN?
¿Cuándo cambiar el código EAN?
1. Envase
1.1 Pequeñas modificaciones en el diseño del envase
1.2 Cambios en las dimensiones del envase
a) Cambios en las dimensiones menores a un 20%.
Unidad de consumo
Unidad de consumo
Cuando se realizan cambios puramente estéticos, que no afectan al nombre de la marca,
descripción de producto, ni a ninguna dimensión logística, se mantendrá el mismo GTIN.
4
En el caso de que se realicen modificaciones de alguna de las dimensiones del envase (volumen,
altura, anchura, etc.) menores al 20% y que no conlleven ninguna modificación en el contenido
del artículo se mantendrá el mismo GTIN.
Mismo
Mismo
GTIN
GTIN
5
Nota: En el caso de que se quiera controlar la repercusión del cambio en las ventas de
una manera eficiente, se recomienda cambiar el código.
Agrupación
Agrupación
Mismo
Mismo
GTIN
GTIN
Nota: En caso de que los dos diseños convivan en el mercado y si se quiere tener diferenciados
los artículos con el diseño antiguo de los nuevos, se recomienda cambiar el código de la
agrupación. De esta forma se podrá saber qué diseño se envía a cada cliente.
Nota: En ambos casos (unidad de consumo y agrupación) la cifra del 20% es orientativa.
Por lo tanto, se recomienda cambiar el código en caso de que la modificación, aún siendo
inferior a un 20%, suponga algún cambio logístico como un cambio de ubicación en el
almacén o el número de unidades contenidas por caja.
¿Cuándo cambiar el código EAN?
¿Cuándo cambiar el código EAN?
1. Envase
1.3 Cambios de idioma
b) Cambios en las dimensiones mayores a un 20%
Unidad de consumo
a) Un producto en idiomas distintos
Unidad de consumo
Cuando se realizan cambios en las dimensiones del envase (volumen, altura,
anchura, etc.), aunque no se produzca ninguna modificación en el contenido, se
ha de cambiar el código.
En el caso de que un mismo producto se distribuya con idiomas diferentes se cambiará el GTIN.
Nuevo
GTIN
Nuevo
6
7
GTIN
Nota: Al ser obligatorio cambiar el código de la agrupación (ver figura abajo), se podria utilizar
el mismo código a nivel de unidad de consumo. De esta forma, si se acaba el producto en un
mercado donde se comercializa con un idioma se puede llevar el stock de otro mercado con
otro idioma, sin producir una multiplicación de códigos en el punto de venta.
Nota: Un cambio de las dimensiones de estas características produce variaciones en el
tratamiento logístico del artículo, como la ubicación en el lineal, por lo tanto, se
considera un artículo diferente y se cambiará el código.
Agrupación
Ejemplo: un producto se vende en Francia y en España con sus respectivos idiomas en la
etiqueta. Si se quedan sin mercancía en Francia, utilizando el mismo código en la unidad
de consumo, se podrían llevar los productos etiquetados en español sin producir una
multiplicación de códigos en el punto de venta.
Agrupación
Nuevo
GTIN
Explicación: Al modificar el código de la unidad de consumo contenida, ha de cambiarse
el código de la agrupación.
Nuevo
SPIN
GTIN
ACH
ESP
INAC
A
Explicación: Se cambiará el código de la caja para diferenciar a qué mercado internacional
se envía cada artículo en el idioma correspondiente.
¿Cuándo cambiar el código EAN?
¿Cuándo cambiar el código EAN?
1. Envase
1.4 Dispositivos antirrobo
b) Adición de un idioma
Unidad de consumo
Unidad de consumo
Cuando en el envase de un producto con varios idiomas se agrega otro adicional y se
comercializa en varios mercados a la vez, se mantendrá el mismo GTIN.
8
Cuando a un artículo se le añade un dispositivo antirobo en el envase, se mantendrá el mismo GTIN.
Mismo
Mismo
GTIN
GTIN
9
Explicación: En este caso el hecho de incluir dispositivo antirrobo no se considera un cambio
relevante en el artículo, por lo tanto, no se debe cambiar el código ya que esto supondría una
introducción de códigos en el punto de venta para el mismo artículo.
Agrupación
Agrupación
Lec
h
Milk e
Mismo
Nuevo
GTIN
GTIN
Lec
h
Milk e
Leit
e
SEC
U
C H I RE
P
SEC
U
C H I RE
P
Explicación: Se cambiará el código de la agrupación para tener diferenciados los artículos
con dispositivo de los que no tienen. Teniendo en cuenta que no todos los establecimientos
tienen equipamientos para utilizar estos dispositivos, es conveniente tener bien diferenciado
el stock del producto con dispositivo del que no lo lleva.
¿Cuándo cambiar el código EAN?
¿Cuándo cambiar el código EAN?
2. Marca
2. Marca
2.1 Cambios en la estética de la marca
Unidad de consumo
Unidad de consumo
Cuando se realizan cambios en el color, la fuente de la letra, tamaño del logotipo, etc.
y que no suponen un cambio en el nombre de la marca ni del artículo ni en la forma del
envase, se mantendrá el mismo GTIN.
10
2.2 Cambio de nombre de marca
Cuando los cambios se realizan en el nombre del producto o en el de la marca
produciendo una modificación en la percepción del consumidor sobre el artículo
se deberá cambiar el GTIN.
Mismo
Nuevo
GTIN
GTIN
11
Nota: En el caso de que se quiera controlar la repercusión del cambio en las ventas de
una manera eficiente, se recomienda cambiar el código.
Agrupación
Agrupación
Mismo
Nuevo
GTIN
GTIN
CER
BLA VEZA
CKS
Nota: En la agrupación también se mantendrá su mismo GTIN. No obstante, en caso de
que los dos diseños convivan en el mercado, y si se quiere tener diferenciados los
artículos con el diseño antiguo de los nuevos, se recomienda cambiar el código de la
agrupación. De esta forma se podrá saber qué diseño estamos enviando a cada cliente.
CER
BLA VEZA
SS
Explicación: Al modificar el código de la unidad de consumo contenida, se debe cambiar
mtambién el código de la agrupación.
¿Cuándo cambiar el código EAN?
¿Cuándo cambiar el código EAN?
2. Marca
3. Producto
2.3 Descripción de artículo
3.1 Cambios en la información
a) Cambios en la información del producto no declarados al consumidor
Unidad de consumo
Unidad de consumo
En el caso de que se realicen cambios en el nombre del producto o en la descripción
del artículo y que modifican el mensaje que se ofrece al consumidor se cambiará
el GTIN.
Cuando se realicen cambios menores en la información de la etiqueta y que no implican ninguna
modificación en el mensaje que se le da al consumidor, ni en las características del producto
como sabor, viscosidad, etc. se conservará el mismo GTIN
Mismo
12
Nuevo
13
GTIN
GTIN
Agrupación
Agrupación
CER
CHOEAL DE
COL
ATE
Nuevo
Mismo
GTIN
GTIN
CHOCO
CEREA
L
Explicación: Al modificar el código de la unidad de consumo contenida se debe cambiar
el código de la agrupación.
¿Cuándo cambiar el código EAN?
¿Cuándo cambiar el código EAN?
3. Producto
3.2 Cambios en el contenido
a) Cambios en el peso neto declarado
b) Cambios en la información del producto declarados al consumidor
Unidad de consumo
Unidad de consumo
Cuando se realice una modificación en el mensaje que se le da al consumidor sobre el artículo,
debe cambiarse el código.
Cuando se realiza un cambio en el peso neto declarado al consumidor, se cambiará el mismo GTIN.
Nuevo
14
15
GTIN
Nuevo
GTIN
Agrupación
Agrupación
HAR
INA
Nuevo
Nuevo
GTIN
GTIN
HAR
AHO I N A
S A L RA CON
VAD
O
Explicación: Al modificar el código de la unidad de consumo contenida ha de cambiarse
el código de la agrupación.
380
grs
.
350
grs
.
Explicación: Al modificar el código de la unidad de consumo contenida ha de
cambiarse el código de la agrupación.
¿Cuándo cambiar el código EAN?
¿Cuándo cambiar el código EAN?
3. Producto
4. Promociones
4.1 Cambios en el contenido del producto
b) Cambios en el formato de las unidades contenidas
Unidad de consumo
Unidad de consumo
Cuando se realiza un cambio en el modo en que las unidades están agrupadas en un
producto, aunque no se modifique el número total de unidades contenidas, se debe cambiar
el código.
Cuando se da el caso de que a un artículo se la ha añadido una bonificación por
motivos promocionales en el contenido, se cambiará el GTIN.
Nuevo
GTIN
Nuevo
16
17
GTIN
Agrupación
Agrupación
3 Ta
b
10 c l e t a s d
e
omp
rimid
os
Nuevo
Nuevo
GTIN
GTIN
5 Ta
b
6 co l e t a s d
e
mpri
mido
s
Explicación: Al cambiar el código de la unidad de consumo contenida se tiene que cambiar
el código de la agrupación.
LAT
A
CER
VEZ
A
LAT
A
CER
PRO V E Z A
MOC
IÓN
Explicación: Al modificar el código de la unidad de consumo contenida hay que
cambiar también el código de la agrupación.
¿Cuándo cambiar el código EAN?
¿Cuándo cambiar el código EAN?
4. Promociones
4.2. Cambios en el precio
b) Promociones en las que se fija el precio
a) Artículos con cupón descuento o prueba de compra.
Unidad de consumo
Unidad de consumo
Cuando un artículo contiene un cupón descuento o una prueba de compra dentro o en el
envase, se mantendrá el mismo GTIN.
Un artículo en el que normalmente el precio no figura en el envase se promociona poniéndole
el precio en el envase. En este caso se cambiará el código que lo identifica.
CUPÓN
DESCUENTO
18
Nuevo
Mismo
Válido hasta
el 20/12/07
GTIN
19
GTIN
Explicación: Si no se cambia el código del artículo en promoción al escanearse en el punto
de venta, el consumidor pagará el importe correspondiente al artículo sin estar en
promoción.
Agrupación
Caso 1: Con cupón sin fecha de vencimiento
Caso 2: Con cupón con fecha de vencimiento
Agrupación
Mismo
Nuevo
GTIN
GTIN
Explicación caso 1: Si el cupón no tiene fecha de
vencimiento no es necesario tener localizados los stocks
con cupón para retirarlos del lineal un día en concreto,
por lo tanto no es obligatorio cambiar el código.
Caso 1
Nota: En caso de que la promoción se realice en un
determinado número de establecimientos, mientras
que en otros no, se recomienda cambiar el código de la
agrupación para poder distinguir qué variante (con o
sin cupón) estamos enviando a cada cliente.
Válid
o ha
sta e
l 20/
Nuevo
12/0
7
Explicación caso 2: Al tener fecha de vencimiento el
cupón, se cambia el código para tener diferenciados
el stock con cupón de los que no, con el fin de
retirarlos del mercado en la fecha de vencimiento.
GTIN
1,25 €
Explicación: Al modificar el código de la unidad de consumo contenida se tiene que cambiar
el código de la agrupación.
¿Cuándo cambiar el código EAN?
¿Cuándo cambiar el código EAN?
4. Promociones
4.3. Artículos de regalo
a) Regalo de un 2 x 1 con la compra de otro
c) Reducciones de precio destacados en el envase
Unidad de consumo
Unidad de consumo
Cuando en las promociones se comunica la reducción de precio explícitamente en el envase, se
cambiará el GTIN.
20
En el caso de que el artículo que se regala no está retractilado al original y puede ser el
mismo producto o uno diferente, cada uno de ellos mantendrá su mismo GTIN.
Nuevo
Mismo
GTIN
GTIN
21
Explicación: Si no se cambia el código del artículo en promoción cuando se escanee en el punto
de venta, el consumidor pagará el importe correspondiente al artículo sin dicha promoción.
Agrupación
Agrupación
Lavavajillas con promoción
Lavavajillas sin promoción
Nuevo
Mismo
GTIN
GTIN
+ econó 1 €
mico
CE
R
LÍQ A
UID
A
CE
R
LÍQ A
UID
A
Lleve 2
pague 1
Explicación: Al modificar el código de la unidad de consumo contenida, ha de cambiarse también
el código de la agrupación.
¿Cuándo cambiar el código EAN?
¿Cuándo cambiar el código EAN?
4. Promociones
b) Regalo de un artículo retractilado al que se compra
c) Regalo de un artículo de pequeñas dimensiones dentro del que se compra
Unidad de consumo
Unidad de consumo
El artículo de regalo va retractilado al original y puede ser el mismo producto u otro diferente.
En función de las modificaciones sufridas en las dimensiones del artículo se modificará el
código o no.
Modificaciones
mayores a un 20%
Modificaciones
menores a un 20%
22
Se mantendrá el mismo código siempre y cuando no se modifiquen las dimensiones del envase en
más de un 20%.
Mismo
Nuevo
GTIN
GTIN
23
Mismo
GTIN
Nota: En el caso de que se quiera controlar la repercusión del cambio en las ventas de
una manera eficiente, se recomienda cambiar el código.
Agrupación
Modificaciones menores a un 20%
Modificaciones
mayores a un 20%
Agrupación
Mismo
Nuevo
GTIN
GTIN
Mismo
GTIN
CER
La cifra del 20% en la modificación de alguna de sus dimensiones es orientativa. Por
lo tanto, se recomienda cambiar el código en caso de que dicha modificación, aún
siendo inferior a un 20%, suponga algún cambio logístico como un cambio de ubicación
en el almacén o en el lineal o la cantidad de unidades contenidas por caja.
Nota: En caso de que la promoción se realice sólo en un determinado
número de establecimientos, se recomienda cambiar el código de la
agrupación para poder distinguir cuál es el producto en promoción y
cuál el que no y cuál estamos enviando a cada cliente.
Al modificar el código de la unidad de
consumo contenida, ha de cambiarse
también el código de la agrupación.
EALE
CER
S
EALE
S
AL
O
G1 r
RE p“careagelal
ole”
Nota: En caso de que la promoción se realice sólo en un determinado número de
establecimientos, se recomienda cambiar el código de la agrupación para poder distinguir
qué variante (producto en promoción o no) estamos enviando a cada cliente.
¿Cuándo cambiar el código EAN?
¿Cuándo cambiar el código EAN?
5. Fabricante
5.1 Localización del fabricante
5.2 Diferentes fabricantes del mismo producto
Unidad de consumo
Unidad de consumo
En el caso de que un mismo artículo se produzca en diferentes lugares, se mantendrá el
mismo GTIN.
En el caso de un mismo artículo comercial, en el que parte del stock es fabricado por un
proveedor y parte por otro, se recomienda mantener el mismo GTIN ya que para el
consumidor es el mismo artículo.
Proveedor A
24
Proveedor B
Mismo
Mismo
GTIN
GTIN
Agrupación
25
Agrupación
Mismo
GTIN
AGU
P ro A
d
en Gucida
e ro
na
AGU
P ro A
d
en J ucida
aen
CHA
QUE
Mismo
TA
GTIN
CHA
QUE
TA
Explicación: Para el consumidor es el mismo artículo, por lo tanto, se recomienda mantener
el código.
¿Cuándo cambiar el código EAN?
¿Cuándo cambiar el código EAN?
Anexo
Anexo
1. Cambio de código EAN en frutas y hortalizas
A la hora de codificar frutas y hortalizas hay que tener en cuenta una serie de atributos para
asignar el código. Estos productos llevarán el mismo código EAN siempre que pertenezcan a la
misma especie, variedad, calibre, categoría y formato.
Por lo tanto, el código EAN debe cambiar SIEMPRE que cambie alguno de los siguientes
atributos.
2. Cambio de código EAN en pescados y mariscos
A la hora de codificar pescados y mariscos hay que tener en cuenta una serie de atributos para
asignar el código. Estos productos llevarán el mismo código EAN siempre que pertenezcan a
la misma especie, zona, arte de pesca y presentación, y con el mismo calibre y método de
producción.
Por lo tanto, el código EAN debe cambiar SIEMPRE que cambie alguno de los siguientes
atributos.
a) Especie
a) Especie
Nuevo
Nuevo
GTIN
GTIN
b) Método de producción
26
b) Variedad
Nuevo
27
GTIN
Nuevo
GTIN
c) Zona de captura
Nuevo
c) Calibre
GTIN
Nuevo
GTIN
d) Calibre
Nuevo
GTIN
d) Categoría
e) Arte de pesca
Nuevo
GTIN
Nuevo
GTIN
e) Formato
f) Modo de presentación
Nuevo
GTIN
Nuevo
GTIN
¿Cuándo cambiar el código EAN?
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