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Normas para la Administración de Fondos de la Caja Chica de la

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Normas para la Administración de Fondos de la Caja Chica de la
CONSEJO UNIVERSITARIO CUO-008-2007
RESOLUCIÓN CUO-008-096-IV-2007
El Consejo Universitario de la Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe, actuando
en Sesión Ordinaria Nº CUO-008-2007, de fecha 25 de Abril del 2007, en uso de sus atribuciones
establecidas en los artículos 24 y 26, numerales 20 y 21 de la Ley de Universidades, resuelve
aprobar el siguiente Manual para la Administración de Fondos de la Caja Chica de la Universidad
Nacional Experimental Marítima del Caribe.
MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE FONDOS DE LA CAJA CHICA DE LA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE
PRIMERO.- El fondo de Caja Chica únicamente se utilizará para cubrir gastos de funcionamiento
no recurrentes ni periódicos, cuyos montos no excedan el valor equivalente a veinte unidades
tributarias (20 U.T.), y deberán estar debidamente soportados conforme lo dispuesto en la
presente normativa.
SEGUNDO.- En ningún caso podrá utilizarse el fondo de la Caja Chica para cubrir gastos que se
correspondan a los siguientes conceptos:
1) Sueldos, sobre tiempo y suplencias del personal
2) Compra de bienes capitalizables
3) Cancelación de deudas por concepto de compras a crédito
4) Cambiar cheques
5) Hacer préstamos
6) Aceptar vales a cuenta de sueldos o salarios
7) Compra de regalos al personal
8) Pago de servicios básicos, tales como energía eléctrica, teléfono, agua
9) Pago de alquileres o arrendamientos
10) Avisos en periódicos, revistas o cualquier otro medio publicitario
11) Pago de ramos de flores
12) Dádivas y donaciones
13) Materiales y suministros de existencia en el almacén general.
14) Las compras que no califiquen en el Plan Anual de Compras.
TERCERO.- Los fondos de Caja Chica NO podrán ser destinados a gastos de las partidas 401
(Gastos de personal) ni de la partida 404 (Activos Reales); ni a los gastos que la respectiva Ley de
Presupuesto autorice atender en varios ejercicios presupuestarios; ni tampoco los que deban
pagarse con cargo a la partida destinada a atender compromisos de años anteriores.
CUARTO.- La Creación o supresión de las cajas chicas, así como el incremento o disminución del
límite de sus fondos, serán autorizados por el Vicerrector Administrativo, previa solicitud por
escrito de la unidad requirente y certificado por la Coordinación de Presupuesto de acuerdo a la
disponibilidad presupuestaria para crear dichos fondos.
QUINTO.- Por cada Fondo de Caja Chica debe existir un responsable de su manejo y control.
Este responsable deberá estar autorizado por el Vicerrector Administrativo y tendrá que prestar
caución ante la Unidad de Auditoría Interna por un monto equivalente a ciento cincuenta unidades
tributarias (150 UT). Esta deberá ser otorgada por una institución bancaria o por una compañía de
seguros domiciliada en el país y de reconocida solvencia.
SEXTO.- El funcionario responsable de la Caja Chica respectiva, velará por los valores
consignados y los documentos comprobatorios del gasto recibido. Tendrá la obligación de rendir
cuenta por la utilización de dicho fondo, y será responsable de cualquier diferencia encontrada en
los cuadres y arqueos realizados.
SÉPTIMO.- El monto máximo de cada fondo de Caja Chica será de doscientas Unidades
tributarias (200 U.T.), y no tendrá imputación presupuestaria previa. La Coordinación de
Presupuesto asignará el monto en cada oportunidad en función de las disponibilidades
presupuestarias de las partidas 402 Materiales y Suministros; y 403 Servicios No Personales,
excepto los servicios de gestión administrativa del respectivo Proyecto Presupuestario o Acción
Centralizada.
OCTAVO.- Cada comprobante de Caja Chica deberá ser firmado por el funcionario con
competencia que autoriza, el funcionario autorizado y el funcionario responsable de la Caja Chica.
El Vicerrector Administrativo designará al funcionario competente para autorizar.
NOVENO.- Sólo se registrarán como compromisos legalmente adquiridos por los fondos de caja
chica, los actos que reúnan los siguientes requisitos:
a) Que sean efectuados por un funcionario perteneciente a la Universidad Nacional
Experimental Marítima del Caribe que esté debidamente facultado o autorizado.
b) Que la naturaleza y el monto del gasto esté previsto en una partida presupuestaria con
crédito disponible en el presupuesto vigente.
c) Que esté determinado con detalle el monto del gasto, la cantidad y la especie de los
bienes y servicios, según corresponda, así como la persona natural o jurídica de quien se
les adquiere.
d) Que los comprobantes de pago contengan en su texto los requisitos exigidos en la
presente normativa.
DÉCIMO.- Cada uno de los gastos efectuados con el Fondo de Caja Chica estarán soportados por
los originales de los comprobantes de pago respectivos, los cuales deberán contener:
1.- La denominación de “Factura”.
2.- Número de la factura.
3.- Nombre, domicilio y RIF de la empresa que emite la factura.
4.- Nombre, domicilio y RIF de la Universidad Marítima del Caribe.
5.- Fecha de emisión de la factura.
6.- Descripción, cantidad y precio del bien o servicio.
7.- Especificación del impuesto aplicable.
8.- Indicación del valor total de la venta.
9.- Factura inutilizada con el sello o la palabra PAGADO.
10.- Indicación de la imputación presupuestaria.
11. Denominación y RIF de la imprenta autorizada.
12.- Nomenclatura y fecha de la Providencia Administrativa que autoriza a la imprenta.
13.- Fecha de fabricación de las facturas por la imprenta autorizada.
14.- Los demás requerimientos establecidos en las Normas Generales de Emisión y
Elaboración de Facturas y Otros Documentos emitidas por el SENIAT.
DÉCIMO PRIMERO.- Aquellas facturas y/o comprobantes de pagos que presenten borrones,
tachaduras o enmendaduras, no se deberán incluir como soportes de gasto al momento de
solicitar la reposición del Fondo de Caja Chica.
DÉCIMO SEGUNDO.- Las reposiciones de los fondos de Caja Chica deberán ser solicitadas por
el respectivo responsable a la Coordinación de Finanzas, cuando de éstos se haya utilizado, al
menos, el setenta y cinco por ciento de su monto (75%).
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