...

directrices que deben observar los funcionarios obligados a

by user

on
Category: Documents
0

views

Report

Comments

Transcript

directrices que deben observar los funcionarios obligados a
Tribunal Supremo de Elecciones
Normativa
www.tse.go.cr
_____________________________________
DIRECTRICES QUE DEBEN OBSERVAR LOS
FUNCIONARIOS OBLIGADOS A PRESENTAR EL
INFORME FINAL DE SU GESTIÓN SEGÚN LO
DISPUESTO EN EL INCISO E) DEL ARTÍCULO 12 DE LA
LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO.
D-1-2005-CO-DFOE
Publicada en La Gaceta n.º 131 del 7 de julio de 2005
___________________________________
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
R-CO-61.— Despacho de la Contralora General de la República en
ejercicio.—San José, a las doce horas del veinticuatro junio del dos
mil cinco.
Considerando:
I.—Que conforme al artículo 11 de la Constitución Política, los
funcionarios públicos están sometidos a un procedimiento de
evaluación de resultados y rendición de cuentas en el cumplimiento
de sus deberes con responsabilidad personal por ello.
II.—Que los artículos 183 y 184 de la Constitución Política
disponen que la Contraloría General de la República es una institución
auxiliar de la Asamblea Legislativa en la vigilancia de la Hacienda
Pública y que el artículo 12 de su Ley Orgánica, Nº 7428 del 7 de
setiembre de 1994, la designa como órgano rector del Sistema de
Control y Fiscalización Superiores de la Hacienda Pública.
III.—Que los artículos 12 y 24 de su Ley Orgánica facultan a la
Contraloría General para emitir disposiciones, normas, políticas y
directrices que coadyuven con la Administración Pública en el logro de
la finalidad de ese Sistema, consistente -de conformidad con el
artículo 11 que lo establece- en garantizar la legalidad, eficacia y
Tribunal Supremo de Elecciones
Normativa
www.tse.go.cr
_____________________________________
eficiencia de los controles internos y del manejo de los fondos y
recursos públicos.
IV.—Que el artículo 3 de la Ley General de Control Interno, Nº
8292 del 31 de julio de 2002, señala que la Contraloría General de la
República dictará la normativa técnica de control interno necesaria
para el funcionamiento efectivo del sistema de control interno de los
entes y de los órganos sujetos a esa Ley, normativa que será de
acatamiento obligatorio y su incumplimiento será causal de
responsabilidad administrativa.
V.—Que por su parte, el inciso e) del artículo 12 de la Ley General
de Control Interno, establece que los jerarcas y los titulares
subordinados deben presentar un informe de fin de gestión y realizar
la entrega formal del ente u órgano respectivo a su sucesor, de
acuerdo con las directrices emitidas por la Contraloría General de la
República y por los entes y órganos competentes de la administración
activa.
VI.—Que el ejercicio de la función pública se enmarca dentro de
esquemas de evaluación de gestión y de controles externos e internos
que promueven la consecución de los objetivos y metas
institucionales, de manera que los jerarcas y titulares subordinados
sean responsables de ese accionar público y estén obligados a
informar sobre el desempeño de las instituciones a su cargo.
VIII.—Que con fundamento en lo antes expuesto, resulta
necesario que la Contraloría General de la República emita un marco
de referencia básico que oriente a los jerarcas y los titulares
subordinados en la elaboración del informe que deben presentar al
final de su gestión y en la entrega formal del ente u órgano
respectivo. Por tanto:
RESUELVE:
Emitir las siguientes:
DIRECTRICES QUE DEBEN OBSERVAR LOS FUNCIONARIOS
OBLIGADOS A PRESENTAR EL INFORME FINAL
DE SU GESTIÓN, SEGÚN LO DISPUESTO
EN EL INCISO E) DEL ARTÍCULO 12
DE LA LEY GENERAL DE
CONTROL INTERNO
Tribunal Supremo de Elecciones
Normativa
www.tse.go.cr
_____________________________________
D-1-2005-CO-DFOE
1.Propósito. El propósito de estas Directrices es definir el marco
básico que regula la obligación de los jerarcas y los titulares
subordinados de la Administración activa de presentar al final de
su gestión un informe donde se rinda cuentas de los resultados
obtenidos en cumplimiento de las funciones bajo su
responsabilidad conforme al artículo 12 de la Ley General de
Control Interno, lo cual se constituiría en uno de los medios para
garantizar la transparencia en las actuaciones de los funcionarios
públicos ante los administrados y para que los respectivos
sucesores cuenten con información relevante en el desempeño
del puesto designado.
2.Definiciones. Para los efectos de estas Directrices se entiende
por:
Destinatarios: Se refiere a los sujetos que recibirán el informe
de fin de gestión de parte de los respectivos jerarcas y titulares
subordinados que dejan su cargo.
Funcionarios de Elección Popular: Son los funcionarios
designados por la ciudadanía, mediante elecciones generales,
para el ejercicio de la función pública.
Informe de fin de gestión: Es un documento mediante el cual
el jerarca o titular subordinado rinde cuentas, al concluir su
gestión, sobre los resultados relevantes alcanzados, el estado de
las principales actividades propias de sus funciones y el manejo
de los recursos a su cargo.
Jerarca: Superior jerárquico del órgano o del ente; ejerce la
máxima autoridad dentro del órgano o ente, unipersonal o
colegiado.
Sucesor: Nuevos jerarcas y titulares subordinados designados
para asumir los puestos de los funcionarios respectivos que dejan
su cargo, indistintamente de la causa de finalización.
Titular subordinado: Funcionario de la administración activa
responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar
decisiones.
3.Ámbito de aplicación. Las presentes directrices serán aplicables
a los jerarcas y titulares subordinados de la Contraloría General
Tribunal Supremo de Elecciones
Normativa
www.tse.go.cr
_____________________________________
de la República y de los entes y de los órganos sujetos a su
fiscalización.
Asimismo se aplicarán en lo que les concierne a las respectivas
unidades de auditoría interna, a la encargada de la gestión de
recursos humanos y a la encargada de la entrega y recepción de
bienes.
4.Aspectos que deben considerarse en la confección del
informe de fin de gestión. Para efectos de la confección del
informe de fin de gestión, los jerarcas y titulares subordinados
deberán considerar, al menos, los siguientes aspectos:
A.
Presentación. En este apartado, entre otros asuntos que
se consideren pertinentes, se efectuará la presentación del
documento al respectivo destinatario, mediante un resumen
ejecutivo del contenido del informe.
B.
Resultados de la gestión. Esta sección del informe
deberá contener, al menos, información relativa a los siguientes
aspectos:
• Referencia sobre la labor sustantiva institucional o de la
unidad a su cargo, según corresponda al jerarca o titular
subordinado.
• Cambios habidos en el entorno durante el periodo de su
gestión,
incluyendo
los
principales
cambios
en el
ordenamiento jurídico que afectan el quehacer institucional o
de la unidad, según corresponda al jerarca o titular
subordinado.
• Estado de la autoevaluación del sistema de control interno
institucional o de la unidad al inicio y al final de su gestión,
según corresponda al jerarca o titular subordinado.
• Acciones
emprendidas
para
establecer,
mantener,
perfeccionar y evaluar el sistema de control interno
institucional o de la unidad, al menos durante el último año,
según corresponda al jerarca o titular subordinado.
• Principales logros alcanzados durante su gestión de
conformidad con la planificación institucional o de la unidad,
según corresponda.
• Estado de los proyectos más relevantes en el ámbito
Tribunal Supremo de Elecciones
Normativa
www.tse.go.cr
_____________________________________
institucional o de la unidad, existentes al inicio de su gestión
y de los que dejó pendientes de concluir.
• Administración de los recursos financieros asignados durante
su gestión a la institución o a la unidad, según corresponda.
• Sugerencias para la buena marcha de la institución o de la
unidad, según corresponda, si el funcionario que rinde el
informe lo estima necesario.
• Observaciones sobre otros asuntos de actualidad que a
criterio del funcionario que rinde el informe la instancia
correspondiente enfrenta o debería aprovechar, si lo estima
necesario.
• Estado actual del cumplimiento de las disposiciones que
durante su gestión le hubiera girado la Contraloría General de
la República.
• Estado actual del cumplimiento de las disposiciones o
recomendaciones que durante su gestión le hubiera girado
algún otro órgano de control externo, según la actividad
propia de cada administración.
• Estado actual de cumplimiento de las recomendaciones que
durante su gestión le hubiera formulado la respectiva
Auditoría Interna.
5.Períodos de gestión menores a un año. Cuando la gestión del
jerarca o del titular subordinado no sobrepase un año, los plazos
mencionados en la directriz anterior se ajustarán al periodo
dentro del cual ejerció su cargo.
6.Resguardo del principio de confidencialidad de la
información. En el informe de fin de gestión se deberá respetar
el deber de confidencialidad sobre aquellos documentos, asuntos,
hechos e información que posean ese carácter por disposición
constitucional o legal.
7.Destinatarios. Los jerarcas y titulares subordinados deben
presentar el respectivo informe de fin de gestión de manera
impresa y en formato digital ante los destinatarios que
seguidamente se indican, según corresponda:
1.En el caso del jerarca, el informe de fin de gestión lo debe
presentar ante quien lo nombró o designó, con una copia para
quien vaya a sucederlo en el cargo. En los casos en que el
Tribunal Supremo de Elecciones
Normativa
www.tse.go.cr
_____________________________________
jerarca sea un órgano colegiado, cada uno de sus integrantes
presentará individualmente ese documento.
2.Cuando el jerarca sea designado por elección popular, el citado
informe únicamente se debe presentar a su sucesor, a través
de la unidad institucional encargada de la gestión de recursos
humanos.
3.En el caso de un titular subordinado, el informe de fin de
gestión lo debe presentar a su superior jerárquico inmediato,
con una copia para su sucesor.
4.En todos los casos anteriores se deberá remitir copia del
informe a la respectiva unidad institucional encargada de la
gestión de recursos humanos.
5.Asimismo, se debe presentar copia al área o unidad
administrativa que administra, de existir, la página WEB de la
institución, para que ésta proceda a colocar el documento en un
sitio especialmente confeccionado de ésta, en aras de facilitar el
acceso, por esa vía, por parte de cualquier ciudadano
interesado.
8.Acciones de la unidad encargada de la gestión de recursos
humanos. A la unidad encargada de la gestión de recursos
humanos le corresponderá realizar las siguientes acciones:
1.Prevenir por escrito a los jerarcas o titulares subordinados antes de que dejen su cargo- sobre la obligación de cumplir con
lo indicado en estas Directrices. Dicha prevención se debe
comunicar, en la medida de lo posible, un mes antes de que
dejen el cargo, con copia para la unidad institucional encargada
de la entrega y recepción de los bienes a esos funcionarios,
para lo de su competencia.
2.Entregar a los sucesores de los jerarcas o titulares
subordinados una copia del informe de gestión de su antecesor
en los casos que corresponda, conforme al inciso segundo de la
directriz 7.
3.Custodiar las copias de los informes de gestión que le sean
remitidos, de acuerdo a lo señalado en el inciso cuatro de la
directriz 7.
4.Mantener disponibles las copias de los informes de fin de
Tribunal Supremo de Elecciones
Normativa
www.tse.go.cr
_____________________________________
gestión que reciba (digitales o impresas) para efectos de
consultas de los ciudadanos interesados así como de cualquier
órgano de control externo o interno, utilizando mecanismos de
carácter oficial que estime pertinentes, como algún centro de
documentación o bibliotecas institucionales, pizarra u otros
medios que faciliten su acceso.
5.Mantener un registro actualizado de los jerarcas y titulares
subordinados que al final de su gestión cumplieron o no con la
presentación del citado informe, el cual debe estar a disposición
para consulta de quien lo requiera.
9.Entrega formal de activos por parte de jerarcas y titulares
subordinados. La Administración activa deberá desarrollar e
implementar los procedimientos necesarios para que mediante un
acto formal se materialice la entrega y recepción de los bienes
institucionales asignados a los jerarcas y titulares subordinados.
Para esos efectos deberá designar la unidad interna encargada de
esa función.
10. Plazo para la presentación del informe de fin de gestión y
la entrega formal de activos. Los jerarcas y titulares
subordinados deben presentar el informe de fin de gestión al
respectivo destinatario a más tardar el último día hábil de
labores, indistintamente de la causa por la que deja el cargo.
En caso de que la salida del funcionario se produzca en forma
repentina deberá presentar el informe diez días hábiles contados
a partir del último día en que estuvo en el cargo.
Como complemento de la presentación del citado informe, los
funcionarios mencionados deberán hacer la entrega formal de
aquellos bienes que se le hubieran otorgado en el ejercicio del
cargo a la unidad interna designada por la Administración activa.
Esta entrega de bienes deberá efectuarse a más tardar el último
día hábil que labore el funcionario, indistintamente de la causa de
finalización.
11. Competencia de las auditorías internas. Las auditorías
internas serán responsables de verificar que los jerarcas y los
titulares subordinados de las administraciones que les
corresponde
fiscalizar
observen
-cuando
procedalas
regulaciones aquí dispuestas. Asimismo, de verificar que las
Tribunal Supremo de Elecciones
Normativa
www.tse.go.cr
_____________________________________
unidades encargadas de la gestión de recursos humanos y de la
entrega y recepción de bienes a esos funcionarios cumplan las
Directrices en lo pertinente.
Lo anterior, sin perjuicio de las competencias de la Contraloría
General de la República.
12. Responsabilidad en la aplicación de la normativa. Los
jerarcas, titulares subordinados y los demás funcionarios de las
unidades internas de cada Administración activa a quienes les
aplique la presente normativa serán responsables de su efectivo
cumplimiento, en lo que les corresponda.
13. Obligatoriedad. Estas Directrices son de acatamiento
obligatorio para la Contraloría General de la República y los entes
y órganos sujetos a su fiscalización y prevalecerá sobre cualquier
disposición que en contrario haya emitido o emita la
Administración en cumplimiento del inciso e) artículo 12 de la Ley
General de Control Interno. Su incumplimiento injustificado dará
lugar, según corresponda, a las responsabilidades contempladas
en el Capítulo V de la Ley General de Control Interno, N° 8292
del 31 de julio de 2002.
14. Vigencia. La presente normativa rige a partir de su publicación
en el diario oficial La Gaceta.
Publíquese.—Marta Eugenia Acosta Zúñiga.—Contralora General
de la República a. í.—1 vez.—C-110560.—(52572).
Fly UP