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nuestras prácticasde adquisiciones
NUESTRAS PRÁCTICAS DE ADQUISICIONES
Copyright © 2011 Boart Longyear. Todos los derechos reservados
Copyright © 2011 Boart Longyear. Todos los derechos reservados.
CONTENIDO
Carta de Bob Barber, vicepresidente de recursos estratégicos 3
Boart Longyear Procurement 4
Operaciones de adquisiciones 5
Gobernanza
Fuente
Compra
Entrega
Procedimientos de control
5
5
6
6
6
Negocios con nuestros proveedores 7
Respuestas a licitaciones
Realización de negocios
7
7
Expectativas del comportamiento de los proveedores 9
Integridad comercial
Propiedad intelectual
Derechos humanos
Seguridad y salud
Medioambiente
Desarrollo sostenible
Mejoras continuas
Requisitos adicionales
9
10
10
11
11
11
11
11
Expectativas del personal de adquisiciones 13
Personal de adquisiciones 13
Empleados de BLY 13
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Obligación de informar sospechas de infracciones 14
Estimado Lector:
Con todos los emocionantes cambios y el crecimiento en Boart Longyear, me complace publicar
"Nuestras prácticas de adquisiciones", importante conjunto de guías para nuestros empleados
y proveedores, el cual establecerá estándares y expectativas mundiales en cuanto a la manera
que actuamos.
Les invito a revisar este documento para comprender:
• El papel de las adquisiciones en Boart Longyear.
• Las expectativas de las adquisiciones y de nuestros clientes.
• Las expectativas entre Boart Longyear y nuestros proveedores.
• Las expectativas de nuestro personal de adquisiciones.
"Nuestras prácticas de adquisiciones" se han creado para garantizar que la manera en que
se realizan las adquisiciones sea transparente y comprendida por todos los participantes
claves. "Nuestras prácticas de adquisiciones" establece diversas expectativas relacionadas
con la forma en que Boart Longyear y nuestros proveedores realizan negocios. Sin embargo,
es igualmente importante mencionar que estas prácticas nos alinean con las expectativas de
nuestros clientes, reflejan las filosofías de operación y los valores fundamentales de Boart
Longyear, y establecen un respaldo inquebrantable de integridad en todas las actividades de
adquisición y responsabilidad social corporativa.
Nuestras prioridades más importantes en Boart Longyear son trabajar en forma segura y actuar
con ética. Mantener los altos estándares de honestidad, integridad y seguridad que nuestros
empleados, accionistas, clientes, proveedores y visitantes esperan de Boart Longyear requiere
del compromiso constante de cada empleado. Hemos contratado MySafeworkplace® como
una forma de brindar una herramienta de comunicación confiable, confidencial y anónima para
informar de manera oportuna preocupaciones o infracciones de las políticas de Boart Longyear.
Para obtener más información o para informar una inquietud, visite www.mysafeworkplace.
com. También consulte el Código de conducta comercial de Boart Longyear para obtener más
detalles sobre nuestros valores y otros métodos para informar sus inquietudes.
Boart Longyear espera que los empleados y proveedores comprendan "Nuestras prácticas de
adquisiciones" y operen según las pautas que contiene este importante documento. Agradezco
sus esfuerzos.
En representación de Boart Longyear,
Bob Barber
Vicepresidente de recursos estratégicos
3
Boart Longyear Procurement es
una organización de cadenas de
suministro que brinda valor mediante
la adquisición estratégica de productos
y servicios, y que garantiza la entrega
a las operaciones de Boart Longyear
mediante la aplicación de procesos
de adquisición uniformes y confiables.
El área de adquisiciones respalda y
promueve los objetivos de salud y
seguridad de Boart Longyear y se
relaciona con los proveedores siguiendo
los principios básicos de respeto e
integridad.
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BOART LONGYEAR™
PROCUREMENT
Boart Longyear Procurement es el
operador principal de la cadena de
suministros que llegan para todas las
operaciones de Boart Longyear. Somos
responsables de garantizar que se
entreguen los productos y servicios
correctos, en el lugar y tiempo correctos,
y a precios de mercado justos. Con el
apoyo del Comité Ejecutivo de Boart
Longyear, las responsabilidades y los
objetivos del área de adquisiciones son:
• G
arantizar que todos los compromisos
de productos y servicios sean llevados
a cabo solo por personal adecuado
y a través de sistemas y procesos
autorizados y administrados.
• Incorporar las necesidades
operacionales, las especificaciones
y los criterios de evaluación
proporcionados por cada solicitante.
• Establecer estrategias de adquisición
para proyectos de capital, sacando
provecho de las sinergias grupales.
• Mantener un canal central de
comunicación para los proveedores
que deseen proporcionar productos o
servicios a Boart Longyear.
4
Operaciones de adquisiciones
Para aumentar la eficiencia y
eficacia del proceso de la cadena
de suministros que llegan, el área
de adquisiciones coordinará las
siguientes iniciativas:
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Gobernanza
Garantizaremos que:
• Todos los compromisos de
productos y servicios se realicen
solo a través de sistemas y
procesos autorizados, y de acuerdo
con los niveles de autoridad
establecidos.
• Nuestra asignación de fondos
sea autorizada y registrada de
manera acorde con las prácticas
comerciales y autoridades
financieras adecuadas.
• No se contraten proveedores antes
de autorizar el formulario apropiado
de acuerdo comercial.
5
Recursos
Nosotros:
• D
esarrollaremos estrategias de
recursos adecuadas para los
productos y servicios requeridos.
• C
oordinaremos con los usuarios
finales los posibles proveedores
y negociaremos los contratos de
suministro cuando no exista un
convenio.
• C
omprenderemos las necesidades
y los resultados deseados de los
usuarios finales.
• R
ealizaremos el proceso de
adquisición de productos y servicios
usando las especificaciones y los
criterios de evaluación del usuario
final, incluidos los proveedores
locales y los factores de salud,
seguridad y medioambiente.
• D
esarrollaremos estrategias
de adquisición para todos los
proyectos de capital y operación.
• U
saremos solicitudes de cotización
(RFQ, por sus siglas en inglés),
solicitudes de propuestas (RFP, por
sus siglas en inglés), solicitudes de
información (RFI, por sus siglas en
inglés), o herramientas de recursos
electrónicos, según corresponda.
Compra
Nosotros:
• Garantizaremos que se mantengan
los niveles adecuados de inventario
de nuestros productos más
solicitados.
• Generaremos órdenes de compra y
rastrearemos la entrega del producto
si este se encuentra en el inventario.
• Buscaremos el producto y
rastrearemos su entrega si este no se
encuentra en el inventario.
• Gestionaremos compras de bajo
costo a través de procesos y
procedimientos que incluyen tarjetas
de compra.
• Mantendremos todos los datos
requeridos para apoyar las
actividades del área de adquisiciones,
como la información del proveedor,
los precios y el catálogo.
Entrega
Nosotros:
• C
oordinaremos con los usuarios
finales el desarrollo de estrategias
de administración de inventarios.
• G
arantizaremos la entrega oportuna
y exacta de todos los productos y
servicios, y la rentabilidad de los
requisitos de transporte.
• C
onfirmaremos que se implementen
los controles de inventario
adecuados.
Procedimientos de control
Nosotros:
• M
ediremos e informaremos el
desempeño de las actividades de
Recurso, Compra y Entrega.
• C
oordinaremos con el auditor
interno el desarrollo y la
implementación de los procesos de
control adecuados.
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• P
roporcionaremos términos
estándares de contrato a los posibles
proveedores.
• Administraremos la interfaz comercial,
incluida la gestión del contrato, su
implementación y administración.
6
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7
NEGOCIOS CON NUESTROS
PROVEEDORES
La clave para el éxito de Boart Longyear
son los proveedores innovadores,
seguros y eficientes. Boart Longyear
espera participar en un mercado justo y
competitivo y brindar un proceso justo
de evaluación y selección que se aplique
consecuentemente a todos los posibles
proveedores.
Respuestas a licitaciones
• La seguridad y calidad de los
productos y servicios entregados son
fundamentales para Boart Longyear,
por lo tanto, la selección previa de
los proveedores podría realizarse
antes de aceptarlos en un proceso de
adquisición.
• Por lo general llamamos a ofertar
a proveedores con el potencial
para atender nuestras necesidades
comerciales.
• Es posible que se les pida a los
posibles proveedores participar
utilizando algunos de los siguientes
procesos o una combinación de estos:
- licitación en línea, que incluye
subastas inversas u ofertas en
sobres sellados; o
- negociación directa
• Durante el proceso de adquisición,
nos comprometemos a proteger la
confidencialidad de la información del
proveedor y garantizar que se aplique
un proceso justo y consecuente a
todos los posibles proveedores.
• El área de adquisiciones, con una
adecuada coordinación con los
usuarios finales, considerará muchos
factores mientras se analizan las
ofertas y decidirá cuál oferta, si la hay,
se aceptará.
• Reconocemos a los proveedores que
priorizan la creación del valor y se
comprometan con los procesos de
mejoras.
Realización de negocios
• L
uego de que a un posible proveedor
se le adjudica el negocio y celebra
un contrato con Boart Longyear, las
órdenes para productos y servicios
se iniciarán a través de la emisión de
órdenes de compra u otros métodos
de adquisición aprobados, tales como
las tarjetas de compra.
• N
o se debe entregar productos o
servicios a Boart Longyear sin primero
recibir una orden de compra válida u
otro método de adquisición aprobado.
• B
oart Longyear se reserva el derecho
de negarse a pagar a los proveedores
a menos que se reciban facturas
válidas y completas que incluyan
una referencia a la orden de compra
correspondiente o al método de
adquisición aprobado.
• S
e espera que los proveedores
garanticen que todos los productos
y servicios cumplan con las
especificaciones requeridas y se
entreguen a tiempo y con los precios
correctos.
• S
e espera que los proveedores
puedan realizar negocios
electrónicamente, como la
automatización del proceso de
compras y pagos y la transmisión de
órdenes de compra y facturas.
• S
e espera que no realicen anuncios
públicos o divulguen información
concerniente al contrato para
proporcionar productos o servicios a
Boart Longyear.
• L
os proveedores no están autorizados
a usar públicamente el logotipo, las
marcas registradas ni el nombre de
Boart Longyear sin un consentimiento
previo y sujeto a limitaciones y
términos adecuados.
8
Copyright © 2011 Boart Longyear. Todos los derechos reservados.
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EXPECTATIVAS DEL
COMPORTAMIENTO DE LOS
PROVEEDORES
Boart Longyear adopta un
enfoque disciplinado de los
aspectos económicos, sociales y
medioambientales de sus actividades,
y busca realizar sus negocios con
integridad, honestidad e imparcialidad
en todo momento. Buscamos construir
una base de cumplimiento de las leyes
y normas locales y los estándares
internacionales. Apoyamos la
competencia libre y justa, prohibimos
los sobornos, pagos o regalos indebidos
en todas sus formas y buscamos evitar
conflictos de interés.
Boart Longyear valora a los proveedores
que demuestran operar conforme
a nuestros estándares y políticas.
Esperamos que nuestros socios
comerciales mantengan altos estándares
y que estén dispuestos a eliminar del
negocio las relaciones con proveedores
que no cumplan con los estándares
mínimos y que no puedan brindar
un plan para rectificar rápidamente
las deficiencias. Requerimos que los
proveedores mantengan, al menos, las
siguientes políticas:
Integridad comercial
Se requiere que los proveedores y
sus propietarios, directores, jefes,
empleados y agentes:
• Cumplan con los estándares más altos
de conducta ética cuando lidien con
los trabajadores, los proveedores, los
clientes y las autoridades.
• Cumplan con todas las leyes, los
reglamentos y las normas aplicables
en cada jurisdicción en la que realizan
negocios.
• Apoyen la competencia leal.
9
Propiedad intelectual
Se requiere que los proveedores:
• Respeten y protejan los derechos
de propiedad intelectual de Boart
Longyear. Cualquier propiedad
intelectual proporcionada a un
proveedor durante el transcurso de un
negocio solo se puede usar para su
propósito deseado.
• Guarden y mantengan de manera
segura y confidencial cualquier
propiedad intelectual de Boart
Longyear, y no la pongan a
disposición de terceros, como
subcontratistas, sin el consentimiento
por escrito explícito de Boart
Longyear.
Copyright © 2011 Boart Longyear. Todos los derechos reservados.
• P
rohíban hacer o recibir sobornos, con
un proceso que asegure el cumplimiento
de las leyes, lo que incluye:
- Otorgar regalos personales y
gratificaciones al personal de Boart
Longyear que se puedan interpretar
como un intento de lograr un trato
preferencial.
- establecer y mantener políticas que
garanticen el cumplimiento de leyes
contra sobornos.
- pagar, ofrecer, prometer pagar o
autorizar el pago directo o indirecto
de dinero o de cualquier valor a
cualquier funcionario de gobierno,
representante o empleado,
o a cualquier partido político,
funcionario de una oficina pública,
o candidato a una puesto público
con el fin de obtener o mantener un
negocio.
• Prohíban compartir o intercambiar
información sobre precios, costos u
otra información de la competencia, y
prohíban cualquier conducta colusoria
o anticompetitiva con:
- cualquier proveedor tercero con
respecto a cualquier contrato
propuesto, pendiente o vigente; o
cualquier competencia de Boart
Longyear
• Garanticen el cumplimiento de
las leyes aplicables relativas a
importaciones, exportaciones,
requerimientos aduaneros,
reglamentos, normas y controles
del suministro de productos a Boart
Longyear.
• Garanticen que cualquier documento
o factura proporcionada a Boart
Longyear o a cualquier autoridad
correspondiente sea exacto y
fidedigno.
• Declaren cualquier posible conflicto
de interés previo al suministro de
productos o servicios, o si es un
proveedor actual, tan pronto surja el
conflicto.
Derechos humanos
Se requiere que los proveedores:
• Mantengan políticas que respeten
los derechos humanos básicos sin
distinción de ninguna forma, incluidos
los derechos a la vida, la libertad
y la seguridad de las personas;
libertad de esclavitud y crueldad; y
protección igualitaria según las leyes
correspondientes.
• Mantengan políticas que prohíban los
trabajos forzados, de servidumbre o
realizadas por niños.
• Se comprometan con las políticas
de no discriminación por motivos de
edad, etnia u origen social, género,
orientación sexual, política y religión.
10
Copyright © 2011 Boart Longyear. Todos los derechos reservados.
Seguridad y salud
Se requiere que los proveedores:
• Cumplan con todos los estándares de
seguridad específicos del lugar.
• Demuestren un fuerte compromiso
con el manejo responsable de la salud
y seguridad, y el fin de las lesiones y
enfermedades laborales.
Medioambiente
Los proveedores deben demostrar un
fuerte compromiso con:
• Un manejo responsable del
medioambiente
• La eliminación de incidentes
ambientales
• La reducción de desechos y la
utilización responsable de los
recursos
• El cumplimiento y la remediación de
daños ocasionados por operaciones o
incidentes.
Desarrollo sostenible
Los proveedores deben demostrar:
• Un fuerte compromiso con el
desarrollo sostenible.
• Un fuerte compromiso con las
relaciones responsables y productivas
con la comunidad, como mantener
relaciones comerciales que tendrán
un efecto positivo y duradero en las
comunidades locales y los vecinos.
Mejoras continuas
El proveedor debe comprometerse a
realizar mejoras continuas a través de:
• Evaluaciones del desempeño de los
proveedores.
• Indicadores clave del desempeño.
• Sugerencias para innovar los
productos y servicios proporcionados.
• Sugerencias para mejorar los
procesos en los que se realizan
negocios.
11
Requisitos adicionales
Se requiere que los proveedores:
• E
stén alineados con los objetivos
comerciales de Boart Longyear, como
la reducción de costos, el aumento del
valor, la reducción de desechos y el
aumento de la eficiencia operacional y
energética.
• S
e comprometan a realizar mejoras
continuas a través de revisiones del
desempeño de los proveedores y de
los indicadores clave de desempeño.
• Tengan seguridad financiera.
• S
ean los fabricantes directos de los
productos o un agente o distribuidor
autorizado.
• Tengan un personal capaz y
competente.
• M
antengan sistemas que garanticen
la calidad.
• R
espeten los derechos de propiedad
intelectual de terceros. Boart
Longyear se reserva el derecho de
negar al personal del proveedor
el acceso a los sistemas, los
establecimientos o las ubicaciones de
Boart Longyear.
12
Copyright © 2011 Boart Longyear. Todos los derechos reservados.
Copyright © 2011 Boart Longyear. Todos los derechos reservados.
EXPECTATIVAS DEL PERSONAL DE
ADQUISICIONES
A todos los empleados y contratistas
de Boart Longyear que trabajan en
las funciones de Recurso, Compra
y Entrega se les solicita actuar en
conformidad con las políticas y los
procedimientos de Boart Longyear.
Además de los valores de Boart
Longyear relacionados con la seguridad
ante todo, ética y civismo, resultados
excepcionales, dedicación al éxito,
confianza y respeto mutuos, y el código
de conducta comercial, el personal de
adquisiciones está comprometido con lo
siguiente:
Seguridad del personal
Se solicita a los empleados:
• Controlar activamente su propia
seguridad y la seguridad de su
entorno y de los que lo rodean.
• Mantenerse al tanto de todos los
procedimientos y requisitos de
seguridad en su entorno operacional,
incluido el uso de equipos adecuados
de protección del personal.
• Informar las observaciones de
peligros y riesgos a las autoridades
correspondientes.
• Garantizar que los posibles
proveedores comprendan las
expectativas de Boart Longyear en
cuanto al manejo de la seguridad.
Políticas y normas de Boart Longyear
Se solicita a los empleados:
• Cumplir con todas las políticas de
Boart Longyear.
• Garantizar que todas las
transacciones se realicen en
conformidad con los procedimientos
de control internos y el código de
conducta comercial.
• Mantener altos niveles de integridad
en todas las relaciones comerciales.
13
OBLIGACIÓN DE INFORMAR LAS
SOSPECHAS DE INFRACCIONES
Se solicita a los empleados y
proveedores informar las situaciones
que podrían entrar en conflicto con esta
política, nuestro código de conducta
comercial o las políticas de Boart
Longyear. Dichos informes se pueden
presentar en forma anónima a través
del sitio web de la línea directa de
cumplimiento,
www.mysafeworkplace.com, o mediante
los otros métodos indicados en
nuestro Código de conducta comercial,
disponible en www.boartlongyear.com.
Copyright © 2011 Boart Longyear. Todos los derechos reservados.
• E
vitar pedir o aceptar sobornos,
regalos, entretenimiento o cualquier
otra contribución ilegal u otros pagos
no apropiados.
• Cumplir con la política contra
sobornos de Boart Longyear.
• Acatar todas las leyes estatales,
locales e internacionales aplicables.
• Comprender y seguir las las
leyes comerciales aduaneras
internacionales australianas,
estadounidenses e internacionales,
incluidas aquellas relacionadas con
licencias, envíos, documentación de
importación y requisitos de informes.
• Actuar en conformidad con todas las
políticas y leyes relacionadas con la
privacidad y la protección de datos.
• Dar un trato de estricta confidencialidad
a toda la información de los proveedores,
incluidos los precios, los planos y los
conocimientos.
• Mantener de manera confidencial la
información comercial delicada, como
las listas de precios, los elementos
de los precios, los descuentos, los
reembolsos, las negociaciones
de contratos, la capacidad, la
producción, los costos, las estrategias
comerciales, la participación de
mercado, los clientes o la intención de
ofertar con alguna competencia.
• Evitar participar en cualquier práctica
comercial restrictiva o actividades de
competencia desleal, como entrar en
cualquier forma de boicot.
• Informar al vicepresidente de
adquisiciones y recursos humanos
todas las relaciones familiares y
personales con los actuales o posibles
proveedores con los cuales exista un
proceso de selección, administración
o evaluación.
Las políticas y los procedimientos que se indican son una guía y no tienen el propósito de crear ninguna obligación o derecho contractual.
Nos reservamos el derecho de interpretar nuestras políticas y modificar nuestros procedimientos cuando lo determinemos apropiado,
y podemos, a nuestra propia discreción, cambiar, hacer excepciones o desistir de cualquier disposición de este documento en cualquier
momento, sin aviso previo.
14
Copyright © 2011 Boart Longyear. Todos los derechos reservados.
BOART LONGYEAR
Boart Longyear es una compañía de exploración minera mundial con 120 años de trayectoria, la cual
presta servicios de exploración mineral y productos de perforación a la industria minera de todo el
mundo. Cuenta con una importante presencia de perforación para la exploración en aguas, la toma de
muestras ambientales, la energía y las arenas petrolíferas.
La compañía, que registró ventas por US$1.476 millones el 2010, tiene su oficina central en Salt Lake
City, Utah, y más de 9.000 empleados en todo el mundo. La empresa realiza servicios de perforación por
contrato en 40 países y suministra productos mineros a clientes en más de 100 países. Sus oficinas y
operaciones regionales se encuentran en Asia Pacífico, Europa, Medio Oriente, África, América Latina y
América del Norte.
Nuestra gente, nuestros productos y servicios se distinguen al establecer el estándar para nuestros
clientes en cuanto a seguridad, productividad, confiabilidad, innovación y valor.
En cualquier lugar donde opera Boart Longyear, la salud y seguridad de nuestros empleados son nuestra
prioridad. Trabajamos estrechamente con los países en los que realizamos operaciones, respetando sus
leyes y costumbres. Contratamos a personas de la zona en todos los niveles, minimizamos los efectos
negativos para el medio ambiente y destinamos nuestros esfuerzos para mejorar nuestro desempeño.
www.BoartLongyear.com • ASX: BLY
Marzo de 2011
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